奉賢區(qū)采購(gòu)書架管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范奉賢區(qū)采購(gòu)書架的管理工作，確保書架采購(gòu)符合實(shí)際需求，提高采購(gòu)資金使用效益，保障書架質(zhì)量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于奉賢區(qū)內(nèi)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織涉及書架采購(gòu)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。2.需求導(dǎo)向原則：以實(shí)際使用需求為出發(fā)點(diǎn)，科學(xué)合理確定書架的規(guī)格、數(shù)量等參數(shù)。3.效益優(yōu)先原則：在保證書架質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。4.公平公正公開原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保各參與方機(jī)會(huì)均等，防止不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)。二、采購(gòu)需求管理（一）需求調(diào)研1.使用部門應(yīng)在采購(gòu)書架前進(jìn)行充分的需求調(diào)研，結(jié)合本部門實(shí)際業(yè)務(wù)情況，詳細(xì)統(tǒng)計(jì)所需書架的類型（如木質(zhì)書架、金屬書架、密集書架等）、規(guī)格（尺寸、層數(shù)、格數(shù)等）、數(shù)量以及特殊功能要求（如防火、防潮、防蟲等）。2.需求調(diào)研可采用問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地訪談、會(huì)議討論等多種方式，廣泛征求相關(guān)人員的意見(jiàn)和建議，確保需求準(zhǔn)確、全面。（二）需求論證1.各部門完成需求調(diào)研后，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員對(duì)需求進(jìn)行論證。論證人員可包括本部門業(yè)務(wù)骨干、技術(shù)專家、財(cái)務(wù)人員等。2.需求論證主要圍繞需求的合理性、必要性、可行性等方面展開。對(duì)于復(fù)雜或特殊需求，應(yīng)提供詳細(xì)的技術(shù)方案和成本預(yù)算分析。3.經(jīng)論證后的需求應(yīng)形成書面報(bào)告，作為采購(gòu)書架的重要依據(jù)。需求報(bào)告應(yīng)明確需求的各項(xiàng)內(nèi)容，并由相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（三）需求變更管理1.在采購(gòu)書架過(guò)程中，如遇特殊情況需要變更需求，使用部門應(yīng)及時(shí)提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容以及對(duì)采購(gòu)進(jìn)度和成本的影響。2.變更申請(qǐng)需經(jīng)原需求論證人員重新論證，并報(bào)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，將變更信息及時(shí)通知采購(gòu)部門。3.采購(gòu)部門根據(jù)變更后的需求調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和預(yù)算，并按照新的要求進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)依據(jù)經(jīng)論證后的需求報(bào)告，結(jié)合市場(chǎng)價(jià)格行情，編制書架采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算編制應(yīng)詳細(xì)列出書架的各項(xiàng)費(fèi)用，包括書架本身的購(gòu)置費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)、安裝費(fèi)、稅費(fèi)等。2.對(duì)于大型或復(fù)雜的書架采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門可邀請(qǐng)專業(yè)的造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行預(yù)算審核，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。3.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)單位的財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行統(tǒng)籌平衡。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的預(yù)算執(zhí)行，不得擅自突破預(yù)算。如因特殊原因需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.采購(gòu)部門在采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)密切關(guān)注預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)掌握采購(gòu)費(fèi)用的支出進(jìn)度。對(duì)于超預(yù)算的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)及時(shí)分析原因，并采取有效措施進(jìn)行控制。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行的監(jiān)督和管理，定期對(duì)采購(gòu)資金的使用情況進(jìn)行檢查和分析，確保預(yù)算資金?？顚Ｓ?。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購(gòu)過(guò)程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大、需求變更等原因?qū)е略A(yù)算無(wú)法滿足采購(gòu)需求時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整的原因、內(nèi)容以及調(diào)整后的預(yù)算金額。調(diào)整申請(qǐng)需經(jīng)采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門審核，并報(bào)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后的預(yù)算調(diào)整應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保采購(gòu)活動(dòng)能夠順利進(jìn)行。四、采購(gòu)方式管理（一）公開招標(biāo)1.對(duì)于采購(gòu)金額較大、技術(shù)規(guī)格較為明確、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)較為充分的書架采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購(gòu)。2.公開招標(biāo)應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行操作。采購(gòu)部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。3.招標(biāo)過(guò)程應(yīng)嚴(yán)格遵循公平、公正、公開的原則，確保投標(biāo)文件的編制、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)域的專家和采購(gòu)人代表組成，按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（二）邀請(qǐng)招標(biāo)1.符合下列情形之一的書架采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購(gòu)的；采用公開招標(biāo)方式的費(fèi)用占采購(gòu)項(xiàng)目總價(jià)值的比例過(guò)大的。2.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)和實(shí)際需求，選擇不少于三家具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書。3.邀請(qǐng)招標(biāo)的程序和要求與公開招標(biāo)基本相同，但在發(fā)布公告、資格審查等環(huán)節(jié)上可適當(dāng)簡(jiǎn)化。（三）競(jìng)爭(zhēng)性談判1.符合下列情形之一的書架采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式：招標(biāo)后沒(méi)有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒(méi)有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的。2.采購(gòu)部門應(yīng)成立談判小組，與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判。談判小組應(yīng)制定談判文件，明確談判的程序、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)等要求。3.在談判過(guò)程中，談判小組應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通和協(xié)商，要求供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)，并對(duì)其報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和評(píng)估。談判結(jié)束后，談判小組應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來(lái)源采購(gòu)1.符合下列情形之一的書架采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。2.采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行單一來(lái)源采購(gòu)論證，形成論證報(bào)告。論證報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的原因、必要性以及供應(yīng)商的唯一性等內(nèi)容。3.單一來(lái)源采購(gòu)論證報(bào)告經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購(gòu)部門應(yīng)與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，確定采購(gòu)價(jià)格和合同條款等內(nèi)容。（五）詢價(jià)1.采購(gòu)的書架規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購(gòu)項(xiàng)目，可以采用詢價(jià)方式采購(gòu)。2.采購(gòu)部門應(yīng)向不少于三家的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。詢價(jià)通知書應(yīng)明確書架的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等內(nèi)容。3.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況，進(jìn)行比較和分析，選擇報(bào)價(jià)合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。五、采購(gòu)合同管理（一）合同簽訂1.采購(gòu)部門應(yīng)在確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書架的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同應(yīng)采用書面形式，由雙方法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋單位公章。合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同草案報(bào)本部門領(lǐng)導(dǎo)審核，并送財(cái)務(wù)部門備案。3.對(duì)于重大或復(fù)雜的書架采購(gòu)合同，采購(gòu)部門可邀請(qǐng)法律顧問(wèn)進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同履行1.采購(gòu)合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。供應(yīng)商應(yīng)按照合同規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等要求提供書架，并負(fù)責(zé)運(yùn)輸、安裝、調(diào)試等工作。2.采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付貨款。在支付貨款前，采購(gòu)部門應(yīng)核實(shí)供應(yīng)商提供的貨物是否符合合同要求，驗(yàn)收合格后方可辦理付款手續(xù)。3.采購(gòu)部門應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）合同變更與解除1.在合同履行過(guò)程中，如遇特殊情況需要變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的原因、內(nèi)容以及雙方的責(zé)任和義務(wù)。2.合同變更或解除協(xié)議簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行清理和結(jié)算。對(duì)于因合同變更或解除給雙方造成損失的，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行處理。六、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購(gòu)部門應(yīng)在書架到貨前，組織使用部門、技術(shù)人員等成立驗(yàn)收小組，并制定驗(yàn)收方案。驗(yàn)收方案應(yīng)明確驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)、程序、方法以及人員分工等內(nèi)容。2.驗(yàn)收小組應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備驗(yàn)收所需的工具和資料，如檢測(cè)設(shè)備、驗(yàn)收表格、產(chǎn)品說(shuō)明書等。（二）驗(yàn)收程序1.書架到貨后，供應(yīng)商應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)組織驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收過(guò)程中，驗(yàn)收小組應(yīng)首先對(duì)書架的外觀、數(shù)量進(jìn)行檢查，確保與合同約定一致。然后，對(duì)書架的質(zhì)量、性能等進(jìn)行測(cè)試和檢驗(yàn)，檢查其是否符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求。3.對(duì)于大型或復(fù)雜的書架采購(gòu)項(xiàng)目，驗(yàn)收小組可邀請(qǐng)專業(yè)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè)，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（三）驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收小組應(yīng)編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收的過(guò)程、結(jié)果以及存在的問(wèn)題等內(nèi)容，并由驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告作為支付貨款的重要依據(jù)之一。如驗(yàn)收合格，采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付貨款；如驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或退換貨物，直至驗(yàn)收合格為止。七、售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)內(nèi)容1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供售后服務(wù)，包括書架的維修、保養(yǎng)、更換零部件等。售后服務(wù)期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)定和合同約定。2.在售后服務(wù)期限內(nèi)，供應(yīng)商應(yīng)建立售后服務(wù)檔案，記錄書架的使用情況和維修保養(yǎng)記錄，以便及時(shí)跟蹤和處理問(wèn)題。（二）售后服務(wù)響應(yīng)1.采購(gòu)部門或使用部門發(fā)現(xiàn)書架出現(xiàn)問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)在接到通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)做出響應(yīng)，安排技術(shù)人員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修或處理。2.對(duì)于緊急情況，供應(yīng)商應(yīng)提供24小時(shí)應(yīng)急響應(yīng)服務(wù)，確保問(wèn)題能夠得到及時(shí)解決。（三）售后服務(wù)監(jiān)督1.采購(gòu)部門應(yīng)建立售后服務(wù)監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評(píng)估。評(píng)估結(jié)果可作為供應(yīng)商今后參與采購(gòu)活動(dòng)的重要參考依據(jù)。2.如供應(yīng)商的售后服務(wù)質(zhì)量不符合合同要求，采購(gòu)部門有權(quán)要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購(gòu)部門可按照合同約定扣除相應(yīng)的售后服務(wù)費(fèi)用或采取其他違約責(zé)任追究措施。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)書架采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)活動(dòng)是否符合法律法規(guī)和本辦法的規(guī)定，采購(gòu)程序是否規(guī)范，采購(gòu)資金使用是否合理等。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)和管理，規(guī)范采購(gòu)行為，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和腐敗現(xiàn)象。（二）外部監(jiān)督1.接