寧波檔案規(guī)范管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理對(duì)于公司/組織的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)、知識(shí)傳承以及合規(guī)發(fā)展都具有至關(guān)重要的意義。寧波作為經(jīng)濟(jì)活躍的地區(qū)，各類公司/組織眾多，為了確保檔案管理工作的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性，制定一套完善的檔案規(guī)范管理辦法是必不可少的。我們希望通過本辦法，能夠提升公司/組織的檔案管理水平，更好地服務(wù)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，為公司/組織的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二、適用范圍本辦法適用于寧波地區(qū)的[公司/組織名稱]及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)。涵蓋了公司/組織在日常運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政管理檔案、業(yè)務(wù)合同檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。三、檔案管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：確保檔案資料的全面性和系統(tǒng)性，避免重要信息缺失，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)都要有相應(yīng)的記錄。3.準(zhǔn)確性原則：檔案記錄應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、文字等信息要清晰明確，便于查詢和使用。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于公司/組織內(nèi)部各部門及人員的查詢、借閱和使用，提高工作效率。四、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、存儲(chǔ)等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理。2.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。明確專人作為本部門的檔案管理員，負(fù)責(zé)與公司檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，按時(shí)移交檔案。配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點(diǎn)等工作，提供必要的協(xié)助。在業(yè)務(wù)活動(dòng)中規(guī)范檔案的形成和使用，按照檔案管理要求妥善保管本部門的檔案。3.檔案管理人員具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司/組織的業(yè)務(wù)流程。認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度和流程開展工作。負(fù)責(zé)檔案的日常管理操作，如整理、編目、上架、保管等，確保檔案的質(zhì)量。對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)建議。五、檔案收集與整理1.收集范圍各類文件：包括公司/組織下發(fā)的文件、向上級(jí)部門報(bào)送的文件、部門之間往來的文件等。業(yè)務(wù)合同：涵蓋采購(gòu)合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類業(yè)務(wù)合同。財(cái)務(wù)資料：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。人事檔案：?jiǎn)T工的入職登記表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。技術(shù)資料：研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、圖紙、專利文件等。其他資料：如會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明等。2.收集要求各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將相關(guān)檔案資料收集齊全，不得拖延或遺漏。檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。如有補(bǔ)充或更正，應(yīng)注明原因并簽字確認(rèn)。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。3.整理方法按照檔案的類別和形成時(shí)間進(jìn)行分類，如行政管理類、業(yè)務(wù)合同類、財(cái)務(wù)類等。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。去除檔案中的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢?duì)紙張進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。六、檔案存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)環(huán)境設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房溫度應(yīng)保持在適宜范圍（一般為14℃24℃），相對(duì)濕度控制在45%60%。配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。2.存儲(chǔ)方式采用檔案柜、檔案架等存儲(chǔ)設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放。不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案編號(hào)順序依次排列上架，確保排列整齊有序。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（一般為30年）、短期（一般為10年）等。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)于已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。4.檔案安全管理建立檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)。加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的門禁管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。做好檔案的保密工作，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。七、檔案查詢與借閱1.查詢流程公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審核，如同意查詢，簽字批準(zhǔn)。申請(qǐng)人持審批通過的申請(qǐng)表到檔案管理部門進(jìn)行查詢。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，協(xié)助申請(qǐng)人查找相關(guān)檔案，并在指定地點(diǎn)供其查閱。查詢結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)在檔案管理部門的《檔案查詢登記表》上簽字確認(rèn)，歸還所查閱的檔案。2.借閱流程因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱檔案名稱、編號(hào)、預(yù)計(jì)歸還日期等。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，兩級(jí)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核借閱申請(qǐng)，確保借閱需求合理、必要，并簽字批準(zhǔn)。借閱人持審批通過的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表為借閱人提供相應(yīng)的檔案，并填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借閱人姓名等信息。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、損壞。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期。八、檔案信息化建設(shè)1.信息化目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實(shí)現(xiàn)兩者的相互印證和補(bǔ)充。2.信息化建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，并進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，建立數(shù)字化檔案庫(kù)。檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：選用適合公司/組織的檔案信息管理軟件，進(jìn)行系統(tǒng)定制開發(fā)或配置，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、編目、檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。數(shù)據(jù)安全保障：采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制、備份恢復(fù)等措施，確保檔案信息的安全可靠。3.信息化實(shí)施步驟制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。開展檔案數(shù)字化工作，按照數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的選型和建設(shè)，組織相關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，熟悉系統(tǒng)功能和操作流程。逐步將檔案管理業(yè)務(wù)遷移至信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)和管理，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問題。九、檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門代表等組成的鑒定小組。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。對(duì)于已到保管期限的檔案，鑒定小組應(yīng)提出鑒定意見，確定其是否仍有保存價(jià)值。對(duì)于無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.銷毀流程《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行檔案銷毀。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《檔案銷毀登記表》，記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息。銷毀工作完成后，《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)歸檔保存，以備查考。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司/組織建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)。檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作的日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理的規(guī)范性和安全性等。2.考核辦法制定檔案管理工作考核辦法，將檔案管理工作納入各部門的績(jī)效考核體系?？己藘?nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案整理的規(guī)范性、檔案存儲(chǔ)與保管的安全性、檔案查詢與借閱的服