大型儀器購置管理辦法一、引言在當(dāng)今科技飛速發(fā)展的時代，大型儀器對于公司/組織的科研創(chuàng)新、業(yè)務(wù)拓展等方面起著至關(guān)重要的作用。為了規(guī)范大型儀器的購置管理，確保儀器的采購、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)科學(xué)合理、高效有序，特制定本管理辦法。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，共同推動公司/組織在相關(guān)領(lǐng)域的持續(xù)進(jìn)步。二、適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)所有涉及大型儀器購置的部門和項目。三、職責(zé)分工1.需求部門負(fù)責(zé)根據(jù)自身業(yè)務(wù)和科研需求，提出大型儀器的購置申請。詳細(xì)說明購置儀器的用途、預(yù)期工作量、技術(shù)參數(shù)要求等。參與儀器的選型、調(diào)研等工作，提供必要的技術(shù)支持和意見。2.采購部門依據(jù)需求部門提交的申請，按照公司/組織的采購流程，負(fù)責(zé)大型儀器的采購工作。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司/組織利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.技術(shù)評估小組由相關(guān)領(lǐng)域的技術(shù)專家組成，負(fù)責(zé)對大型儀器的技術(shù)方案進(jìn)行評估。審核儀器的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等，確保其滿足需求部門的實際工作需要，并具有先進(jìn)性和可靠性。4.財務(wù)部門參與大型儀器購置預(yù)算的編制和審核。負(fù)責(zé)對購置儀器的費用進(jìn)行核算、支付和監(jiān)督，確保資金使用合理合規(guī)。5.資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)大型儀器的驗收、登記、入賬、建卡等資產(chǎn)管理工作。制定儀器的資產(chǎn)管理制度，定期對儀器進(jìn)行清查盤點，確保資產(chǎn)安全完整。6.使用部門負(fù)責(zé)大型儀器的日常使用和維護(hù)保養(yǎng)，確保儀器正常運行。按照規(guī)定填寫儀器使用記錄，配合資產(chǎn)管理部門做好資產(chǎn)清查工作。四、購置申請與審批1.申請流程需求部門應(yīng)提前對所需購置的大型儀器進(jìn)行充分調(diào)研，了解市場上同類儀器的技術(shù)水平、價格等信息。根據(jù)調(diào)研結(jié)果，填寫《大型儀器購置申請表》，詳細(xì)闡述購置理由、儀器用途、技術(shù)參數(shù)、預(yù)計購置時間、經(jīng)費預(yù)算等內(nèi)容。將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報送至技術(shù)評估小組進(jìn)行技術(shù)評估。2.技術(shù)評估技術(shù)評估小組收到申請表后，應(yīng)及時組織評估工作。通過查閱資料、實地考察、專家論證等方式，對儀器的技術(shù)方案進(jìn)行全面評估。評估小組應(yīng)出具評估意見，明確儀器是否符合需求部門的要求，是否具有購置的必要性和可行性。3.預(yù)算審核財務(wù)部門收到經(jīng)技術(shù)評估小組審核通過的申請表后，對購置儀器的經(jīng)費預(yù)算進(jìn)行審核。審核預(yù)算的合理性和合規(guī)性，確保經(jīng)費來源可靠，預(yù)算安排符合公司/組織的財務(wù)制度。如預(yù)算存在問題，財務(wù)部門應(yīng)及時與需求部門溝通，提出修改意見。4.審批決策經(jīng)過技術(shù)評估和預(yù)算審核后，申請表提交至公司/組織的管理層進(jìn)行審批決策。管理層綜合考慮各方面因素，做出是否購置大型儀器的決定。對于審批通過的申請，由采購部門按照規(guī)定組織實施采購工作。五、采購管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如招標(biāo)、詢價、邀請招標(biāo)等方式。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行全面考察和評估。優(yōu)先選擇具有良好口碑、技術(shù)實力強、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。2.采購合同簽訂在確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括儀器的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)條款等。合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性和有效性。3.采購過程監(jiān)督采購部門應(yīng)定期向需求部門、技術(shù)評估小組等相關(guān)部門通報采購進(jìn)展情況。接受公司/組織內(nèi)部的監(jiān)督檢查，確保采購過程公開、公平、公正。如發(fā)現(xiàn)采購過程中存在問題，應(yīng)及時采取措施加以解決，保障采購工作順利進(jìn)行。六、驗收管理1.驗收準(zhǔn)備在大型儀器到貨前，資產(chǎn)管理部門應(yīng)組織需求部門、使用部門等相關(guān)人員成立驗收小組，并制定驗收方案。驗收小組應(yīng)熟悉儀器的技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)、驗收標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，做好驗收前的各項準(zhǔn)備工作。2.到貨驗收儀器到貨后，驗收小組應(yīng)按照合同要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。對儀器的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行檢查，確保與合同一致。進(jìn)行儀器的安裝調(diào)試，檢查儀器的運行狀況，測試儀器的各項性能指標(biāo)。驗收過程中，應(yīng)做好記錄，包括驗收時間、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。3.驗收報告驗收結(jié)束后，驗收小組應(yīng)出具驗收報告。驗收報告應(yīng)明確儀器是否驗收合格，如驗收不合格，應(yīng)詳細(xì)說明存在的問題及整改要求。驗收報告經(jīng)驗收小組成員簽字確認(rèn)后，報送至資產(chǎn)管理部門存檔。七、使用與維護(hù)管理1.使用培訓(xùn)儀器驗收合格后，使用部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員參加儀器的使用培訓(xùn)。邀請供應(yīng)商的技術(shù)人員或?qū)I(yè)培訓(xùn)機構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)，確保使用人員熟悉儀器的操作方法、注意事項、安全規(guī)范等內(nèi)容。使用人員經(jīng)培訓(xùn)考核合格后方可獨立操作儀器。2.使用記錄使用部門應(yīng)建立儀器使用記錄制度，使用人員每次使用儀器時應(yīng)如實填寫使用記錄。使用記錄應(yīng)包括使用時間、使用人員、使用內(nèi)容、儀器運行狀況等信息。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計分析。3.維護(hù)保養(yǎng)使用部門應(yīng)制定儀器的維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對儀器進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)。按照儀器的使用說明書要求，進(jìn)行儀器的清潔、潤滑、校準(zhǔn)、調(diào)試等工作。如發(fā)現(xiàn)儀器出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告資產(chǎn)管理部門，并聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。做好儀器維護(hù)保養(yǎng)記錄，記錄維護(hù)保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、維修情況等信息。八、資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)登記入賬資產(chǎn)管理部門在儀器驗收合格后，應(yīng)及時辦理資產(chǎn)登記入賬手續(xù)。根據(jù)驗收報告和采購合同等資料，填寫資產(chǎn)卡片，建立資產(chǎn)臺賬。明確資產(chǎn)的名稱、規(guī)格型號、購置時間、購置價格、使用部門等信息。2.資產(chǎn)清查盤點資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期組織資產(chǎn)清查盤點工作，確保賬實相符。每年至少進(jìn)行一次全面清查盤點，對儀器的數(shù)量、狀態(tài)、使用情況等進(jìn)行核實。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)盤盈、盤虧、毀損等情況，應(yīng)及時查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.資產(chǎn)處置對于已不再使用或閑置的大型儀器，資產(chǎn)管理部門應(yīng)及時提出資產(chǎn)處置申請。經(jīng)公司/組織管理層批準(zhǔn)后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行資產(chǎn)處置，如報廢、轉(zhuǎn)讓、捐贈等。資產(chǎn)處置過程中，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保資產(chǎn)處置合法合規(guī)。九、經(jīng)費管理1.預(yù)算編制需求部門在申請購置大型儀器時，應(yīng)同時編制經(jīng)費預(yù)算。經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括儀器購置費用、運輸費、安裝調(diào)試費、培訓(xùn)費、維護(hù)保養(yǎng)費、軟件費等各項費用。預(yù)算編制應(yīng)科學(xué)合理，充分考慮儀器的全生命周期成本。2.經(jīng)費使用財務(wù)部門應(yīng)按照預(yù)算安排，及時足額撥付購置儀器的經(jīng)費。使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)費預(yù)算使用經(jīng)費，不得擅自擴大開支范圍或提高開支標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)費使用過程中，應(yīng)取得合法有效的票據(jù)，確保經(jīng)費使用合規(guī)。3.