寧德時(shí)代檔案管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)寧德時(shí)代檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本辦法。我們鼓勵(lì)通過(guò)完善的檔案管理，為公司的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，促進(jìn)公司的持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本辦法適用于寧德時(shí)代總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案的安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便公司各部門(mén)及相關(guān)人員對(duì)檔案的查閱和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案管理工作。（二）部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度及工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。3.對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)的檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱和利用工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工的入職、離職、培訓(xùn)、考核等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案：如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類(lèi)型，分為研發(fā)檔案、生產(chǎn)檔案、銷(xiāo)售檔案等。5.工程檔案：涉及公司各類(lèi)工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工等資料。6.合同檔案：包含公司簽訂的各類(lèi)合同文件。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案的管理和查找，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠清晰反映檔案的類(lèi)別、年度和順序等信息。例如，行政檔案編號(hào)為“XZ年份順序號(hào)”，人事檔案編號(hào)為“RS年份順序號(hào)”等。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類(lèi)材料，確保檔案的齊全完整。（二）收集要求1.明確收集責(zé)任，各部門(mén)兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作。2.定期收集，確保檔案不遺漏、不丟失。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)整理。（四）整理方法1.對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作。2.去除不必要的附件和重復(fù)文件，確保檔案的精煉。3.編制檔案目錄，清晰記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。五、檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的檔案，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事項(xiàng)處理完畢后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息。3.將檔案及移交清單一并移交至檔案管理部門(mén)，雙方進(jìn)行核對(duì)簽字確認(rèn)。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.按照檔案的類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。永久保管的檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，不得銷(xiāo)毀；長(zhǎng)期保管的檔案保管期限一般為[具體年限]；短期保管的檔案保管期限一般為[具體年限]。七、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案利用的審批制度，確保檔案的合理利用。2.維護(hù)檔案的完整與安全，不得擅自涂改、抽取、銷(xiāo)毀檔案。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用。（二）利用流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)等信息。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[規(guī)定天數(shù)]，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)注、污損等。借閱期滿(mǎn)后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（三）利用方式1.提供檔案原件查閱、借閱。2.根據(jù)利用者的需求，提供檔案復(fù)印件或電子副本。3.對(duì)于重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，檔案管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際情況，采用專(zhuān)人陪同查閱等方式進(jìn)行管理。八、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管價(jià)值與實(shí)際需求相適應(yīng)。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和不定期抽查鑒定。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。（四）銷(xiāo)毀流程1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行審核，形成檔案銷(xiāo)毀清單。2.檔案銷(xiāo)毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，并由專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷(xiāo)毀過(guò)程，確保檔案信息徹底銷(xiāo)毀。4.銷(xiāo)毀完畢后，在檔案銷(xiāo)毀清單上注明銷(xiāo)毀日期、方式等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清單應(yīng)與檔案管理臺(tái)賬一同保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化掃描對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描后的電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢(xún)和利用。（三）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，同時(shí)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理模塊，確保不同人員對(duì)檔案的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限符合規(guī)定。（四）數(shù)據(jù)安全加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的質(zhì)量。3.檔案信息化建設(shè)的進(jìn)展情況。4.檔案安全保密措施的落實(shí)情況。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查。（四