動力公司采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范動力公司的采購管理工作，確保采購活動的順利進(jìn)行，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本辦法。我們鼓勵通過科學(xué)合理的采購管理，為公司的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于動力公司各部門涉及的所有采購活動，包括但不限于設(shè)備采購、原材料采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正透明，不偏袒任何一方。3.效益原則：通過合理的采購策略和流程，努力降低采購成本，提高采購效益，實現(xiàn)公司利益最大化。4.質(zhì)量原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保所采購物資和服務(wù)符合公司實際需求和質(zhì)量要求。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)各部門需求，合理安排采購任務(wù)。2.廣泛收集供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款清晰、明確，符合公司利益。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程。（二）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際工作需要，及時、準(zhǔn)確地提出采購需求，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程中的技術(shù)交流、評標(biāo)等環(huán)節(jié)，提供專業(yè)意見和建議，協(xié)助采購部門選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。3.負(fù)責(zé)對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗收，確保所采購的物品符合本部門需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。（三）財務(wù)部門1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見和建議。2.負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付管理，審核采購合同付款條款，確保資金支付安全、合規(guī)。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購費用的使用情況，控制采購支出。（四）審計部門1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。2.審查采購合同的合法性、完整性和有效性，防范采購風(fēng)險。3.對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，提出改進(jìn)建議，促進(jìn)采購管理規(guī)范運行。三、采購流程（一）采購申請1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、需求日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性和預(yù)算進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實際情況和整體預(yù)算，對采購申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的《采購申請表》交采購部門作為采購依據(jù)。（二）采購計劃制定1.采購部門收到經(jīng)審批的《采購申請表》后，結(jié)合公司庫存情況、采購周期等因素，制定詳細(xì)的采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人對采購計劃的合理性、可行性進(jìn)行審核，確保采購計劃與公司需求和預(yù)算相符，審核通過后報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道廣泛收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。2.對初步篩選合格的供應(yīng)商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察或資質(zhì)審核，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、信譽(yù)等情況。3.根據(jù)考察和審核結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面，評估結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。4.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的激勵措施，如優(yōu)先合作、增加采購份額等；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時進(jìn)行溝通整改，如仍無改善，可考慮淘汰。（四）采購實施1.根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇情況，采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單或詢價單，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等要求。2.供應(yīng)商收到采購訂單或詢價單后，應(yīng)及時確認(rèn)并回復(fù)。如雙方對訂單條款有異議，應(yīng)及時溝通協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂采購合同。3.在采購合同執(zhí)行過程中，采購部門應(yīng)密切跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況需要變更訂單，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行審批和操作。（五）驗收與付款1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗收準(zhǔn)備工作。需求部門按照采購合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題或與合同約定不符，需求部門應(yīng)及時與采購部門和供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。3.驗收合格后，需求部門填寫《驗收單》，簽字確認(rèn)后交采購部門。采購部門根據(jù)《驗收單》和采購合同，辦理付款申請手續(xù)。4.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司資金管理制度和采購合同約定支付款項。四、采購方式（一）招標(biāo)采購對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、影響公司業(yè)務(wù)較大的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等形式，吸引眾多供應(yīng)商參與競爭，選擇最優(yōu)供應(yīng)商和采購方案。（二）詢價采購對于標(biāo)準(zhǔn)化程度較高、市場供應(yīng)充足、價格相對透明的采購項目，可采用詢價采購方式。向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較各供應(yīng)商的報價和其他條件，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。（三）競爭性談判采購對于采購時間緊迫、技術(shù)復(fù)雜或獨家供應(yīng)的采購項目，可采用競爭性談判采購方式。與少數(shù)具備相應(yīng)資質(zhì)和能力的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定采購價格、技術(shù)規(guī)格、交貨期等條款，選擇最符合公司利益的供應(yīng)商。（四）單一來源采購符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購的；2.發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；3.必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采用單一來源采購方式時，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并做好記錄和說明。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或法律顧問進(jìn)行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核通過后，由授權(quán)代表簽字蓋章生效。（二）合同執(zhí)行與變更1.采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.如因特殊原因需要變更采購合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原采購合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）合同歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本歸檔保存，確保合同檔案的完整性和可追溯性。合同檔案應(yīng)包括采購合同正本、副本、變更協(xié)議、相關(guān)審批文件等資料。2.合同檔案應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行分類、編號、存儲，便于查閱和管理。同時，應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行清理和檢查，確保檔案資料的安全和有效。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：關(guān)注市場動態(tài)，及時了解物資價格波動情況，合理安排采購時機(jī)，采用套期保值等方式降低市場價格風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的供應(yīng)商合作。同時，與多家供應(yīng)商保持聯(lián)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強(qiáng)驗收環(huán)節(jié)管理，對采購物資進(jìn)行嚴(yán)格檢驗。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、公平合理。在合同執(zhí)行過程中，密切跟蹤合同履行情況，及時處理合同變更和糾紛。5.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高法律意識。在采購活動中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。如有需要，及時咨詢法律顧問，防范法律風(fēng)險。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)，采購行為是否符合公司規(guī)定。2.財務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金支付安全、合規(guī)。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和電話，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）考核評價1.建立采購工作考核評價機(jī)制，對采購部門和采購人員的工作