醫(yī)院緊急采購管理辦法一、引言在醫(yī)院的日常運(yùn)營中，緊急情況時有發(fā)生，可能會對患者的救治工作產(chǎn)生直接影響。為了確保在緊急狀況下能夠迅速、有效地獲取所需物資，保障醫(yī)療工作的順利進(jìn)行，特制定本醫(yī)院緊急采購管理辦法。我們鼓勵全體員工認(rèn)真學(xué)習(xí)并遵守本辦法，以共同維護(hù)醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為患者提供及時、可靠的醫(yī)療服務(wù)。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)院內(nèi)部各科室在應(yīng)對突發(fā)醫(yī)療狀況、搶救患者生命、保障醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行等緊急情況下的物資采購活動。三、緊急采購的定義緊急采購是指由于不可預(yù)見、危及患者生命安全或嚴(yán)重影響醫(yī)療工作正常開展等緊急情況，需要立即獲取物資以滿足臨床救治或醫(yī)院運(yùn)營需求，且無法按照常規(guī)采購流程進(jìn)行的采購行為。四、緊急采購的申請流程1.提出申請當(dāng)科室遇到緊急情況需要進(jìn)行采購時，由科室負(fù)責(zé)人填寫《緊急采購申請表》。申請表應(yīng)詳細(xì)說明緊急采購的原因、所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等信息，并附上相關(guān)的緊急情況說明材料，如患者病情危急報告、設(shè)備故障診斷報告等。申請人需確保所提供的信息真實、準(zhǔn)確，以便后續(xù)審批流程能夠快速、有效地進(jìn)行。2.審批環(huán)節(jié)《緊急采購申請表》提交后，將依次經(jīng)過相關(guān)部門的審批。首先由科室所在的醫(yī)療單元負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，確認(rèn)情況屬實且采購需求合理后簽字。然后提交至醫(yī)院采購管理部門，采購管理部門對申請進(jìn)行進(jìn)一步審查，重點審核采購的必要性、物資的規(guī)格和數(shù)量是否符合緊急需求、預(yù)計金額是否合理等。采購管理部門審核通過后，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)醫(yī)院的整體資源狀況、資金安排以及緊急情況的嚴(yán)重程度等因素進(jìn)行最終審批。審批通過后，申請表將返回采購管理部門，作為后續(xù)采購操作的依據(jù)。3.特殊情況處理在緊急情況下，如患者生命垂危急需某種關(guān)鍵物資，來不及按照常規(guī)審批流程進(jìn)行時，可先電話口頭向采購管理部門和分管領(lǐng)導(dǎo)報告緊急情況及采購需求。事后應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)補(bǔ)齊《緊急采購申請表》及相關(guān)審批手續(xù)，確保采購行為的合規(guī)性和可追溯性。五、采購實施1.采購方式選擇根據(jù)緊急采購的物資性質(zhì)和實際情況，可選擇以下合適的采購方式：單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資，如某些特殊規(guī)格的醫(yī)療器械、特定品牌的救命藥品等，經(jīng)審批后采用單一來源采購方式。采購管理部門應(yīng)與該供應(yīng)商盡快聯(lián)系，協(xié)商確定采購價格、交貨時間等條款，并簽訂采購合同。緊急詢價采購：對于市場上有多家供應(yīng)商可供選擇的通用物資，可通過緊急詢價的方式，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購管理部門根據(jù)報價情況，選擇價格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購?，F(xiàn)場采購：對于一些急需且市場上容易獲取的物資，如急救耗材、常用藥品等，在確保質(zhì)量的前提下，可由采購人員或相關(guān)科室人員直接到市場上進(jìn)行現(xiàn)場采購。采購人員應(yīng)做好采購記錄，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、購買地點、價格等信息。2.供應(yīng)商選擇與管理無論是哪種采購方式，都要嚴(yán)格按照醫(yī)院的供應(yīng)商管理規(guī)定選擇供應(yīng)商。優(yōu)先選擇與醫(yī)院建立長期合作關(guān)系、信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商。在緊急采購過程中，要對供應(yīng)商的供貨情況進(jìn)行實時跟蹤和監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的物資存在質(zhì)量問題或未能按時交貨等情況，應(yīng)及時采取措施，如要求供應(yīng)商更換物資、追究違約責(zé)任等，以保障醫(yī)院的利益和緊急需求的滿足。3.采購合同簽訂對于采用單一來源采購或緊急詢價采購方式的，應(yīng)在確定供應(yīng)商后及時簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)清晰明確。合同簽訂后，采購管理部門應(yīng)將合同副本及時分發(fā)給相關(guān)科室和財務(wù)部門，以便各部門做好物資接收、驗收和付款等工作的準(zhǔn)備。六、物資驗收1.驗收人員與流程物資到貨后，由申請采購的科室負(fù)責(zé)組織驗收工作。驗收人員應(yīng)包括科室的專業(yè)技術(shù)人員和物資管理人員。驗收人員首先核對物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、型號等是否與采購合同一致，然后對物資的外觀、質(zhì)量等進(jìn)行檢查。對于需要進(jìn)行功能測試或質(zhì)量檢驗的物資，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進(jìn)行測試和檢驗。在驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問題、數(shù)量短缺等情況，驗收人員應(yīng)及時記錄，并與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商解決。對于不合格的物資，應(yīng)拒絕接收，并要求供應(yīng)商盡快更換或補(bǔ)貨。2.驗收記錄驗收人員應(yīng)填寫《物資驗收單》，詳細(xì)記錄驗收的情況，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商、驗收結(jié)果等信息。驗收單應(yīng)由驗收人員簽字確認(rèn)，并加蓋科室公章?！段镔Y驗收單》一式三份，一份由科室留存，作為物資入庫和使用的依據(jù)；一份交采購管理部門，用于采購檔案的整理和結(jié)算；一份交財務(wù)部門，作為付款的憑證。七、付款與結(jié)算1.付款申請物資驗收合格后，采購科室應(yīng)及時填寫《付款申請表》，附上采購合同、物資驗收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至醫(yī)院財務(wù)部門。《付款申請表》應(yīng)注明采購物資的詳細(xì)信息、采購金額、已支付情況（如有）、本次申請付款金額等內(nèi)容。2.財務(wù)審核與付款財務(wù)部門收到付款申請后，將對相關(guān)憑證進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括采購合同的合法性、物資驗收單的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等。經(jīng)審核無誤后，財務(wù)部門按照醫(yī)院的財務(wù)管理制度和資金安排進(jìn)行付款操作。付款方式可根據(jù)與供應(yīng)商的約定，選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式進(jìn)行支付。財務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，包括付款日期、付款金額、供應(yīng)商名稱等信息，以便日后查詢和核對。八、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容醫(yī)院緊急采購的相關(guān)檔案應(yīng)包括以下內(nèi)容：《緊急采購申請表》及審批文件，記錄緊急采購的申請原因、審批過程和結(jié)果。采購合同，明確采購物資的各項條款和雙方的權(quán)利義務(wù)。物資驗收單，記錄物資的驗收情況。發(fā)票及付款憑證，反映采購資金的支出情況。其他與緊急采購相關(guān)的文件和資料，如詢價函、供應(yīng)商報價單等。2.檔案整理與保管采購管理部門負(fù)責(zé)對緊急采購檔案進(jìn)行整理和歸檔。檔案應(yīng)按照時間順序和類別進(jìn)行分類存放，確保檔案資料的完整性和可查閱性。緊急采購檔案的保管期限應(yīng)按照醫(yī)院的檔案管理制度執(zhí)行，一般為[X]年。保管期滿后，經(jīng)審批同意方可進(jìn)行銷毀處理。九、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督醫(yī)院內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對緊急采購活動進(jìn)行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、采購行為的合理性、物資驗收情況、付款情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。各相關(guān)部門應(yīng)積極配合審計部門的工作，如實提供有關(guān)資料和信息。2.外部審計醫(yī)院應(yīng)接受上級主管部門、財政部門等外部機(jī)構(gòu)的審計和監(jiān)督。對于外部審計提出的問題，醫(yī)院應(yīng)認(rèn)真對待，及時整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。十、責(zé)任追究1.在緊急采購過程中，如發(fā)現(xiàn)工作人員存在違規(guī)操作、濫用職權(quán)、謀取私利等行為，將按照醫(yī)院的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.對于因采購物資質(zhì)量問題導(dǎo)致患者救治受到影響或醫(yī)院利益受損的情況，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任