城市檔案建設(shè)管理辦法一、引言城市檔案作為城市發(fā)展歷程的重要記錄，對于城市的規(guī)劃、建設(shè)、管理以及文化傳承都具有不可替代的價(jià)值。隨著城市化進(jìn)程的加速，城市檔案的數(shù)量日益增多，種類也更加繁雜。為了更好地保護(hù)和利用城市檔案，確保其真實(shí)、完整、有效，我們制定了本城市檔案建設(shè)管理辦法。本辦法旨在規(guī)范城市檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，使其符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，滿足企業(yè)實(shí)際運(yùn)營需求，為城市的可持續(xù)發(fā)展提供有力支持。二、適用范圍本辦法適用于本市行政區(qū)域內(nèi)涉及城市建設(shè)、管理等活動中形成的各類檔案資料的建設(shè)與管理。包括但不限于城市規(guī)劃、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、房屋拆遷、環(huán)境保護(hù)、文化遺產(chǎn)保護(hù)等方面產(chǎn)生的文件、圖紙、圖表、照片、影像等資料。三、基本原則1.真實(shí)性原則城市檔案應(yīng)如實(shí)反映城市建設(shè)和管理活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。我們鼓勵檔案形成部門和個(gè)人在文件材料形成時(shí)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證所提供的信息準(zhǔn)確無誤。2.完整性原則全面收集與城市建設(shè)管理相關(guān)的各類檔案資料，涵蓋各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，避免遺漏重要信息。希望大家在日常工作中，注重檔案資料的積累，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則嚴(yán)格按照國家和地方有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本辦法的規(guī)定，對城市檔案進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂等操作，保證檔案管理工作的規(guī)范化。4.安全性原則采取有效措施確保城市檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。四、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善城市檔案建設(shè)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，并組織實(shí)施。對城市檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。集中統(tǒng)一管理城市檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。開展城市檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案信息資源的共享利用。2.檔案形成部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門在城市建設(shè)管理活動中形成的檔案資料的收集、整理、歸檔工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交。明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案資料的形成、積累和整理工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。五、檔案收集1.收集范圍城市規(guī)劃方面：包括城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等編制過程中形成的各類文件、圖紙、評審意見等?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面：如道路、橋梁、給排水、供電、供氣、供熱等工程建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收資料等。房屋拆遷方面：拆遷許可證、拆遷補(bǔ)償安置協(xié)議、拆遷評估報(bào)告、拆遷現(xiàn)場照片等。環(huán)境保護(hù)方面：環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、污染防治措施文件、環(huán)境監(jiān)測數(shù)據(jù)等。文化遺產(chǎn)保護(hù)方面：文物保護(hù)單位的相關(guān)資料、歷史建筑的測繪圖紙、保護(hù)規(guī)劃等。其他與城市建設(shè)管理有關(guān)的文件、資料。2.收集要求檔案形成部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的時(shí)效性。收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，圖表準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)完備。對電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子檔案的可讀性和可用性。六、檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)按照城市建設(shè)管理的業(yè)務(wù)類別，將檔案分為城市規(guī)劃類、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)類、房屋拆遷類、環(huán)境保護(hù)類、文化遺產(chǎn)保護(hù)類等一級類目。每個(gè)一級類目下再根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和形成時(shí)間等因素，設(shè)置二級、三級類目，進(jìn)行細(xì)化分類。2.整理方法遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等操作，編制檔案目錄。對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行命名和標(biāo)注。七、檔案保管1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的類別和保管期限進(jìn)行合理存放。2.保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和城市檔案的實(shí)際價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期三種。對保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定，確無保存價(jià)值的，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.檔案保護(hù)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的實(shí)體安全。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性和可讀性。加強(qiáng)對電子檔案的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案利用1.利用范圍城市規(guī)劃部門可利用檔案進(jìn)行城市規(guī)劃的修編、調(diào)整和項(xiàng)目審批等工作。基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)部門可查閱相關(guān)檔案用于工程建設(shè)的參考、質(zhì)量追溯等。房屋拆遷部門可依據(jù)檔案進(jìn)行拆遷工作的審核、糾紛處理等。環(huán)境保護(hù)部門可利用檔案開展環(huán)境評估、監(jiān)管等工作。文化遺產(chǎn)保護(hù)部門可借助檔案進(jìn)行文物保護(hù)和歷史建筑的研究、修繕等。其他單位和個(gè)人因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后也可查閱利用城市檔案。2.利用方式檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用制度，明確利用流程和手續(xù)。查閱紙質(zhì)檔案應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需借出，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，并限期歸還。利用電子檔案可通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行在線查閱或下載，對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行操作。3.利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，解答利用者的咨詢，幫助利用者查找所需檔案。根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制、摘錄等服務(wù)。九、監(jiān)督檢查1.監(jiān)督檢查內(nèi)容檔案管理部門對檔案形成部門的檔案工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違反規(guī)定的行為。檢查檔案的質(zhì)量，是否符合真實(shí)性、完整性、規(guī)范性等要求。2.監(jiān)督檢查方式采取聽取匯報(bào)、查閱檔案、實(shí)地查看等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查。對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)下達(dá)整改通知