南京電子公章管理辦法一、引言在當(dāng)今數(shù)字化時(shí)代，電子公章的使用越來越廣泛，為了規(guī)范南京地區(qū)公司/組織對(duì)電子公章的管理，確保其安全、合法、有效地使用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理辦法。本辦法旨在為公司/組織提供明確的操作指南，保障電子公章在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的正常應(yīng)用，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，促進(jìn)電子政務(wù)和電子商務(wù)的健康發(fā)展。二、適用范圍本辦法適用于南京地區(qū)所有使用電子公章的公司/組織及其所屬部門、分支機(jī)構(gòu)和員工。三、電子公章的定義與特點(diǎn)（一）定義電子公章是指以電子數(shù)據(jù)形式存在，依附于電子文件并與其邏輯關(guān)聯(lián)，可用以識(shí)別蓋章機(jī)構(gòu)和文件簽署人身份，保證文件內(nèi)容完整性、真實(shí)性和不可抵賴性的電子簽名。（二）特點(diǎn)1.便捷性：無需傳統(tǒng)的實(shí)體印章，隨時(shí)隨地可通過電子設(shè)備進(jìn)行蓋章操作，大大提高工作效率。2.安全性：采用先進(jìn)的加密技術(shù)，確保電子公章的使用過程安全可靠，防止印章被盜用、篡改。3.可追溯性：電子公章的使用記錄詳細(xì)可查，便于追蹤文件的簽署過程和責(zé)任歸屬。四、電子公章的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.各部門或員工如有使用電子公章的需求，應(yīng)填寫《電子公章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用目的、文件內(nèi)容、蓋章范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審查申請(qǐng)內(nèi)容的合理性和必要性，簽署審核意見后提交至公司/組織的電子公章管理部門。3.電子公章管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)，并根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批。（二）審批要點(diǎn)1.申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合公司/組織的業(yè)務(wù)需求和相關(guān)規(guī)定。2.申請(qǐng)文件的內(nèi)容是否真實(shí)、合法、合規(guī)。3.蓋章范圍是否明確、合理，是否存在濫用電子公章的風(fēng)險(xiǎn)。（三）審批結(jié)果通知1.電子公章管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果以書面形式通知申請(qǐng)人。2.如申請(qǐng)獲批，電子公章管理部門應(yīng)按照規(guī)定為申請(qǐng)人開通相應(yīng)的電子公章使用權(quán)限；如申請(qǐng)未獲批，應(yīng)向申請(qǐng)人說明原因。五、電子公章的制作與存儲(chǔ)（一）制作1.電子公章的制作應(yīng)由具備資質(zhì)的第三方機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，確保印章的安全性和合法性。2.公司/組織應(yīng)與第三方制作機(jī)構(gòu)簽訂詳細(xì)的制作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括印章的制作標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、保密責(zé)任等。3.制作完成的電子公章應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的測試和驗(yàn)收，確保其功能正常、符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）存儲(chǔ)1.電子公章應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的電子設(shè)備或存儲(chǔ)介質(zhì)中，如加密的服務(wù)器、U盾等。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備防篡改、防丟失、防泄露等安全措施，定期進(jìn)行備份和維護(hù)，確保電子公章數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.電子公章的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。六、電子公章的使用規(guī)范（一）使用原則1.合法合規(guī)原則：電子公章的使用必須符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于違法違規(guī)或損害公司/組織利益的行為。2.真實(shí)有效原則：電子公章應(yīng)在真實(shí)、有效的文件上使用，確保文件內(nèi)容與蓋章目的相符。3.授權(quán)使用原則：電子公章的使用必須經(jīng)過授權(quán)，未經(jīng)授權(quán)任何人不得擅自使用。（二）使用流程1.文件起草人在完成電子文件的起草后，應(yīng)將文件提交至有權(quán)限使用電子公章的人員進(jìn)行審核。2.審核通過后，使用人員應(yīng)按照系統(tǒng)提示，選擇相應(yīng)的電子公章進(jìn)行蓋章操作。在蓋章前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容和蓋章信息，確保無誤后再進(jìn)行蓋章。3.蓋章完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成蓋章記錄，包括蓋章時(shí)間、蓋章人、文件名稱等信息，并將蓋章后的文件進(jìn)行保存。（三）使用注意事項(xiàng)1.電子公章應(yīng)僅用于公司/組織內(nèi)部的正式文件、合同、協(xié)議等，不得用于個(gè)人事務(wù)或未經(jīng)授權(quán)的外部文件。2.在使用電子公章時(shí)，應(yīng)確保電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全，防止因設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等原因?qū)е码娮庸卤槐I用或篡改。3.如發(fā)現(xiàn)電子公章使用過程中出現(xiàn)異常情況，如蓋章記錄缺失、文件內(nèi)容被篡改等，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)向電子公章管理部門報(bào)告。七、電子公章的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立健全電子公章安全管理制度，明確安全管理職責(zé)、安全操作規(guī)程、安全監(jiān)督檢查等內(nèi)容。2.定期對(duì)電子公章安全管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，確保制度的有效性和適應(yīng)性。（二）人員安全培訓(xùn)1.對(duì)涉及電子公章使用和管理的人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電子公章的法律法規(guī)、安全知識(shí)、操作流程、應(yīng)急處理等方面。（三）技術(shù)安全措施1.采用先進(jìn)的加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，保障電子公章的安全使用。2.定期對(duì)電子公章系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)軟件和安全補(bǔ)丁。3.建立電子公章安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子公章的使用記錄、操作行為等進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測和審計(jì)，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)警并采取措施。（四）應(yīng)急處理預(yù)案1.制定電子公章安全應(yīng)急處理預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程、責(zé)任分工、應(yīng)急措施等內(nèi)容。2.定期對(duì)應(yīng)急處理預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處理能力和響應(yīng)速度。3.如發(fā)生電子公章安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急處理預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)告。八、電子公章的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.電子公章管理部門應(yīng)定期對(duì)電子公章的使用情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保其使用符合規(guī)定和流程。2.檢查內(nèi)容包括電子公章的申請(qǐng)審批記錄、使用記錄、存儲(chǔ)情況、安全措施等方面。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況記錄在案。（二）外部監(jiān)督1.積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供電子公章的使用情況和相關(guān)資料。2.對(duì)于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用電子公章。2.超越授權(quán)范圍使用電子公章。3.使用電子公章簽署虛假文件。4.因保管不善導(dǎo)致電子公章被盜用、篡改或泄露。5.違反電子公章安全管理制度和操作規(guī)程。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)使用電子公章的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2