商會電子票據(jù)管理辦法一、引言商會作為連接企業(yè)與政府的重要橋梁和紐帶，在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)交流與合作、推動行業(yè)發(fā)展等方面發(fā)揮著積極作用。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子票據(jù)在商會財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用越來越廣泛。為了加強(qiáng)商會電子票據(jù)管理，規(guī)范電子票據(jù)使用行為，提高財(cái)務(wù)管理效率，保障資金安全，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合商會實(shí)際情況，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于商會及其所屬各分支機(jī)構(gòu)、會員單位在辦理各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中涉及的電子票據(jù)管理。三、管理原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保電子票據(jù)的開具、取得、使用、保管等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則：電子票據(jù)應(yīng)如實(shí)反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)際發(fā)生情況，不得虛開、偽造、變造電子票據(jù)。3.完整性原則：電子票據(jù)的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括票據(jù)號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項(xiàng)目名稱、金額、稅額等。4.及時(shí)性原則：及時(shí)開具、取得電子票據(jù)，并按照規(guī)定進(jìn)行處理和歸檔，確保電子票據(jù)信息的時(shí)效性。5.安全性原則：加強(qiáng)電子票據(jù)的安全管理，采取必要的技術(shù)手段和安全措施，防止電子票據(jù)信息泄露、丟失或被篡改。四、電子票據(jù)的開具1.開具流程業(yè)務(wù)部門在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)規(guī)定，確定收款方信息和開票內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的信息，在電子票據(jù)管理系統(tǒng)中錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，生成電子票據(jù)。財(cái)務(wù)部門對生成的電子票據(jù)進(jìn)行審核，確保票據(jù)信息準(zhǔn)確無誤后，發(fā)送給收款方。收款方收到電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查驗(yàn)和確認(rèn)，并妥善保管。2.開具要求電子票據(jù)應(yīng)使用國家統(tǒng)一的電子發(fā)票系統(tǒng)開具，確保票據(jù)格式規(guī)范、內(nèi)容真實(shí)。開具電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確填寫購買方和銷售方的名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息。電子票據(jù)的項(xiàng)目名稱應(yīng)與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)相符，金額、稅額應(yīng)準(zhǔn)確無誤。開具電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)將電子票據(jù)信息同步至電子票據(jù)管理系統(tǒng)，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。五、電子票據(jù)的取得1.取得流程業(yè)務(wù)部門在支付款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)向收款方索取電子票據(jù)。收款方應(yīng)按照規(guī)定開具電子票據(jù)，并將電子票據(jù)發(fā)送給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門收到電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)將電子票據(jù)傳遞給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對收到的電子票據(jù)進(jìn)行審核，確保票據(jù)信息真實(shí)、完整、合法后，進(jìn)行賬務(wù)處理。2.取得要求取得的電子票據(jù)應(yīng)是由國家統(tǒng)一的電子發(fā)票系統(tǒng)開具的合法有效票據(jù)。電子票據(jù)上應(yīng)加蓋收款方的發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整。取得電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行查驗(yàn)，確保票據(jù)信息真實(shí)、完整、合法。如發(fā)現(xiàn)電子票據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)與收款方聯(lián)系，要求其重新開具或更正。六、電子票據(jù)的使用1.使用范圍電子票據(jù)可用于商會及其所屬各分支機(jī)構(gòu)、會員單位在辦理各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中的支付結(jié)算、報(bào)銷等。電子票據(jù)不得轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借、代開，不得用于與實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不符的其他用途。2.使用要求使用電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行查驗(yàn)和確認(rèn)，確保票據(jù)信息真實(shí)、完整、合法。電子票據(jù)應(yīng)作為記賬憑證的附件，與其他相關(guān)憑證一并裝訂成冊，妥善保管。如因特殊原因需要作廢電子票據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行操作，并在電子票據(jù)管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)處理。七、電子票據(jù)的保管1.保管方式商會應(yīng)建立電子票據(jù)管理系統(tǒng)，對電子票據(jù)進(jìn)行集中管理。電子票據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具備電子票據(jù)的開具、取得、使用、查詢、統(tǒng)計(jì)、歸檔等功能。商會應(yīng)將電子票據(jù)的存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤等）進(jìn)行定期備份，并異地存放，確保電子票據(jù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。商會應(yīng)建立電子票據(jù)紙質(zhì)檔案管理制度，對電子票據(jù)的紙質(zhì)打印件進(jìn)行分類整理、裝訂成冊，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管。2.保管期限電子票據(jù)的電子數(shù)據(jù)應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限不得少于10年。電子票據(jù)的紙質(zhì)打印件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保管，保管期限不得少于15年。3.保管要求保管電子票據(jù)的存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或被盜。電子票據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子票據(jù)信息。定期對電子票據(jù)的存儲介質(zhì)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子票據(jù)數(shù)據(jù)的安全性和完整性。八、電子票據(jù)的查驗(yàn)與報(bào)銷1.查驗(yàn)方式商會及其所屬各分支機(jī)構(gòu)、會員單位在取得電子票據(jù)后，應(yīng)及時(shí)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺或其他合法有效的查驗(yàn)渠道進(jìn)行查驗(yàn)。查驗(yàn)電子票據(jù)時(shí)，應(yīng)輸入電子票據(jù)號碼、開票日期、金額、校驗(yàn)碼等信息，系統(tǒng)將自動顯示查驗(yàn)結(jié)果。如查驗(yàn)結(jié)果顯示電子票據(jù)信息與實(shí)際情況不符，應(yīng)及時(shí)與收款方聯(lián)系，要求其重新開具或更正。2.報(bào)銷流程員工在辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)將電子票據(jù)打印件作為報(bào)銷憑證，并在報(bào)銷單上注明電子票據(jù)號碼、開票日期、金額等信息。財(cái)務(wù)部門在審核報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)通過國家稅務(wù)總局全國增值稅發(fā)票查驗(yàn)平臺或其他合法有效的查驗(yàn)渠道對電子票據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，確保票據(jù)信息真實(shí)、完整、合法。經(jīng)審核無誤的電子票據(jù)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，并將電子票據(jù)打印件與其他報(bào)銷憑證一并裝訂成冊，妥善保管。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督商會應(yīng)建立健全電子票據(jù)內(nèi)部監(jiān)督制度，加強(qiáng)對電子票據(jù)管理工作的日常監(jiān)督和檢查。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對電子票據(jù)的開具、取得、使用、保管等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。審計(jì)部門應(yīng)定期對電子票據(jù)管理工作進(jìn)行審計(jì)，確保電子票據(jù)管理工作規(guī)范、合法。2.外部監(jiān)督商會應(yīng)積極配合國家稅務(wù)機(jī)關(guān)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供電子票據(jù)管理工