傳媒公司客戶檔案歸檔辦法

一、總則1.目的為規(guī)范傳媒公司客戶檔案的歸檔管理，有效保護和利用客戶信息資源，提高公司對客戶的服務水平，加強客戶關(guān)系管理，促進公司業(yè)務的持續(xù)健康發(fā)展，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于傳媒公司全體員工涉及的客戶檔案歸檔工作，同時客戶在與公司業(yè)務往來過程中產(chǎn)生的相關(guān)檔案信息的整理與歸檔也遵循本辦法規(guī)定。3.企業(yè)文化體現(xiàn)本公司秉持“創(chuàng)新、合作、共贏”的企業(yè)文化。在客戶檔案歸檔過程中，鼓勵員工積極創(chuàng)新歸檔方式方法，以提升檔案管理效率；強調(diào)各部門之間的合作，確保客戶檔案收集的完整性；通過有效管理客戶檔案，實現(xiàn)與客戶的共贏發(fā)展。客戶檔案作為公司重要資源，其管理應服務于公司與客戶共同成長的目標。4.設(shè)計理念客戶檔案歸檔設(shè)計以便捷查詢、安全存儲、有效利用為理念。通過科學分類、合理編碼等方式，構(gòu)建易于檢索的檔案體系。同時，注重檔案的數(shù)字化存儲與傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲相結(jié)合，保障檔案信息的安全與完整。二、組織架構(gòu)與職責劃分1.檔案管理部門-負責制定和完善客戶檔案歸檔管理制度與流程，并監(jiān)督執(zhí)行。-對各部門移交的客戶檔案進行集中審核、整理、分類、存儲和保管。-負責客戶檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，確保電子檔案的安全備份與管理。-為公司內(nèi)部各部門及經(jīng)授權(quán)的人員提供客戶檔案的查詢、借閱服務，并做好記錄。2.業(yè)務部門-負責在業(yè)務開展過程中及時收集、整理與客戶相關(guān)的各類原始資料，包括但不限于客戶基本信息、業(yè)務合同、溝通記錄、項目策劃與執(zhí)行文檔等。-按照檔案管理部門要求，定期將整理好的客戶檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案資料的真實性、完整性和準確性。-在業(yè)務需要時，向檔案管理部門提出客戶檔案的查詢、借閱申請，并按照規(guī)定使用檔案。3.其他支持部門-行政部門負責提供檔案存儲所需的場地、設(shè)備等物資支持，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案保管環(huán)境的維護工作。-信息技術(shù)部門負責為檔案管理部門提供技術(shù)支持，保障檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的正常運行，解決電子檔案管理過程中的技術(shù)問題。三、管理流程1.檔案收集-業(yè)務部門在與客戶建立合作關(guān)系或開展業(yè)務活動過程中，應同步收集各類相關(guān)檔案資料。如在客戶初次接洽時，收集客戶基本信息表、營業(yè)執(zhí)照副本復印件等；在簽訂業(yè)務合同時，收集合同原件及相關(guān)補充協(xié)議；在項目執(zhí)行過程中，收集項目策劃書、執(zhí)行報告、客戶反饋意見等。-各部門指定專人負責本部門客戶檔案的收集工作，定期對收集到的檔案資料進行初步整理，確保資料的完整性和規(guī)范性。2.檔案整理-業(yè)務部門將初步整理好的客戶檔案移交至檔案管理部門。檔案管理部門接收檔案后，按照預先設(shè)定的分類標準進行詳細分類。例如，按照客戶性質(zhì)（企業(yè)客戶、個人客戶）、業(yè)務類型（廣告業(yè)務、活動策劃業(yè)務等）、時間順序等進行分類。-對每份檔案進行編號，建立檔案索引目錄，明確檔案的存放位置和關(guān)鍵信息。同時，對檔案資料進行數(shù)字化掃描處理，將電子文件與紙質(zhì)檔案相對應，存儲于電子檔案庫中。3.檔案存儲-紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，采用檔案架、檔案盒等進行有序存放，確保檔案的存放環(huán)境干燥、通風、防火、防潮、防蟲。-電子檔案應存儲在安全的服務器和存儲設(shè)備中，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作電子檔案。4.檔案查詢與借閱-公司內(nèi)部員工因工作需要查詢或借閱客戶檔案時，需填寫《客戶檔案查詢/借閱申請表》，注明查詢或借閱的目的、檔案名稱、預計歸還時間等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交給檔案管理部門。-檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以辦理查詢或借閱手續(xù)。查詢可在檔案管理部門指定的區(qū)域進行，借閱則需按照規(guī)定的歸還時間及時歸還檔案。檔案管理人員應對檔案的查詢和借閱情況進行詳細記錄。四、權(quán)利與義務1.員工權(quán)利-員工有權(quán)按照規(guī)定流程查詢和借閱與工作相關(guān)的客戶檔案，以更好地開展業(yè)務工作，提升服務質(zhì)量。-員工對檔案管理工作有提出改進建議和意見的權(quán)利，檔案管理部門應認真對待并及時反饋。2.員工義務-員工有義務按照本辦法規(guī)定，及時、準確、完整地收集和移交客戶檔案資料，不得擅自留存、篡改或銷毀檔案。-在查詢和借閱客戶檔案過程中，員工有義務遵守檔案管理規(guī)定，妥善保管檔案，不得泄露檔案中的客戶信息。3.客戶權(quán)利-客戶有權(quán)了解公司對其檔案信息的收集、整理、存儲和使用情況，公司應按照相關(guān)法律法規(guī)向客戶進行說明。-客戶發(fā)現(xiàn)公司保存的其檔案信息存在錯誤或不準確時，有權(quán)要求公司進行核實和更正。4.客戶義務-客戶在與公司開展業(yè)務過程中，有義務提供真實、準確的相關(guān)信息資料，以確保檔案信息的可靠性。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-檔案管理部門定期對各部門客戶檔案的收集、整理和移交情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。-設(shè)立內(nèi)部監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對違反檔案管理規(guī)定的行為進行舉報。對于舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。-公司審計部門定期對客戶檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等。2.獎勵機制-對于在客戶檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如檔案收集及時、整理規(guī)范、提供有效利用等，公司將給予表彰和獎勵，包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。-對提出創(chuàng)新性檔案管理建議并被公司采納，取得顯著成效的員工，給予相應的獎勵。3.懲罰機制-對于未按照本辦法規(guī)定及時收集、整理和移交客戶檔案的部門或個人，給予警告處分，并責令限期整改。-對擅自篡改、銷毀客戶檔案資料，或泄露客戶檔案信息的員工，視情節(jié)輕重給予降職、降薪、辭退等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究