施工企業(yè)函件管理辦法一、總則（一）目的為加強施工企業(yè)函件管理，規(guī)范函件的收發(fā)、處理、存檔等流程，確保函件傳遞的準確性、及時性和有效性，維護企業(yè)的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本施工企業(yè)及所屬各項目部、分公司等相關部門之間以及與外部單位（包括建設單位、監(jiān)理單位、供應商、分包商等）之間往來函件的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：函件的內容和處理程序必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及企業(yè)內部規(guī)章制度的要求。2.準確及時原則：函件的撰寫應準確表達意圖，避免歧義；傳遞和處理應及時，不得延誤，確保信息的時效性。3.責任明確原則：明確函件處理過程中各環(huán)節(jié)的責任主體，做到職責清晰，便于追溯和考核。4.存檔規(guī)范原則：對函件進行規(guī)范的存檔管理，以便日后查閱和參考，為企業(yè)的決策、糾紛處理等提供依據。二、函件的分類與格式（一）函件分類1.工程聯(lián)系函：用于施工過程中與建設單位、監(jiān)理單位、設計單位等就工程進度、質量、技術、變更等問題進行溝通和協(xié)調。2.工作聯(lián)系函：主要用于企業(yè)內部各部門之間就工作安排、協(xié)作事項、資源調配等進行交流。3.商務函件：涉及與供應商、分包商等在物資采購、合同執(zhí)行、款項支付等商務活動方面的函件。4.法務函件：針對法律事務、糾紛處理、合規(guī)要求等方面發(fā)出或收到的函件。（二）函件格式1.函件應包含標題、編號、主送單位、正文、附件、抄送單位、落款、日期等基本要素。2.標題應準確概括函件的主題，簡潔明了。編號應按照一定的規(guī)則進行編制，以便于查詢和管理。3.正文應條理清晰，語言規(guī)范，表達準確。開頭應寫明發(fā)函緣由，中間闡述主要內容，結尾提出具體要求或期望。如有附件，應在正文中注明附件名稱和數量，并在函件后附上相關附件。4.落款應注明發(fā)函單位名稱，并加蓋公章；日期應填寫準確的發(fā)函日期。三、函件的收發(fā)管理（一）收文管理1.設立專門的函件收發(fā)崗位或指定專人負責函件的接收工作。接收人員應及時簽收函件，并對函件的完整性進行檢查，如發(fā)現函件有破損、缺頁等情況，應及時與發(fā)函方聯(lián)系。2.對收到的函件進行分類登記，記錄函件的編號、標題、發(fā)函單位、收文日期、內容摘要等信息，并建立收文臺賬。3.根據函件的性質和內容，及時將函件分發(fā)給相關部門或人員進行處理。對于緊急函件，應立即通知相關負責人，并跟蹤處理進度。（二）發(fā)文管理1.各部門或人員如需對外發(fā)送函件，應填寫《函件發(fā)文審批表》，詳細注明函件的主題、內容、主送單位、抄送單位等信息，并經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。2.涉及重要事項、重大決策、法律事務等的函件，需經企業(yè)主要領導審批。3.經審批同意后的函件，由發(fā)文部門按照規(guī)定的格式進行撰寫和打印。撰寫人員應認真核對函件內容，確保準確無誤。4.函件打印完成后，由發(fā)文人員加蓋公章，并按照規(guī)定的方式進行封裝和發(fā)送。對于重要函件，應采用掛號信、特快專遞等方式發(fā)送，并保留好發(fā)送憑證。四、函件的處理流程（一）工程聯(lián)系函處理流程1.施工單位收到建設單位或監(jiān)理單位的工程聯(lián)系函后，相關部門應組織人員對函件內容進行研究分析，明確函件提出的問題或要求。2.根據函件內容，由項目經理或技術負責人組織相關人員制定處理方案，并明確責任人和完成時間。3.責任部門或人員按照處理方案進行處理，并及時將處理結果反饋給建設單位或監(jiān)理單位。處理結果應以書面形式回復，回復函應經審核簽字后加蓋公章。4.對于涉及工程變更、費用調整等重要事項的工程聯(lián)系函，應按照企業(yè)內部的工程變更管理辦法進行處理，辦理相關的審批手續(xù)，并做好資料歸檔工作。（二）工作聯(lián)系函處理流程1.企業(yè)內部各部門收到工作聯(lián)系函后，應及時安排專人進行處理。處理人員應根據函件內容，與相關部門或人員進行溝通協(xié)調，明確工作要求和協(xié)作事項。2.對于需要其他部門配合完成的工作，應及時與相關部門協(xié)商，制定工作計劃和時間表，并明確責任分工。3.處理完成后，應將處理情況以書面形式回復發(fā)函部門，并抄送相關領導。如在處理過程中存在問題或需要進一步溝通協(xié)調的事項，應及時反饋給發(fā)函部門，共同尋求解決方案。（三）商務函件處理流程1.商務部門收到供應商或分包商的商務函件后，應認真分析函件內容，涉及合同執(zhí)行、款項支付、物資供應等方面的問題，及時與相關部門進行溝通。2.根據函件要求，由商務人員與對方進行協(xié)商談判，提出合理的解決方案。如涉及合同變更、補充協(xié)議等事項，應按照企業(yè)內部的合同管理規(guī)定進行審批和簽訂。3.對于商務函件的處理結果，應及時以書面形式回復對方，并做好存檔工作。在處理商務函件過程中，應注意維護企業(yè)的利益，確保商務活動的順利進行。（四）法務函件處理流程1.法務部門收到法務函件后，應立即進行審查，并組織相關人員對函件涉及的法律問題進行分析研究。2.根據法律分析結果，制定應對策略和處理方案。對于重大法律事務，應及時向企業(yè)領導匯報，并組織相關部門進行討論和決策。3.按照處理方案，由法務人員起草回復函件，并經審核簽字后加蓋公章。回復函應依法依規(guī)，有理有據，維護企業(yè)的合法權益。4.在處理法務函件過程中，應做好相關證據的收集、整理和保存工作，為可能出現的法律糾紛提供支持。五、函件的存檔與保管（一）存檔要求1.函件處理完畢后，相關部門應及時將函件原件及處理過程中的相關資料（如審批表、回復函、會議紀要等）移交企業(yè)檔案管理部門進行存檔。2.檔案管理部門應按照檔案管理的相關規(guī)定，對函件進行分類整理、編號裝訂，并建立電子檔案和紙質檔案。電子檔案應確保數據的完整性和安全性，便于查詢和檢索。3.函件的存檔期限應根據企業(yè)內部規(guī)定和相關法律法規(guī)要求執(zhí)行。一般情況下，重要函件的存檔期限不少于[X]年，涉及工程建設、合同執(zhí)行等方面的函件應長期保存。（二）保管措施1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保函件檔案的安全。2.建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。因工作需要查閱函件檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。借閱人員應在規(guī)定時間內歸還檔案，并保證檔案的完整性和保密性。3.定期對函件檔案進行清查和盤點，檢查檔案的保管情況和完整性。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并追究相關人員的責任。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.企業(yè)設立函件管理監(jiān)督小組，定期對各部門的函件管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內容包括函件的收發(fā)、處理、存檔等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定，以及函件處理的及時性、準確性和有效性等。2.監(jiān)督小組可通過查閱臺賬、抽查函件、走訪相關部門等方式進行監(jiān)督檢查，并將檢查結果及時反饋給被檢查部門。對于發(fā)現的問題，應下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核機制1.建立函件管理考核制度，將函件管理工作納入部門和個人的績效考核體系?？己酥笜税ê幚淼募皶r率、準