月度合同結(jié)算管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司月度合同結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司經(jīng)濟(jì)利益，保障合同雙方合法權(quán)益，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與供應(yīng)商、客戶簽訂的各類月度合同結(jié)算業(yè)務(wù)，包括但不限于采購(gòu)合同、銷售合同、服務(wù)合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同結(jié)算應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保結(jié)算行為合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：結(jié)算數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、漏報(bào)或錯(cuò)報(bào)。3.及時(shí)性原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成結(jié)算工作，確保資金及時(shí)流轉(zhuǎn)。4.一致性原則：結(jié)算依據(jù)應(yīng)與合同條款一致，不得擅自變更結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)。二、結(jié)算流程（一）結(jié)算申請(qǐng)1.每月[具體日期]前，合同執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)合同執(zhí)行情況，填寫《月度合同結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明合同編號(hào)、合同名稱、結(jié)算期間、結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等信息，并附上相關(guān)證明材料，如發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.《月度合同結(jié)算申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。（二）財(cái)務(wù)審核1.財(cái)務(wù)部門收到《月度合同結(jié)算申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料后，應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、結(jié)算金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票的真實(shí)性與合規(guī)性、相關(guān)證明材料的完整性等。3.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同執(zhí)行部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）審批1.經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核無(wú)誤的《月度合同結(jié)算申請(qǐng)表》，按照公司審批流程提交審批。2.審批權(quán)限根據(jù)合同金額大小及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般合同結(jié)算由部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重大合同結(jié)算需經(jīng)總經(jīng)理審批。（四）結(jié)算支付1.審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同約定的結(jié)算方式，及時(shí)辦理結(jié)算支付手續(xù)。2.如采用銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，應(yīng)確保收款賬戶信息準(zhǔn)確無(wú)誤；如采用支票支付，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定進(jìn)行操作。3.支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記相關(guān)賬目，并將結(jié)算情況反饋給合同執(zhí)行部門。三、結(jié)算依據(jù)（一）采購(gòu)合同1.采購(gòu)合同應(yīng)明確規(guī)定結(jié)算方式、結(jié)算周期、結(jié)算價(jià)格等條款。2.結(jié)算依據(jù)為供應(yīng)商提供的發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容與采購(gòu)合同一致；送貨單應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期等信息；驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)由采購(gòu)部門、使用部門等相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.如采購(gòu)合同中有質(zhì)量保證金條款，應(yīng)在結(jié)算時(shí)按照約定扣除相應(yīng)金額。（二）銷售合同1.銷售合同應(yīng)明確規(guī)定結(jié)算方式、結(jié)算周期、結(jié)算價(jià)格等條款。2.結(jié)算依據(jù)為客戶簽收的銷售發(fā)票、發(fā)貨單等。銷售發(fā)票應(yīng)按照稅務(wù)規(guī)定開具，發(fā)貨單應(yīng)注明貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)貨日期等信息。3.如銷售合同中有預(yù)付款、尾款等條款，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。（三）服務(wù)合同1.服務(wù)合同應(yīng)明確規(guī)定服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、結(jié)算方式、結(jié)算周期、結(jié)算價(jià)格等條款。2.結(jié)算依據(jù)為服務(wù)提供方提交的服務(wù)報(bào)告、發(fā)票等。服務(wù)報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)時(shí)間、服務(wù)成果等信息；發(fā)票應(yīng)真實(shí)、合法、有效，內(nèi)容與服務(wù)合同一致。3.如服務(wù)合同中有服務(wù)質(zhì)量考核條款，應(yīng)在結(jié)算時(shí)根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。四、結(jié)算爭(zhēng)議處理（一）爭(zhēng)議提出1.合同雙方如對(duì)月度合同結(jié)算存在爭(zhēng)議，應(yīng)首先通過(guò)友好協(xié)商解決。2.如協(xié)商不成，任何一方均可在爭(zhēng)議發(fā)生之日起[規(guī)定工作日]內(nèi)，向?qū)Ψ桨l(fā)出《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議通知書》，詳細(xì)說(shuō)明爭(zhēng)議事項(xiàng)及理由，并附上相關(guān)證明材料。（二）爭(zhēng)議調(diào)查1.收到《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議通知書》后，雙方應(yīng)在[規(guī)定工作日]內(nèi)組成聯(lián)合調(diào)查組，對(duì)爭(zhēng)議事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。2.聯(lián)合調(diào)查組應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，包括合同文件、往來(lái)信函、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，并聽取雙方的陳述和申辯。（三）爭(zhēng)議解決1.聯(lián)合調(diào)查組應(yīng)在調(diào)查結(jié)束后[規(guī)定工作日]內(nèi)，出具《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議調(diào)查報(bào)告》，明確爭(zhēng)議事項(xiàng)的事實(shí)真相及處理建議。2.雙方應(yīng)根據(jù)《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議調(diào)查報(bào)告》進(jìn)行協(xié)商，如協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)，應(yīng)簽訂《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議解決方案》，作為結(jié)算依據(jù)。3.如協(xié)商仍無(wú)法達(dá)成一致意見(jiàn)，可按照合同約定的爭(zhēng)議解決方式，如仲裁或訴訟，通過(guò)法律途徑解決。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)月度合同結(jié)算情況進(jìn)行審計(jì)，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、結(jié)算依據(jù)是否充分等。2.審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并提出整改建議。相關(guān)部門應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，確保結(jié)算管理工作規(guī)范有序。（二）績(jī)效考核1.將月度合同結(jié)算工作納入相關(guān)部門及人員的績(jī)效考核體系，對(duì)結(jié)算工作完成情況、準(zhǔn)確性、及時(shí)性等指標(biāo)進(jìn)行考核。2.績(jī)效考核結(jié)果與部門及人員的薪酬、獎(jiǎng)金、晉升等掛鉤，激勵(lì)各部門及人員積極做好結(jié)算管理工作。六、檔案管理（一）檔案收集1.月度合同結(jié)算過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件、資料，包括《月度合同結(jié)算申請(qǐng)表》、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議通知書》、《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議調(diào)查報(bào)告》、《月度合同結(jié)算爭(zhēng)議解決方案》等，均應(yīng)作為結(jié)算檔案進(jìn)行收集。2.檔案收集工作由合同執(zhí)行部門負(fù)責(zé)，應(yīng)確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。（二）檔案整理1.合同執(zhí)行部門應(yīng)在每月結(jié)算工作完成后[規(guī)定工作日]內(nèi)，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行整理，按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類編號(hào)，并編制檔案目錄。2.整理后的檔案資料應(yīng)裝訂成冊(cè)，一式兩份，一份由合同執(zhí)行部門留存，一份交財(cái)務(wù)部門歸檔。（三）檔案保管1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管柜，對(duì)結(jié)算檔案進(jìn)行妥善保管。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.檔案保管期間，應(yīng)確保檔案資料的安全、完整，防止檔案丟失、損壞或泄露。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱結(jié)算檔案的，應(yīng)填寫《月度合同結(jié)算檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到財(cái)務(wù)部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《月度合同結(jié)算檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。七、附則