醫(yī)院檔案綜合管理辦法一、使用背景醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅反映了醫(yī)院的發(fā)展歷程，更是醫(yī)院開展各項(xiàng)工作的重要依據(jù)和參考。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)以及醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，對檔案綜合管理的要求也日益提高。為了確保醫(yī)院檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的有效利用，特制定本管理辦法。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)院各科室、部門在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案資料的管理。三、管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性和完整性原則：檔案管理人員應(yīng)確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得擅自篡改、偽造檔案。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等重要檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。四、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定醫(yī)院檔案管理制度和工作流程，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放安全，環(huán)境符合要求。負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化處理，建立醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。負(fù)責(zé)組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。負(fù)責(zé)為醫(yī)院各科室、部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。負(fù)責(zé)對醫(yī)院檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，定期組織檔案工作培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.各科室、部門職責(zé)負(fù)責(zé)本科室、部門檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至醫(yī)院檔案管理部門。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室、部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、裝訂等工作。按照醫(yī)院檔案管理要求，及時(shí)將本科室、部門在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料進(jìn)行歸檔，確保檔案的齊全、完整。嚴(yán)格遵守檔案借閱、查閱制度，在利用檔案過程中，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。五、檔案收集1.收集范圍醫(yī)療檔案：包括病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、治療方案、手術(shù)記錄等。教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教案、課件、學(xué)生成績、實(shí)習(xí)報(bào)告等?？蒲袡n案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究成果、論文著作、科研獎(jiǎng)勵(lì)等。行政管理檔案：包括醫(yī)院文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。其他檔案：如醫(yī)院基建檔案、設(shè)備檔案、外事檔案、聲像檔案等。2.收集要求各科室、部門應(yīng)在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案資料進(jìn)行收集整理，確保檔案的及時(shí)性和完整性。收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，符合檔案裝訂要求。對于電子檔案，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，同時(shí)注明電子檔案的形成時(shí)間、來源等信息。3.收集流程各科室、部門兼職檔案員按照檔案收集范圍，定期對本科室、部門的檔案資料進(jìn)行收集整理，并填寫檔案移交清單。整理完畢后，將檔案資料及移交清單一并移交至醫(yī)院檔案管理部門。檔案管理部門接收檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對移交清單內(nèi)容與檔案實(shí)際情況是否相符，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交科室溝通解決。六、檔案整理1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。2.整理方法分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將醫(yī)院檔案分為醫(yī)療檔案、教學(xué)檔案、科研檔案、行政管理檔案、其他檔案等五大類，每大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。編號規(guī)則可根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況制定，例如采用年度+類別代碼+順序號的方式。編目：對整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保裝訂牢固、整齊美觀。對于幅面過大的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊處理，使其符合檔案裝訂要求。裝盒：將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限、起止編號等信息，便于檔案的存放和查找。七、檔案保管1.保管場所醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存放安全。檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.保管方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，便于查找和利用；電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的信息化管理。定期對檔案進(jìn)行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量與檔案目錄一致，如有問題應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。3.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括醫(yī)院的重要?dú)v史文件、法規(guī)性文件、年度綜合報(bào)表、重要會(huì)議記錄、重大科研成果、人事任免文件等；長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要包括醫(yī)院的一般性文件、醫(yī)療技術(shù)檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等；短期保管的檔案保管期限一般為15年以下，主要包括醫(yī)院的臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。4.檔案鑒定與銷毀定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)科室、部門人員組成鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案銷毀工作的記錄。八、檔案利用1.利用范圍醫(yī)院內(nèi)部各科室、部門因醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院相關(guān)制度辦理查閱手續(xù)?；颊呒捌浼覍僖蜥t(yī)療需要，可在醫(yī)院規(guī)定的范圍內(nèi)查閱本人的病歷檔案。2.利用方式查閱：醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案，如有損壞或丟失應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。復(fù)制：對于確因工作需要無法借閱原件的檔案資料，可申請復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤后，方可提供使用。3.利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)熱情接待檔案利用者，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料，滿足利用者的需求。對于利用頻率較高的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況制作檔案副本或電子備份，方便利用者查閱。定期收集檔案利用反饋意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作，提高服務(wù)質(zhì)量。九、監(jiān)督與檢查1.醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)定期對各科室、部門的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作符合本辦法及相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性以及管理制度的執(zhí)行情況。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)