醫(yī)院合同編碼管理辦法一、引言在醫(yī)院的日常運(yùn)營中，合同管理是一項至關(guān)重要的工作。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷拓展和合同數(shù)量的日益增加，如何高效、準(zhǔn)確地管理合同成為了擺在我們面前的一個重要課題。合同編碼管理作為合同管理的重要環(huán)節(jié)，對于提高合同管理的效率和質(zhì)量具有重要意義。它能夠幫助我們快速準(zhǔn)確地查找、統(tǒng)計和分析合同信息，為醫(yī)院的決策提供有力支持。因此，制定一套科學(xué)合理、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的醫(yī)院合同編碼管理辦法是非常必要的。二、適用范圍本辦法適用于醫(yī)院與外部單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于醫(yī)療服務(wù)合同、藥品采購合同、設(shè)備采購合同、工程建設(shè)合同、科研合作合同等。三、編碼原則1.唯一性原則：每個合同都應(yīng)有唯一的編碼，確保合同編碼與合同一一對應(yīng)，避免出現(xiàn)編碼重復(fù)或混淆的情況。2.系統(tǒng)性原則：合同編碼應(yīng)具有一定的系統(tǒng)性和邏輯性，便于分類、統(tǒng)計和查詢。編碼應(yīng)能夠反映合同的類別、年份、順序等信息。3.穩(wěn)定性原則：合同編碼一旦確定，應(yīng)保持相對穩(wěn)定，避免頻繁更改。如因特殊原因需要更改編碼，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并確保相關(guān)部門和人員能夠及時了解編碼的變化情況。4.簡潔性原則：合同編碼應(yīng)簡潔明了，易于記憶和使用。編碼長度不宜過長，以方便錄入和查詢。四、編碼結(jié)構(gòu)醫(yī)院合同編碼采用[X]位數(shù)字編碼結(jié)構(gòu)，具體如下：（一）合同類別碼（[X]位）根據(jù)合同的性質(zhì)和類別，設(shè)置不同的合同類別碼。例如：醫(yī)療服務(wù)合同：[具體代碼1]藥品采購合同：[具體代碼2]設(shè)備采購合同：[具體代碼3]工程建設(shè)合同：[具體代碼4]科研合作合同：[具體代碼5]（二）年份碼（[X]位）采用合同簽訂年份的后兩位數(shù)字表示。例如，2023年簽訂的合同，年份碼為“23”。（三）順序碼（[X]位）按照合同簽訂的先后順序，從001開始依次編號。例如，醫(yī)院在2023年簽訂的第一份醫(yī)療服務(wù)合同，其編碼為[具體代碼1]23001。五、編碼流程1.合同起草階段：合同起草部門在起草合同的同時，負(fù)責(zé)為合同分配編碼。編碼人員應(yīng)根據(jù)合同類別和年份，按照編碼規(guī)則生成合同編碼，并在合同審批表中填寫合同編碼。2.合同審批階段：合同審批部門在審批合同過程中，應(yīng)檢查合同編碼是否符合編碼規(guī)則。如發(fā)現(xiàn)編碼有誤，應(yīng)及時通知合同起草部門進(jìn)行更正。3.合同簽訂階段：合同簽訂部門在簽訂合同前，應(yīng)再次核對合同編碼是否正確。如發(fā)現(xiàn)編碼有誤，應(yīng)及時與合同起草部門溝通協(xié)調(diào)，確保合同編碼的準(zhǔn)確性。4.合同歸檔階段：合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)按照合同編碼順序?qū)贤M(jìn)行歸檔。同時，應(yīng)建立合同編碼與合同檔案的對應(yīng)關(guān)系，便于查詢和管理。六、編碼維護(hù)1.編碼變更：如因合同內(nèi)容調(diào)整、合同主體變更等原因需要變更合同編碼，合同起草部門應(yīng)填寫《合同編碼變更申請表》，詳細(xì)說明變更原因和變更后的編碼。經(jīng)合同審批部門審批同意后，合同管理部門負(fù)責(zé)對合同編碼進(jìn)行變更，并及時更新相關(guān)合同檔案和信息系統(tǒng)。2.編碼停用：對于已終止或失效的合同，合同管理部門應(yīng)及時停用其合同編碼，并在合同檔案中注明停用原因和停用時間。同時，應(yīng)定期清理停用的合同編碼，避免編碼資源的浪費(fèi)。3.編碼查詢與統(tǒng)計：醫(yī)院各部門可通過合同管理系統(tǒng)或合同檔案查詢合同編碼信息。合同管理部門應(yīng)定期對合同編碼進(jìn)行統(tǒng)計分析，如合同類別分布、年份分布、合同金額分布等，為醫(yī)院的決策提供數(shù)據(jù)支持。七、編碼管理職責(zé)1.合同管理部門負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)院合同編碼管理辦法，并組織實施。負(fù)責(zé)合同編碼的分配、變更、停用等管理工作。負(fù)責(zé)建立合同編碼與合同檔案的對應(yīng)關(guān)系，確保合同編碼的準(zhǔn)確性和完整性。負(fù)責(zé)定期對合同編碼進(jìn)行統(tǒng)計分析，為醫(yī)院的決策提供數(shù)據(jù)支持。2.合同起草部門負(fù)責(zé)在合同起草階段為合同分配編碼，并確保編碼的準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)填寫《合同編碼變更申請表》，并提交合同審批部門審批。負(fù)責(zé)配合合同管理部門做好合同編碼的維護(hù)工作。3.合同審批部門負(fù)責(zé)在合同審批過程中檢查合同編碼是否符合編碼規(guī)則。負(fù)責(zé)審批《合同編碼變更申請表》，并及時反饋審批意見。4.合同簽訂部門負(fù)責(zé)在合同簽訂前核對合同編碼是否正確。負(fù)責(zé)配合合同管理部門做好合同編碼的維護(hù)工作。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查：醫(yī)院審計部門應(yīng)定期對合同編碼管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查合同編碼的分配、變更、停用等是否符合編碼規(guī)則，合同編碼與合同檔案的對應(yīng)關(guān)系是否準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.考核評價：醫(yī)院將合同編碼管理工作納入部門績效考核體系，對合同編碼管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對合同編碼管理工作不力