模具合同周期管理辦法一、總則（一）目的為加強公司模具合同周期管理，規(guī)范合同簽訂、執(zhí)行、變更及終止等流程，提高合同管理效率，降低運營風險，保障公司合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與外部供應商或客戶簽訂的各類模具合同，包括但不限于模具設計、制造、驗收等相關業(yè)務的合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保合同簽訂與履行合法有效。2.全面管理原則：涵蓋模具合同從簽訂至終止的全過程，進行全方位、動態(tài)化管理。3.風險防控原則：識別、評估和應對合同履行過程中的風險，采取有效措施降低風險影響。4.協同高效原則：加強各部門之間的溝通協作，提高合同執(zhí)行效率，確保項目順利推進。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務部門根據項目需求，填寫《模具合同立項申請表》，詳細說明項目背景、模具規(guī)格、技術要求、預計交付時間、預算金額等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至公司合同管理部門。3.合同管理部門對申請表進行初步審查，重點審查項目的必要性、可行性及預算合理性。如發(fā)現問題，及時與業(yè)務部門溝通協調，提出修改意見。（二）供應商選擇與評審1.業(yè)務部門負責供應商的尋找與初步篩選，收集潛在供應商的相關資料，包括企業(yè)資質、業(yè)績案例、生產能力、技術水平、售后服務等。2.合同管理部門組織相關部門（如技術部門、質量部門、財務部門等）對潛在供應商進行評審。評審內容包括供應商的綜合實力、信譽狀況、報價合理性、技術方案可行性等。3.根據評審結果，確定合格供應商名單。對于重大模具項目，可采用招標、競爭性談判等方式選擇最優(yōu)供應商。（三）合同起草與審核1.確定供應商后，由業(yè)務部門負責起草模具合同文本。合同應明確雙方的權利義務、模具規(guī)格、數量、價格、交付時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.合同文本起草完成后，提交至合同管理部門進行法律審核。合同管理部門依據法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，對合同條款進行審查，確保合同合法合規(guī)、條款完備、表述準確。3.法律審核通過后，合同管理部門將合同文本分送技術部門、質量部門、財務部門等相關部門進行專業(yè)審核。各部門從自身專業(yè)角度出發(fā)，對合同條款提出審核意見，重點關注技術要求、質量標準、價格合理性、付款方式等方面。4.業(yè)務部門根據各部門審核意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本再次提交至合同管理部門進行復審，確保審核意見得到落實。（四）合同簽訂1.經審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂合同時，雙方應仔細核對合同條款，確保合同內容與雙方達成的一致意見相符。2.合同簽訂后，合同管理部門負責對合同進行編號、歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關部門，以便各部門按照職責分工開展后續(xù)工作。三、合同執(zhí)行管理（一）任務分配與溝通協調1.合同簽訂后，業(yè)務部門應根據合同要求，制定詳細的項目執(zhí)行計劃，明確各階段的工作任務、責任人及時間節(jié)點。2.將項目執(zhí)行計劃分發(fā)給相關部門，各部門按照計劃要求組織開展工作。在合同執(zhí)行過程中，業(yè)務部門負責與供應商保持密切溝通，及時協調解決項目中出現的問題。3.定期召開項目進度協調會，由業(yè)務部門主持，各相關部門參加。會議主要通報項目進展情況，分析解決存在的問題，明確下一階段工作重點和要求。（二）模具設計與制造管理1.技術部門按照合同約定的模具規(guī)格和技術要求，負責模具的設計工作。設計過程中，應充分考慮模具的實用性、可靠性、經濟性等因素，確保設計方案滿足項目需求。2.供應商依據技術部門提供的設計圖紙和技術要求，組織模具制造工作。在制造過程中，應嚴格按照質量管理體系要求，加強質量控制，確保模具質量符合合同標準。3.質量部門負責對模具制造過程進行質量監(jiān)督檢查。定期深入供應商生產現場，檢查原材料質量、生產工藝執(zhí)行情況、產品質量檢驗記錄等，發(fā)現問題及時要求供應商整改。（三）進度跟蹤與監(jiān)控1.業(yè)務部門建立合同執(zhí)行進度跟蹤臺賬，實時記錄項目各階段的工作進展情況。定期對項目進度進行檢查，與合同約定的時間節(jié)點進行對比分析，及時發(fā)現進度偏差。2.對于出現進度偏差的項目，業(yè)務部門應會同相關部門分析原因，制定針對性的解決措施。如因供應商原因導致進度延誤，應及時向供應商發(fā)出書面通知，要求其限期整改，并承擔相應的違約責任。3.合同管理部門負責對合同執(zhí)行進度進行總體監(jiān)控，定期向公司管理層匯報合同執(zhí)行情況，為公司決策提供依據。（四）質量控制與驗收管理1.質量部門依據合同約定的質量標準，制定詳細的模具質量檢驗方案。在模具制造完成后，按照檢驗方案對模具進行全面檢驗，確保模具質量符合要求。2.檢驗內容包括外觀質量、尺寸精度、物理性能、化學性能等方面。檢驗合格后，出具質量檢驗報告。3.業(yè)務部門組織相關部門（如技術部門、使用部門等）對模具進行驗收。驗收過程中，應嚴格按照合同要求和質量檢驗報告進行，確保模具滿足實際使用需求。4.如驗收不合格，業(yè)務部門應及時通知供應商進行整改。整改完成后，重新組織驗收，直至驗收合格為止。供應商應承擔因模具質量問題導致的一切損失。（五）付款管理1.財務部門按照合同約定的付款方式和時間節(jié)點，負責審核付款申請。付款申請應附合同執(zhí)行情況說明、質量檢驗報告、發(fā)票等相關資料。2.審核通過后，財務部門辦理付款手續(xù)。對于預付款項，應嚴格控制風險，確保預付款項用于合同約定的項目。對于進度款和驗收款，應根據合同執(zhí)行進度和質量驗收情況進行支付。3.如供應商未按照合同約定履行義務，財務部門有權暫停付款，并及時通知業(yè)務部門采取措施。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因項目需求變化、技術要求調整、不可抗力等原因需要變更合同內容，業(yè)務部門應填寫《模具合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至合同管理部門。（二）變更評估與審批1.合同管理部門收到變更申請后，組織相關部門（如技術部門、質量部門、財務部門等）對變更內容進行評估。評估內容包括變更的必要性、可行性、對合同價格和交付時間的影響等。2.根據評估結果，合同管理部門提出審批意見。對于重大變更事項，需提交公司管理層審批。3.經審批同意的變更申請，由業(yè)務部門與供應商協商一致后，簽訂合同變更協議。變更協議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。（三）變更執(zhí)行與監(jiān)控1.合同變更協議簽訂后，各部門按照變更協議要求組織開展工作。業(yè)務部門負責跟蹤變更執(zhí)行情況，及時協調解決變更過程中出現的問題。2.合同管理部門對合同變更執(zhí)行情況進行監(jiān)控，確保變更內容得到有效落實。如發(fā)現變更執(zhí)行過程中存在問題，應及時督促相關部門進行整改。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現，合同自然終止。2.經雙方協商一致，提前解除合同。3.因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因，導致合同無法繼續(xù)履行，雙方協商解除合同。4.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止申請與審批1.符合合同終止情形的，由業(yè)務部門填寫《模具合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因及相關情況。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至合同管理部門。3.合同管理部門組織相關部門對終止申請進行審核。審核通過后，報公司管理層審批。（三）終止清算1.合同終止后，業(yè)務部門負責組織相關部門對合同執(zhí)行情況進行清算。清算內容包括模具交付情況、質量驗收情況、款項支付情況、違約責任承擔情況等。2.財務部門根據清算結果，辦理財務結算手續(xù)。對于合同履行過程中存在的爭議事項，按照合同約定的爭議解決方式進行處理。3.合同管理部門負責對合同終止后的相關資料進行整理歸檔，妥善保管。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門會同相關部門定期對模具合同進行風險識別，梳理合同履行過程中可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、進度風險、法律風險等。2.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個級別，以便采取針對性的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于高風險事項，制定專項風險應對方案，明確責任部門和責任人，采取嚴格的防控措施，確保風險得到有效控制。2.對于中等風險事項，加強監(jiān)控和管理，制定相應的風險應對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.對于低風險事項，進行日常關注和跟蹤，做好風險預警工作，及時發(fā)現風險變化情況，采取必要的應對措施。（三）風險監(jiān)控與預警1.建立合同風險監(jiān)控機制，定期對合同風險狀況進行檢查和評估。合同管理部門負責收集、分析合同履行過程中的相關信息，及時發(fā)現風險變化情況。2.當風險等級發(fā)生變化或出現風險預警信號時，及時發(fā)出風險預警通知，提醒相關部門采取應對措施。對于重大風險事件，應立即向公司管理層報告，以便及時做出決策。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理部門負責收集合同相關的各類文件資料，包括合同文本、立項申請表、評審記錄、變更協議、終止申請表、質量檢驗報告、付款憑證、發(fā)票等。2.確保收集的文件資料齊全、完整、真實，能夠準確反映合同履行全過程。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門對收集到的文件資料進行分類整理，按照合同編號、時間順序等進行排序，編制檔案目錄。2.將整理好的文件資料裝訂成冊，存入專用檔案柜進行保管。同時，建立電子檔案，實現檔案的電子化管理，方便查詢和使用。（三）檔案查閱與借閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。2