影視公司道具采購驗收細(xì)則

一、總則1.目的為加強(qiáng)公司采購物資的質(zhì)量管理，規(guī)范采購驗收流程，確保所采購的物資符合公司影視制作及運營需求，特制定本細(xì)則。2.適用范圍本細(xì)則適用于公司所有采購項目的驗收工作，涉及采購部門、使用部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員，以及為公司提供物資的所有供應(yīng)商。3.指導(dǎo)原則遵循公司“創(chuàng)新、協(xié)作、卓越、責(zé)任”的企業(yè)文化，以確保采購物資質(zhì)量為核心，注重社會效益與經(jīng)濟(jì)效益的統(tǒng)一。在驗收過程中，秉持公平、公正、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，依據(jù)明確的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行操作。同時，體現(xiàn)扁平化管理理念，減少不必要的層級審批，提高驗收效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.采購部門-負(fù)責(zé)采購合同的簽訂與執(zhí)行，確保采購物資按計劃到貨。-提前將采購信息（包括物資規(guī)格、數(shù)量、到貨時間等）通知使用部門和驗收部門。-協(xié)助驗收部門解決驗收過程中與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)問題，如對不合格物資的退換貨處理等。2.使用部門-參與采購需求的提出和采購規(guī)格的制定，明確物資的使用要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。-在驗收過程中，對物資的適用性、功能性進(jìn)行確認(rèn)，判斷是否滿足影視制作及公司運營實際需求。-負(fù)責(zé)對驗收合格物資的接收和后續(xù)使用管理。3.驗收部門-依據(jù)采購合同、技術(shù)規(guī)格等文件制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法和流程。-組織實施物資的驗收工作，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行全面檢查。-出具驗收報告，記錄驗收結(jié)果，對不合格物資提出處理意見。4.財務(wù)部門-參與重大采購項目的驗收，對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督。-根據(jù)驗收報告和相關(guān)憑證進(jìn)行財務(wù)核算與支付處理。三、管理流程1.驗收準(zhǔn)備-采購部門在物資到貨前[X]個工作日，將采購合同副本、到貨通知單等相關(guān)資料提交給驗收部門和使用部門。-驗收部門根據(jù)采購合同和技術(shù)規(guī)格要求，制定詳細(xì)的驗收計劃，明確驗收人員、時間、地點、方法和標(biāo)準(zhǔn)等。-驗收人員熟悉驗收標(biāo)準(zhǔn)和要求，準(zhǔn)備好必要的驗收工具和設(shè)備。2.到貨驗收-物資到貨時，采購部門應(yīng)通知驗收部門和使用部門共同進(jìn)行到貨驗收。-首先核對物資的外包裝是否完好，標(biāo)識是否清晰準(zhǔn)確，如有破損或標(biāo)識不清，應(yīng)記錄在案并與供應(yīng)商溝通。-依據(jù)采購合同和送貨清單，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號進(jìn)行逐一清點核對，確保數(shù)量準(zhǔn)確、規(guī)格相符。3.質(zhì)量檢驗-外觀檢查：對物資的外觀進(jìn)行檢查，查看是否有劃痕、變形、損壞等缺陷。-性能測試：按照技術(shù)規(guī)格要求，對物資的各項性能指標(biāo)進(jìn)行測試，如設(shè)備的功能、參數(shù)等是否達(dá)標(biāo)。對于影視制作相關(guān)的專業(yè)設(shè)備，需由專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行嚴(yán)格測試。-資料審查：檢查物資附帶的產(chǎn)品說明書、合格證、保修卡等資料是否齊全。4.驗收結(jié)果處理-驗收合格：驗收人員在驗收報告上簽字確認(rèn)，使用部門辦理物資接收手續(xù)，將物資入庫或投入使用。采購部門根據(jù)驗收報告和合同約定，辦理付款手續(xù)。-驗收不合格：驗收部門出具詳細(xì)的不合格報告，說明不合格原因和情況。采購部門及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等處理措施。如因不合格物資導(dǎo)致公司損失，應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。5.驗收記錄與存檔-驗收過程中，驗收人員應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、人員、物資信息、驗收結(jié)果等內(nèi)容。-驗收報告及相關(guān)記錄資料由驗收部門整理歸檔，保存期限為[X]年，以備后續(xù)查詢和追溯。四、權(quán)利與義務(wù)1.公司權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求供應(yīng)商按照合同約定提供符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資，對不合格物資提出退換貨等要求，并追究供應(yīng)商違約責(zé)任。-義務(wù)：按照合同約定及時支付貨款，為驗收工作提供必要的支持和條件。2.供應(yīng)商權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：有權(quán)要求公司按照合同約定的時間和方式支付貨款，在公司提出不合理驗收要求時進(jìn)行申訴。-義務(wù)：嚴(yán)格按照合同約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等要求提供物資，按時交貨，對不合格物資及時進(jìn)行處理。3.員工權(quán)利與義務(wù)-權(quán)利：員工有權(quán)對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出意見和建議，對不合理的驗收決定進(jìn)行申訴。-義務(wù)：嚴(yán)格遵守驗收流程和標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真履行驗收職責(zé)，不得弄虛作假、徇私舞弊。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-公司內(nèi)部審計部門定期對采購驗收工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查驗收流程的執(zhí)行情況、驗收結(jié)果的真實性和準(zhǔn)確性等。-設(shè)立投訴舉報渠道，接受公司員工和供應(yīng)商對驗收過程中違規(guī)行為的舉報，一經(jīng)查實，嚴(yán)肅處理。2.獎勵機(jī)制-對在驗收工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格把關(guān)，為公司避免重大損失的驗收人員，給予表彰和一定的物質(zhì)獎勵。-對于提出合理化建議，有效改進(jìn)驗收工作流程和方法，提高驗收效率和質(zhì)量的員工，給予相應(yīng)獎勵。3.懲罰機(jī)制-對在驗收工作中敷衍了事、弄虛作假、違反驗收流程和標(biāo)準(zhǔn)的員工，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職降薪等處罰。-因驗收人員失職導(dǎo)致不合格物資流入公司，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。六、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起生效實施，如有未盡事宜，由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。2.本細(xì)則應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際情況，適時進(jìn)行評估和調(diào)整，以確保其有效性和適應(yīng)性