氣象采購小組管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范氣象采購小組的工作流程，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，加強對采購活動的管理和監(jiān)督，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)氣象采購小組開展的各類采購活動，包括但不限于氣象設(shè)備、儀器、軟件、服務(wù)等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠實守信原則：采購小組及相關(guān)人員應(yīng)誠實守信，履行合同約定，維護公司/組織的良好形象。二、采購小組組成與職責(zé)（一）組成氣象采購小組由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門人員組成，成員包括但不限于采購部門代表、氣象專業(yè)技術(shù)人員、財務(wù)人員、法務(wù)人員等。采購小組設(shè)組長一名，負責(zé)主持采購小組的全面工作。（二）職責(zé)1.采購部門代表負責(zé)采購活動的組織、協(xié)調(diào)和實施。收集采購需求，編制采購文件。與供應(yīng)商進行溝通、談判，簽訂采購合同。跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。2.氣象專業(yè)技術(shù)人員提供氣象專業(yè)技術(shù)支持，參與采購需求的制定和評審。對采購的氣象設(shè)備、儀器、軟件等進行技術(shù)評估，提出技術(shù)要求和建議。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商技術(shù)能力的考察和評估。3.財務(wù)人員參與采購預(yù)算的編制和審核。對采購成本進行核算和控制，審核采購合同的付款條款。負責(zé)采購資金的支付和財務(wù)核算。4.法務(wù)人員審查采購文件和采購合同，確保其合法合規(guī)。提供法律咨詢和建議，處理采購過程中的法律事務(wù)。監(jiān)督采購活動是否符合法律法規(guī)要求。5.組長職責(zé)全面負責(zé)采購小組的工作，主持采購小組會議。協(xié)調(diào)采購小組各成員之間的工作，確保采購活動順利進行。對采購決策進行審核和批準，對采購結(jié)果負責(zé)。三、采購流程（一）采購需求提出1.各部門根據(jù)氣象業(yè)務(wù)發(fā)展需要，向采購部門提出采購需求。采購需求應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、交付時間等內(nèi)容。2.采購部門對采購需求進行匯總和整理，形成采購需求清單。（二）采購預(yù)算編制1.財務(wù)人員根據(jù)采購需求清單，結(jié)合公司/組織財務(wù)狀況和預(yù)算安排，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的預(yù)算金額、資金來源等內(nèi)容。2.采購預(yù)算編制完成后，提交公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核批準。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購需求和采購預(yù)算，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、采購邀請書、采購需求說明書、采購合同條款、評標標準等內(nèi)容。2.氣象專業(yè)技術(shù)人員對采購文件中的技術(shù)要求進行審核，確保其符合氣象業(yè)務(wù)實際需求。3.法務(wù)人員對采購文件進行合法性審查，確保其符合法律法規(guī)要求。（四）供應(yīng)商選擇與采購實施1.采購部門發(fā)布采購公告或采購邀請書，邀請符合條件的供應(yīng)商參與采購活動。2.供應(yīng)商報名后，采購部門對供應(yīng)商進行資格審查，確定入圍供應(yīng)商名單。3.采購小組組織入圍供應(yīng)商進行采購談判或招標，根據(jù)評標標準進行評標，確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.采購部門與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（五）采購驗收1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門做好采購驗收準備工作。2.采購驗收由采購部門組織，氣象專業(yè)技術(shù)人員、使用部門等相關(guān)人員參加。采購驗收應(yīng)按照采購合同約定的標準和要求進行，確保采購項目的質(zhì)量和性能符合要求。3.采購驗收合格后，采購部門應(yīng)及時辦理驗收手續(xù)，支付采購款項。（六）采購檔案管理1.采購部門負責(zé)采購檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。采購檔案應(yīng)包括采購需求文件、采購預(yù)算文件、采購文件、采購合同、采購驗收文件等相關(guān)資料。2.采購檔案應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行分類、編號、裝訂，確保檔案的完整性和規(guī)范性。3.采購檔案的保管期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定，不得擅自銷毀。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購小組應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對不同的風(fēng)險因素，采購小組應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風(fēng)險在采購合同中明確供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理。要求供應(yīng)商提供履約保證金或銀行保函，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。2.質(zhì)量風(fēng)險在采購文件中明確采購項目的質(zhì)量標準和驗收要求，加強對采購項目的質(zhì)量檢驗和驗收。選擇信譽良好、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。3.價格風(fēng)險加強市場調(diào)研，了解同類產(chǎn)品或服務(wù)的價格行情，合理確定采購預(yù)算和采購價格。在采購合同中約定價格調(diào)整條款，根據(jù)市場價格波動情況及時調(diào)整采購價格。4.法律風(fēng)險加強對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購人員的法律意識和法律素養(yǎng)。法務(wù)人員參與采購活動的全過程，對采購文件和采購合同進行合法性審查，確保采購活動符合法律法規(guī)要求。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督部門，負責(zé)對氣象采購小組的采購活動進行監(jiān)督檢查。2.采購監(jiān)督部門應(yīng)定期對采購項目進行抽查，檢查采購活動是否符合本管理辦法及相關(guān)法律法規(guī)要求，采購文件和采購合同是否規(guī)范，采購過程是否公開透明等。3.采購小組應(yīng)定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進展情況，接受公司/組織領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核制度1.建立采購小組考核制度，對采購小組及成員的工作業(yè)績、工作質(zhì)量、工作效率等進行考核評價。2.考核指標包括采購任務(wù)完成情況、采購成本控制情況、采購質(zhì)量保證情況、供應(yīng)商管理情況、合同執(zhí)行情況等。3.考核結(jié)果與采購小組及成員的績效獎金、晉升等掛鉤，激勵采購小組及成員積極履行