數字資源資產管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司數字資源資產的管理，規(guī)范數字資源資產的收集、存儲、使用、共享、處置等行為，保障數字資源資產的安全與完整，提高數字資源資產的使用效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及數字資源資產的部門和人員，包括但不限于數字內容創(chuàng)作部門、信息技術部門、市場營銷部門、財務部門等。數字資源資產涵蓋公司在業(yè)務活動中形成的各類電子文檔、圖片、音頻、視頻、數據庫、軟件系統等數字化信息。（三）基本原則1.合法性原則：數字資源資產的管理應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保公司在數字資源資產管理過程中的各項活動合法合規(guī)。2.安全性原則：建立健全數字資源資產安全保護機制，采取有效的技術和管理措施，防止數字資源資產的泄露、篡改、丟失等安全事故的發(fā)生。3.完整性原則：保證數字資源資產的內容完整、準確，維護數字資源資產之間的關聯關系，確保數字資源資產能夠真實反映公司的業(yè)務活動和歷史狀況。4.效益性原則：充分挖掘數字資源資產的價值，促進數字資源資產的合理利用和共享，提高公司的運營效率和經濟效益。二、管理職責（一）公司管理層1.負責審批數字資源資產管理的相關制度、政策和規(guī)劃，確保數字資源資產管理工作符合公司戰(zhàn)略發(fā)展方向。2.協調公司各部門之間在數字資源資產管理方面的工作，解決數字資源資產管理過程中出現的重大問題。（二）數字資源資產管理部門1.制定和完善數字資源資產管理的具體制度、流程和標準，并組織實施。2.負責數字資源資產的統一登記、分類、編號、標識等基礎管理工作，建立數字資源資產目錄和數據庫。3.定期對數字資源資產進行清查、盤點，核實數字資源資產的數量、狀態(tài)和使用情況，確保賬實相符。4.指導和監(jiān)督各部門的數字資源資產管理工作，對各部門數字資源資產管理情況進行檢查和評估。5.負責數字資源資產的安全管理，制定安全策略和應急預案，組織實施安全技術措施，保障數字資源資產的安全。（三）各業(yè)務部門1.負責本部門數字資源資產的日常管理，包括數字資源資產的收集、整理、存儲、使用等工作，并指定專人負責數字資源資產管理工作。2.按照公司數字資源資產管理的要求，及時向數字資源資產管理部門報送本部門數字資源資產的相關信息，配合數字資源資產管理部門完成數字資源資產的清查、盤點等工作。3.嚴格遵守公司數字資源資產管理的各項制度和規(guī)定，合理使用數字資源資產，確保數字資源資產的安全與完整。（四）信息技術部門1.提供數字資源資產管理所需的技術支持和保障，確保數字資源資產管理系統的穩(wěn)定運行。2.協助數字資源資產管理部門制定數字資源資產的安全技術方案，實施安全技術措施，防范數字資源資產的安全風險。3.根據數字資源資產管理的需要，開發(fā)和完善數字資源資產管理系統，提高數字資源資產管理的信息化水平。（五）財務部門1.負責數字資源資產的價值核算，按照國家會計準則和公司財務制度的規(guī)定，對數字資源資產進行計價、折舊、攤銷等財務處理。2.參與數字資源資產的清查、盤點工作，對數字資源資產的財務狀況進行監(jiān)督和檢查。3.根據數字資源資產管理的相關規(guī)定，審核數字資源資產的采購、處置等費用支出，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。三、數字資源資產的分類與編號（一）分類標準1.按業(yè)務領域分類：可分為市場營銷類、產品研發(fā)類、客戶服務類、財務管理類、人力資源管理類等，每個大類下再根據具體業(yè)務內容細分小類。2.按文件類型分類：包括文檔文件（如Word、Excel、PPT等）、圖像文件（如JPEG、PNG等）、音頻文件（如MP3、WAV等）、視頻文件（如MP4、AVI等）、數據庫文件等。3.按重要性和時效性分類：分為重要且長期保存的資產、重要但時效性較短的資產、一般性資產等。（二）編號規(guī)則數字資源資產編號采用“業(yè)務領域代碼+文件類型代碼+年份+順序號”的格式。例如，市場營銷類的Word文件，編號為“SCYW2023001”，其中“SCY”代表市場營銷業(yè)務領域，“W”代表Word文件類型，“2023”表示年份，“001”為該類文件在當年的順序號。編號應具有唯一性，便于識別和管理。四、數字資源資產的收集與整理（一）收集渠道1.業(yè)務部門在日常工作中產生的數字資源資產，應及時按照公司規(guī)定進行整理和歸檔，并提交給數字資源資產管理部門。2.通過購買、合作、捐贈等方式獲取的數字資源資產，相關部門應在獲取后及時向數字資源資產管理部門報備，并提供資產的詳細信息。3.公司內部員工個人創(chuàng)作或收集的與公司業(yè)務相關的數字資源資產，在經所在部門審核同意后，可納入公司數字資源資產管理范圍。（二）整理要求1.對收集到的數字資源資產進行格式統一、命名規(guī)范、內容審核等整理工作。格式統一應根據公司數字資源資產管理的需要，將不同格式的文件轉換為規(guī)定的標準格式；命名規(guī)范應按照編號規(guī)則進行命名，確保文件名能夠準確反映數字資源資產的內容和性質；內容審核應確保數字資源資產的內容真實、準確、完整，符合公司業(yè)務要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.建立數字資源資產的元數據信息，元數據應包括數字資源資產的名稱、編號、類型、來源、創(chuàng)建時間、修改時間、有效期、密級等基本信息，以便于對數字資源資產進行查詢、檢索和管理。五、數字資源資產的存儲與保管（一）存儲方式1.根據數字資源資產的類型、規(guī)模和使用頻率等因素，選擇合適的存儲方式，包括本地存儲、網絡存儲（如NAS、SAN等）、云存儲等。2.對于重要的數字資源資產，應采用多種存儲方式進行備份，如本地備份與異地備份相結合，定期備份與實時備份相結合，確保數字資源資產的安全性和可靠性。（二）存儲環(huán)境1.提供安全、穩(wěn)定、可靠的存儲環(huán)境，確保存儲設備的正常運行。存儲環(huán)境應具備防火、防潮、防盜、防雷、防靜電等設施，溫度、濕度等環(huán)境參數應符合設備要求。2.對存儲設備進行定期維護和檢查，及時發(fā)現和處理存儲設備的故障和隱患，確保數字資源資產的存儲安全。（三）保管責任1.數字資源資產管理部門負責數字資源資產存儲設備的統一管理和維護，指定專人負責存儲設備的日常操作和監(jiān)控。2.各業(yè)務部門應按照公司規(guī)定，對本部門使用的數字資源資產存儲設備進行定期檢查和維護，確保數字資源資產的安全存儲。3.對于存儲在外部存儲機構的數字資源資產，應與存儲機構簽訂相關協議，明確雙方的權利和義務，確保數字資源資產的安全保管。六、數字資源資產的使用與共享（一）使用權限1.根據數字資源資產的密級、重要性和使用范圍，設定不同的使用權限。使用權限分為只讀、可編輯、可下載等，具體權限由數字資源資產管理部門根據公司規(guī)定和業(yè)務需求進行設定。2.用戶應按照規(guī)定的使用權限使用數字資源資產，不得擅自超越權限訪問和使用數字資源資產。如需變更使用權限，應向數字資源資產管理部門提出申請，經審批后進行調整。（二）使用流程1.用戶如需使用數字資源資產，應向數字資源資產管理部門提交使用申請，說明使用目的、使用期限、使用范圍等信息。2.數字資源資產管理部門對用戶的使用申請進行審核，審核通過后為用戶開通相應的使用權限，并提供數字資源資產的訪問方式和使用說明。3.用戶在使用數字資源資產過程中，應遵守公司的相關規(guī)定，不得對數字資源資產進行非法修改、刪除、傳播等操作。使用完畢后，應及時歸還數字資源資產或按照規(guī)定進行妥善處理。（三）共享管理1.建立數字資源資產共享機制，明確共享的范圍、流程和責任。對于公司內部各部門之間需要共享的數字資源資產，由數字資源資產管理部門進行協調和管理。2.共享數字資源資產時，應確保共享的合法性和安全性，對共享的數字資源資產進行必要的加密和授權處理，防止數字資源資產的泄露和濫用。3.共享數字資源資產的部門應及時更新共享數字資源資產的相關信息，確保共享數字資源資產的準確性和時效性。七、數字資源資產的處置（一）處置情形1.數字資源資產已超過有效期或失去使用價值的。2.數字資源資產因業(yè)務調整、技術更新等原因不再需要的。3.數字資源資產存在安全隱患且無法修復的。4.其他需要處置的情形。（二）處置方式1.銷毀：對于涉及公司機密、敏感信息或已無保存價值的數字資源資產，應采用安全可靠的方式進行銷毀，如物理粉碎、數據擦除等，確保數字資源資產的信息無法恢復。2.刪除：對于一般性的數字資源資產，經數字資源資產管理部門審核同意后，可進行刪除操作。刪除操作應在備份完成后進行，確保刪除徹底。3.轉讓：對于具有一定價值且其他單位或個人需要的數字資源資產，在符合法律法規(guī)和公司規(guī)定的前提下，可進行轉讓。轉讓時應簽訂相關協議，明確雙方的權利和義務，并辦理相關手續(xù)。（三）處置流程1.業(yè)務部門提出數字資源資產處置申請，說明處置原因、處置方式等信息，并提交相關證明材料。2.數字資源資產管理部門對業(yè)務部門的處置申請進行審核，審核內容包括數字資源資產的現狀、處置方式的合理性、是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定等。3.審核通過后，數字資源資產管理部門根據處置方式組織實施處置工作。對于銷毀和刪除操作，應進行記錄和監(jiān)督；對于轉讓操作，應按照公司規(guī)定辦理相關審批和手續(xù)。4.處置工作完成后，數字資源資產管理部門應及時更新數字資源資產目錄和數據庫，確保數字資源資產信息的準確性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全數字資源資產監(jiān)督機制，數字資源資產管理部門定期對公司各部門的數字資源資產管理情況進行檢查和評估，及時發(fā)現和糾正存在的問題。2.公司內部審計部門定期對數字資源資產管理情況進行審計監(jiān)督，檢查數字資源資產管理的合規(guī)性、安全性和效益性，對發(fā)現的問題提出審計意見和建議。3.鼓勵公司員工對數字資源資產管理過程中的違規(guī)行為進行監(jiān)督和舉報，對舉報屬實的給予相應獎勵。（二）檢查內容1.數字資源資產管理制度的執(zhí)行情況，包括數字資源資產的收集、整理、存儲、使用、共享、處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.數字資源資產的安全管理情況，如安全措施的落實、安全設備的運行、安全事件的處理等。3.數字資源資產的使用效益情況，如數字資源資產的利用率、對公司業(yè)務的支持程度等。4.數字資源資產的賬實相符情況，是否存在數字資源資產的丟失、損壞、閑置等情況。（三）問題