培訓(xùn)部工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)部工作檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高培訓(xùn)工作的質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)部所有工作檔案的管理，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員資料、考核記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估等各類與培訓(xùn)工作相關(guān)的文件和資料。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)部工作檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映培訓(xùn)工作的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密和學(xué)員隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢和利用，以滿足培訓(xùn)工作的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）培訓(xùn)部負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)培訓(xùn)部工作檔案的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理人員的工作，定期檢查檔案管理情況。3.審批重要檔案的借閱、銷毀等事項(xiàng)。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)培訓(xùn)部工作檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.按照檔案管理制度的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理，確保檔案的規(guī)范化管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.嚴(yán)格遵守保密制度，保護(hù)檔案的安全和機(jī)密。（三）培訓(xùn)專員1.在培訓(xùn)工作結(jié)束后，及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理人員，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理和查閱工作，提供必要的信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)教材：自編教材、外購教材、電子教材等。3.學(xué)員資料：學(xué)員報(bào)名登記表、學(xué)員基本信息表、學(xué)員考勤記錄等。4.考核記錄：培訓(xùn)課程考核試卷、學(xué)員成績(jī)登記表、考核分析報(bào)告等。5.培訓(xùn)效果評(píng)估：學(xué)員滿意度調(diào)查問卷、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告、培訓(xùn)反饋意見等。6.培訓(xùn)活動(dòng)記錄：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)照片、培訓(xùn)視頻等。7.其他與培訓(xùn)工作相關(guān)的文件和資料，如培訓(xùn)合同、培訓(xùn)協(xié)議、培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證等。（二）收集要求1.培訓(xùn)專員應(yīng)在培訓(xùn)工作結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)資料整理齊全并移交檔案管理人員。2.移交的資料應(yīng)確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)收集到的資料進(jìn)行核對(duì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)教材類、學(xué)員資料類、考核記錄類、培訓(xùn)效果評(píng)估類、培訓(xùn)活動(dòng)記錄類等類別。2.編號(hào)：為每個(gè)類別下的檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，便于識(shí)別和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和檢索。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案符合歸檔要求。2.將審核通過的檔案按照類別和編號(hào)順序，存入檔案柜或檔案庫房。3.在檔案目錄中記錄檔案的存放位置，以便于查找。（二）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)教材類、培訓(xùn)活動(dòng)記錄類檔案保管期限為[X]年。2.學(xué)員資料類、考核記錄類、培訓(xùn)效果評(píng)估類檔案保管期限為學(xué)員畢業(yè)后[X]年。3.其他與培訓(xùn)工作相關(guān)的文件和資料，按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定保管期限。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，排列整齊，便于查找。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或霉變等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)部?jī)?nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可直接向檔案管理人員提出申請(qǐng)，經(jīng)培訓(xùn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后即可查閱。2.公司其他部門人員因工作需要查閱培訓(xùn)部檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)培訓(xùn)部負(fù)責(zé)人和公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱培訓(xùn)部檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)陪同，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制或帶走檔案。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.將申請(qǐng)表提交培訓(xùn)部負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案。3.借閱人在借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人追究責(zé)任。（三）查閱與借閱注意事項(xiàng)1.查閱和借閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或污損。2.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并注明出處。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱和借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱和借閱的時(shí)間、人員、檔案名稱、編號(hào)等信息，以備查詢和統(tǒng)計(jì)。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。2.對(duì)涉及公司機(jī)密和學(xué)員隱私的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等措施，確保信息安全。3.在檔案的整理、歸檔、保管、查閱和借閱等過程中，應(yīng)避免無關(guān)人員接觸檔案，防止信息泄露。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全。2.定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。3.對(duì)電子檔案應(yīng)采取安全可靠的存儲(chǔ)和傳輸方式，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的。2.因保管不善等原因?qū)е聶n案損壞、霉變，無法修復(fù)且已無保存價(jià)值的。3.其他經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理人員對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交培訓(xùn)部負(fù)責(zé)人審核，審核通過后報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)人員在指定地點(diǎn)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等信息，并存檔備查。（三）銷毀注意事項(xiàng)1