演藝公司會(huì)議室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范演藝公司會(huì)議室的使用管理，提高會(huì)議室的使用效率，確保各類會(huì)議、活動(dòng)等能夠順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、全體員工以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作單位在使用公司會(huì)議室時(shí)的管理。（三）基本原則1.公平公正原則：所有使用者均需按照本制度規(guī)定申請(qǐng)和使用會(huì)議室，不得享有特殊待遇。2.高效利用原則：合理安排會(huì)議室資源，提高使用效率，避免資源浪費(fèi)。3.先申請(qǐng)先使用原則：根據(jù)申請(qǐng)時(shí)間先后順序安排會(huì)議室使用，特殊情況除外。二、會(huì)議室分類及使用范圍（一）會(huì)議室分類1.大型會(huì)議室：可容納[X]人，配備專業(yè)的音響、燈光、投影等設(shè)備，適用于公司全體會(huì)議、大型項(xiàng)目發(fā)布會(huì)、重要客戶洽談會(huì)等。2.中型會(huì)議室：可容納[X]人，具備基本的會(huì)議設(shè)備，常用于部門會(huì)議、小型項(xiàng)目討論、內(nèi)部培訓(xùn)等。3.小型會(huì)議室：可容納[X]人，主要用于一對(duì)一溝通、小型頭腦風(fēng)暴等。（二）使用范圍1.公司內(nèi)部會(huì)議：包括但不限于周會(huì)、月會(huì)、季度總結(jié)會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)等。2.業(yè)務(wù)洽談：與客戶、合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通、合作洽談等。3.培訓(xùn)活動(dòng)：組織內(nèi)部員工培訓(xùn)、外部專家講座等。4.其他活動(dòng)：如面試、視頻會(huì)議等。三、會(huì)議室申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.填寫申請(qǐng)表：使用部門或個(gè)人需提前填寫《演藝公司會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明使用時(shí)間、會(huì)議室類型、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議主題、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)等信息。2.提交申請(qǐng)：申請(qǐng)表填寫完整后，提交至行政部門。行政部門可通過紙質(zhì)表格或電子文檔接收申請(qǐng)。3.審核與安排：行政部門收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行審核。對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，按照先申請(qǐng)先使用的原則進(jìn)行安排，并及時(shí)通知申請(qǐng)人。對(duì)于不符合條件的申請(qǐng)，需說明原因并建議調(diào)整申請(qǐng)時(shí)間或會(huì)議室類型。（二）審批權(quán)限1.部門內(nèi)部會(huì)議：由部門負(fù)責(zé)人審批。2.跨部門會(huì)議：涉及多個(gè)部門的會(huì)議，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司級(jí)會(huì)議：由公司總經(jīng)理審批。4.外部合作會(huì)議：除上述審批流程外，還需根據(jù)合作項(xiàng)目的重要程度，經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）特殊情況處理1.緊急會(huì)議：如遇緊急情況需要使用會(huì)議室，申請(qǐng)人可通過電話等方式向行政部門說明情況，行政部門應(yīng)在確保會(huì)議室無(wú)沖突的情況下優(yōu)先安排，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.臨時(shí)變更：若因特殊原因需要變更會(huì)議室使用時(shí)間、類型或參會(huì)人員等信息，申請(qǐng)人需提前[X]小時(shí)通知行政部門，經(jīng)行政部門同意后方可變更。四、會(huì)議室使用規(guī)范（一）使用前準(zhǔn)備1.申請(qǐng)人負(fù)責(zé)：申請(qǐng)人在會(huì)議開始前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議室，做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備等。2.行政部門協(xié)助：行政部門應(yīng)在申請(qǐng)人到達(dá)前檢查會(huì)議室的設(shè)備是否正常運(yùn)行，如有問題及時(shí)安排維修人員進(jìn)行處理。（二）使用期間要求1.保持整潔：使用人員應(yīng)保持會(huì)議室的整潔衛(wèi)生，不得在會(huì)議室吸煙、亂扔垃圾。會(huì)議結(jié)束后，需將桌椅擺放整齊，清理桌面垃圾，關(guān)閉設(shè)備電源。2.愛護(hù)設(shè)備：使用人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室的設(shè)備設(shè)施，不得隨意拆卸、損壞。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門，不得自行維修。3.遵守秩序：參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議秩序，不得在會(huì)議室內(nèi)大聲喧嘩、隨意走動(dòng)。手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會(huì)議室外進(jìn)行。4.控制時(shí)長(zhǎng)：使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)的時(shí)長(zhǎng)使用會(huì)議室，如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，需提前向行政部門申請(qǐng)，經(jīng)同意后方可延長(zhǎng)。（三）使用后清理1.使用人員清理：會(huì)議結(jié)束后，使用人員應(yīng)及時(shí)清理會(huì)議室，確保會(huì)議室恢復(fù)原狀。2.行政部門檢查：行政部門在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)未清理或清理不徹底的情況，將對(duì)使用部門或個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。五、會(huì)議室設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.根據(jù)需求配置：根據(jù)會(huì)議室的類型和使用功能，配備相應(yīng)的音響、燈光、投影、電腦、麥克風(fēng)等設(shè)備。2.定期更新維護(hù)：行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和性能良好。（二）設(shè)備使用1.培訓(xùn)指導(dǎo)：行政部門應(yīng)對(duì)使用人員進(jìn)行會(huì)議室設(shè)備的使用培訓(xùn)，使其熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。2.規(guī)范操作：使用人員應(yīng)按照設(shè)備的操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得違規(guī)使用。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，使用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）設(shè)備維修與保養(yǎng)1.及時(shí)報(bào)修：使用人員在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)通知行政部門。行政部門接到報(bào)修通知后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。2.定期保養(yǎng)：行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，如清潔設(shè)備、檢查線路等，延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。六、會(huì)議室安全管理（一）消防安全1.配備消防設(shè)施：會(huì)議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保其處于良好的備用狀態(tài)。2.禁止違規(guī)用火：嚴(yán)禁在會(huì)議室內(nèi)吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備，防止火災(zāi)事故的發(fā)生。（二）用電安全1.規(guī)范用電：會(huì)議室的用電設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的功率和使用方法進(jìn)行使用，不得超負(fù)荷運(yùn)行。2.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室的用電線路和設(shè)備進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保用電安全。（三）人員安全1.疏散通道暢通：會(huì)議室的疏散通道應(yīng)保持暢通無(wú)阻，不得堆放雜物。2.應(yīng)急培訓(xùn)：行政部門應(yīng)定期組織使用人員進(jìn)行應(yīng)急疏散培訓(xùn)，提高其應(yīng)急逃生能力。七、會(huì)議室費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門使用會(huì)議室不收取費(fèi)用。2.外部使用：與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作單位使用會(huì)議室，根據(jù)會(huì)議室類型和使用時(shí)長(zhǎng)收取一定的費(fèi)用，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：大型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)中型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)小型會(huì)議室：[X]元/小時(shí)（二）費(fèi)用結(jié)算1.定期結(jié)算：行政部門每月對(duì)會(huì)議室的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算出各使用部門或外部合作單位應(yīng)支付的費(fèi)用，并制作費(fèi)用結(jié)算清單。2.支付方式：外部合作單位應(yīng)在收到費(fèi)用結(jié)算清單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將費(fèi)用支付至公司指定賬戶。公司內(nèi)部各部門的費(fèi)用結(jié)算按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請(qǐng)使用會(huì)議室：未經(jīng)審批擅自使用會(huì)議室或未按規(guī)定填寫申請(qǐng)表。2.違反使用規(guī)范：在會(huì)議室內(nèi)吸煙、亂扔垃圾、損壞設(shè)備設(shè)施、不遵守會(huì)議秩序等。3.未按時(shí)清理會(huì)議室：會(huì)議結(jié)束后未及時(shí)清理會(huì)議室或清理不徹底。4.其他違規(guī)行為：如擅自變更會(huì)議室使用信息、超時(shí)長(zhǎng)使用會(huì)議室等。（二）處理措施1.口頭警告：對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，行政部門將給予口頭警告，并要求其立即改正。2.書面通報(bào)：對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的行為，行政部門將進(jìn)行書面通報(bào)批評(píng)，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。3.經(jīng)濟(jì)處罰：對(duì)于因違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將根據(jù)損失情況要求相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)賠