心理咨詢室檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)心理咨詢室檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在心理咨詢工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本心理咨詢室所有檔案資料的管理，包括但不限于咨詢記錄、來訪者信息、評估報(bào)告、培訓(xùn)資料、科研資料等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映心理咨詢工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集與心理咨詢相關(guān)的各類資料，確保檔案不缺失重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)來訪者的隱私和個(gè)人信息，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和要求，為心理咨詢師及其他相關(guān)人員提供檔案查閱服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）心理咨詢師職責(zé)1.在咨詢過程中，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄咨詢信息，并按照要求整理后移交檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的整理和歸檔工作，提供必要的信息和資料。3.遵守檔案查閱規(guī)定，不得私自查閱、復(fù)印或帶走不屬于自己工作范圍內(nèi)的檔案。（三）主管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案管理制度和工作計(jì)劃，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，保障檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.對檔案管理工作的重要事項(xiàng)進(jìn)行決策，確保檔案管理符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。三、檔案收集（一）收集范圍1.咨詢記錄：包括首次咨詢記錄、階段性咨詢記錄、總結(jié)性咨詢記錄等，涵蓋來訪者基本信息、咨詢問題、咨詢過程、咨詢師分析及建議等內(nèi)容。2.來訪者信息：如個(gè)人基本資料（姓名、性別、年齡、職業(yè)、聯(lián)系方式等）、家庭背景、心理測評報(bào)告、轉(zhuǎn)診記錄等。3.評估報(bào)告：對來訪者進(jìn)行心理評估后形成的報(bào)告，包括評估目的、方法、結(jié)果及結(jié)論等。4.培訓(xùn)資料：心理咨詢師參加各類培訓(xùn)的相關(guān)資料，如培訓(xùn)通知、課程講義、考核成績等。5.科研資料：與心理咨詢相關(guān)的科研項(xiàng)目資料，如研究方案、數(shù)據(jù)收集與分析結(jié)果、研究論文等。6.其他資料：與心理咨詢室工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的資料，如會議記錄、工作總結(jié)、宣傳資料等。（二）收集要求1.心理咨詢師應(yīng)在每次咨詢結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將咨詢記錄整理好并提交給檔案管理人員。2.對于新接收的來訪者，應(yīng)在咨詢開始前收集齊全來訪者信息，并及時(shí)錄入檔案系統(tǒng)。3.各類評估報(bào)告、培訓(xùn)資料、科研資料等應(yīng)在完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理人員。4.檔案管理人員應(yīng)定期主動收集其他相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。（三）收集方式1.直接接收：由心理咨詢師或相關(guān)人員直接將整理好的檔案資料提交給檔案管理人員。2.網(wǎng)絡(luò)傳輸：通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)或電子郵件等方式，將電子檔案資料傳輸給檔案管理人員。3.集中收集：定期召開檔案收集會議，統(tǒng)一收集各部門或人員的檔案資料。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按來訪者分類：以每位來訪者為單位，將其所有相關(guān)檔案資料集中整理在一起。2.按資料類型分類：在每位來訪者的檔案中，再按照咨詢記錄、來訪者信息、評估報(bào)告、培訓(xùn)資料、科研資料等不同類型進(jìn)行細(xì)分。（二）整理步驟1.檔案管理人員收到檔案資料后，首先對資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對資料進(jìn)行分類整理。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行編號、編目，并裝入檔案盒；對于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并進(jìn)行命名規(guī)范。3.在整理過程中，對重復(fù)或無用的資料進(jìn)行清理，確保檔案內(nèi)容簡潔明了。4.編制檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，方便查閱和管理。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)保持整齊、有序，便于查找和使用。2.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.檔案目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案內(nèi)容，與檔案實(shí)際情況相符。五、檔案歸檔（一）歸檔原則1.遵循分類整理的結(jié)果，將整理好的檔案及時(shí)歸檔到相應(yīng)的檔案柜或電子存儲設(shè)備中。2.歸檔應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行，確保檔案的連貫性和完整性。（二）歸檔流程1.檔案管理人員根據(jù)檔案整理情況，確定檔案的歸檔位置。2.將紙質(zhì)檔案放入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、來訪者姓名、檔案類型等信息。3.將電子檔案按照文件夾結(jié)構(gòu)存儲到指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引。4.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的歸檔信息，包括歸檔時(shí)間、歸檔位置等。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。2.歸檔的檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，紙質(zhì)檔案應(yīng)無破損、褪色等情況。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管（一）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案應(yīng)分類存放，排列有序，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。2.電子檔案保管：采用服務(wù)器存儲和外部存儲設(shè)備相結(jié)合的方式，對電子檔案進(jìn)行備份。定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（二）保管期限1.咨詢記錄：自咨詢結(jié)束之日起保管[X]年。2.來訪者信息：自建立檔案之日起保管[X]年，但涉及未成年人的來訪者信息應(yīng)永久保管。3.評估報(bào)告：自出具報(bào)告之日起保管[X]年。4.培訓(xùn)資料：長期保管。5.科研資料：按照科研項(xiàng)目的要求確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.對電子檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.心理咨詢師因工作需要，可以查閱自己負(fù)責(zé)來訪者的檔案資料。2.主管領(lǐng)導(dǎo)、其他相關(guān)部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員同意，并填寫查閱申請表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.來訪者本人原則上不得查閱自己的檔案，但在特殊情況下，如法律訴訟等，經(jīng)檔案管理人員審核，并報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以查閱部分檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱檔案范圍等信息。2.將申請表提交給檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行初審。3.初審?fù)ㄟ^后，檔案管理人員報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照查閱申請表的要求，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員只能在檔案查閱室查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)過檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理人員對查閱情況進(jìn)行記錄。（三）查閱要求1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案管理人員應(yīng)對查閱情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。八、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫借閱申請表。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱檔案范圍、借閱期限等信息。2.將申請表提交給檔案管理人員，檔案管理人員進(jìn)行初審。3.初審?fù)ㄟ^后，檔案管理人員報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照借閱申請表的要求，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取檔案。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。6.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)確保檔案的安全，不得擅自將檔案帶出單位或進(jìn)行其他違規(guī)操作。3.檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保借閱過程符合規(guī)定要求。九、檔案保密（一）保密措施1.加強(qiáng)對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議。2.對檔案庫房和查閱室采取必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等。3.對電子檔案進(jìn)行加密存儲，限制訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。4.在檔案查閱和借閱過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對查閱和借閱人員進(jìn)行保密提醒。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。如因工作失誤或故意泄露檔案信息，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。2.心理咨詢師及其他接觸檔案的人員應(yīng)保守檔案秘密，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。3.主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對檔案保密工作的監(jiān)督和管理，確保保密制度的有效執(zhí)行。（三）保密期限檔案保密期限與檔案保管期限一致，在檔案保管期限屆滿后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀或處理。十、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限的檔案。2.已無保存價(jià)值的檔案。3.因其他原因需要銷毀的檔案。（二）銷毀流程1.檔案管理人員定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單。2.將銷毀清單提交給主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底。