服務(wù)公司會議室管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范服務(wù)公司會議室的使用，提高會議室的使用效率，確保各類會議及活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于服務(wù)公司內(nèi)所有會議室，包括但不限于公司總部會議室、各分支機構(gòu)會議室等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：會議室由公司行政部門統(tǒng)一管理和調(diào)配，確保資源的合理利用。2.先申請先使用原則：根據(jù)申請時間先后順序安排會議室使用，特殊情況除外。3.高效利用原則：鼓勵充分利用會議室資源，提高使用效率，避免資源閑置。4.安全保密原則：使用會議室時應(yīng)注意保護公司機密信息，確保會議安全。二、會議室分類及使用范圍（一）會議室分類1.大型會議室：可容納[X]人以上，適用于公司全體會議、大型培訓(xùn)、重要客戶接待等。2.中型會議室：可容納[X][X]人，適用于部門會議、項目討論、中型培訓(xùn)等。3.小型會議室：可容納[X]人以下，適用于小組討論、一對一溝通等。（二）使用范圍1.公司內(nèi)部各類會議，如周會、月會、季度總結(jié)會等。2.業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項目研討、方案匯報等活動。3.對外商務(wù)洽談、合作簽約、客戶接待等。三、會議室申請與審批（一）申請流程1.使用部門或個人需提前[X]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細注明會議主題、時間、預(yù)計時長、參會人數(shù)等信息。2.將申請表提交至本部門負責(zé)人審核簽字，確保會議內(nèi)容與部門工作相關(guān)且必要。3.部門負責(zé)人審核通過后，將申請表提交至行政部門。（二）審批權(quán)限1.行政部門收到申請表后，根據(jù)會議室的使用情況進行審批。2.小型會議室的使用由行政部門負責(zé)人直接審批。3.中型會議室的使用需經(jīng)行政部門負責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.大型會議室的使用需經(jīng)行政部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司總經(jīng)理審批。（三）特殊情況處理1.如遇緊急會議或臨時需要使用會議室，使用部門或個人可先電話聯(lián)系行政部門說明情況，并在事后[X]個工作日內(nèi)補辦申請手續(xù)。2.對于涉及公司重要機密或重大決策的會議，行政部門應(yīng)優(yōu)先保障會議室的使用，并根據(jù)實際情況進行特殊安排。四、會議室使用安排（一）行政部門根據(jù)審批結(jié)果，對會議室進行統(tǒng)一安排，并及時通知使用部門或個人。（二）使用部門或個人應(yīng)按照通知的時間和地點使用會議室，不得擅自更改。如因特殊原因需要調(diào)整，應(yīng)提前[X]小時通知行政部門。（三）多個部門或個人同時申請使用同一會議室時，行政部門應(yīng)根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素進行協(xié)調(diào)安排，確保各部門的需求得到合理滿足。五、會議室使用規(guī)范（一）使用前準備1.使用部門或個人應(yīng)提前[X]分鐘到達會議室，做好會議準備工作，如擺放桌椅、調(diào)試設(shè)備等。2.如需使用投影儀、音響等設(shè)備，應(yīng)提前通知行政部門安排技術(shù)人員進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。3.保持會議室整潔衛(wèi)生，使用完畢后應(yīng)將桌椅歸位，清理桌面垃圾，關(guān)閉門窗、電器設(shè)備等。（二）使用期間規(guī)范1.參會人員應(yīng)按時到達會議室，遵守會議紀律，不得遲到、早退、無故缺席。2.會議期間應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接聽電話、隨意走動、大聲喧嘩等，以免影響會議秩序。3.如需在會議室內(nèi)使用電子設(shè)備，應(yīng)注意音量控制，避免干擾他人。4.愛護會議室設(shè)施設(shè)備，不得隨意損壞或拆卸。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時通知行政部門維修。（三）使用后清理1.使用完畢后，使用部門或個人應(yīng)組織參會人員清理會議室，確保會議室恢復(fù)原狀。2.檢查會議室設(shè)備是否關(guān)閉、門窗是否鎖好，將會議室鑰匙交回行政部門。3.行政部門定期對會議室進行檢查和維護，確保會議室設(shè)施設(shè)備完好、環(huán)境整潔。六、會議室設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.行政部門根據(jù)會議室的規(guī)模和使用需求，合理配置投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備。2.定期對會議室設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進行維修。（二）設(shè)備使用1.使用部門或個人在使用會議室設(shè)備前，應(yīng)熟悉設(shè)備的操作方法，按照操作規(guī)程進行操作。2.不得擅自更改設(shè)備的設(shè)置和參數(shù)，如需調(diào)整，應(yīng)提前通知行政部門。3.使用完畢后，應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源，清理設(shè)備表面灰塵，將設(shè)備擺放整齊。（三）設(shè)備維護與保養(yǎng)1.行政部門定期組織對會議室設(shè)備進行維護保養(yǎng)，包括清潔、調(diào)試、更換零部件等。2.建立設(shè)備維護檔案，記錄設(shè)備的維護情況、維修記錄等信息。3.根據(jù)設(shè)備的使用年限和性能狀況，及時更新和更換老化設(shè)備，確保設(shè)備的正常使用。七、會議室安全管理（一）消防安全1.會議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保器材完好有效。2.嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線、違規(guī)使用電器設(shè)備等，以免引發(fā)火災(zāi)。3.組織參會人員學(xué)習(xí)消防安全知識，提高消防安全意識，掌握基本的滅火和逃生技能。（二）信息安全1.涉及公司機密信息的會議，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制參會人員、設(shè)置會議密碼、使用加密設(shè)備等。2.不得在會議室內(nèi)存儲、傳輸公司機密信息，如需使用電子設(shè)備存儲或傳輸信息，應(yīng)確保設(shè)備安全可靠，并采取加密等安全措施。3.加強對會議室的安全管理，防止無關(guān)人員進入會議室，確保會議信息安全。八、違規(guī)處理（一）對未按規(guī)定申請、使用會議室的部門或個人，行政部門將給予警告，并責(zé)令其改正。（二）對違反會議室使用規(guī)范，影響會議秩序或損壞會議室設(shè)施設(shè)備的部門或個人，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如罰款、賠償損失等。（三）對因違規(guī)行為導(dǎo)致公司機密信息泄露或