昆明市公司印章管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章管理，維護公司合法權益，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的安全性、合法性和嚴肅性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于昆明市[公司/組織名稱]及其下屬各部門、分支機構、子公司等所有涉及公司印章使用的單位和個人。（三）印章種類及定義1.公章：公司法定名稱章，代表公司對外行使權力、承擔責任，具有最高法律效力。2.合同專用章：用于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件，明確雙方權利義務關系。3.財務專用章：用于公司財務核算、資金收付、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務，是財務工作的重要印鑒。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使職權，常用于特定財務事項、文件簽署等。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，僅限于本部門內部使用，用于處理部門日常業(yè)務、文件往來等。6.其他專用章：根據(jù)公司特定業(yè)務或工作需要刻制的印章，如發(fā)票專用章、報關專用章等，具有特定用途和法律效力。（四）印章管理原則1.依法依規(guī)原則：印章的刻制、使用、保管等必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章使用合法合規(guī)。2.專人負責原則：明確專人負責印章的保管和使用，實行責任追究制度，確保印章安全。3.審批規(guī)范原則：建立嚴格的印章使用審批流程，未經(jīng)審批，任何部門和個人不得擅自使用印章。4.安全保密原則：加強印章保管場所的安全防范措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或丟失。同時，嚴格控制印章使用信息的知悉范圍，做好保密工作。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或單位，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司綜合管理部門。2.綜合管理部門對申請進行審核，重點審核印章刻制的必要性、名稱規(guī)范性以及與公司現(xiàn)有印章的兼容性等。審核通過后，報公司領導審批。（二）印章刻制1.經(jīng)公司領導批準后，綜合管理部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。選擇具有合法資質、信譽良好的印章制作單位進行刻制，確保印章質量符合國家標準和公司要求。2.印章制作單位應嚴格按照《印章刻制申請表》的要求進行制作，刻制完成后，應將印章樣本交公司綜合管理部門核對，并留存一份備案。（三）印章啟用1.新印章刻制完成后，由綜合管理部門負責組織印章啟用儀式。啟用儀式應邀請公司領導、相關部門負責人及印章保管人員參加。2.在啟用儀式上，由公司領導宣布印章正式啟用，并對印章的使用和管理提出要求。同時，對印章的啟用日期、啟用范圍等進行明確記錄。3.印章啟用后，綜合管理部門應及時將印章啟用信息通知各相關部門和單位，并在公司內部發(fā)布公告，告知全體員工新印章的啟用情況。三、印章的保管（一）保管人員職責1.公司設立專門的印章保管崗位，指定專人負責印章的保管工作。保管人員應具備高度的責任心和保密意識，熟悉印章管理規(guī)定和使用流程。2.保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全。印章應存放在專門的保險柜或安全箱內，并設置密碼或鑰匙進行雙重防護。3.保管人員應嚴格遵守印章保管制度，不得擅自將印章交予他人保管或使用。如因特殊原因需要臨時委托他人保管印章，必須經(jīng)公司領導批準，并辦理相關交接手續(xù)。4.保管人員應定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。（二）保管場所要求1.印章保管場所應具備安全防范設施，如監(jiān)控設備、報警裝置等，確保印章存放安全。2.保管場所應保持清潔、干燥，避免印章受潮、生銹或損壞。3.印章保管場所應實行專人專管，無關人員不得擅自進入。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接印章時，必須辦理嚴格的交接手續(xù)。交接手續(xù)應包括印章實物、使用記錄、保管密碼或鑰匙等內容，并由交接雙方及監(jiān)交人簽字確認。2.交接過程中，應詳細核對印章的數(shù)量、規(guī)格、完好情況等，確保交接準確無誤。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并進行處理。3.交接手續(xù)完成后，原保管人員應將印章使用記錄、保管密碼或鑰匙等相關資料移交給新保管人員，并向新保管人員詳細介紹印章的使用和管理規(guī)定。四、印章的使用（一）使用范圍1.公章的使用范圍包括但不限于：公司對外簽訂的合同、協(xié)議、文件、信函；公司出具的各類證明、介紹信；公司參與的各類招投標活動；公司對外報送的各類報表、資料等。2.合同專用章的使用范圍僅限于簽訂各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務專用章的使用范圍包括但不限于：公司財務核算、資金收付、票據(jù)開具等財務相關業(yè)務。4.法定代表人章的使用范圍根據(jù)公司具體規(guī)定執(zhí)行，一般用于特定財務事項、文件簽署等。5.部門章的使用范圍僅限于本部門內部使用，用于處理部門日常業(yè)務、文件往來等。6.其他專用章的使用范圍根據(jù)其特定用途執(zhí)行，如發(fā)票專用章用于開具發(fā)票，報關專用章用于辦理報關業(yè)務等。（二）使用流程1.申請：使用印章的部門或個人應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至印章保管人員。2.審核：印章保管人員對《印章使用申請表》進行審核，重點審核用印事項的合法性、真實性、必要性以及用印文件的內容是否符合公司規(guī)定。審核通過后，報公司領導審批。3.審批：公司領導根據(jù)用印事項的性質和重要程度進行審批。對于重大事項或涉及金額較大的用印，應經(jīng)公司領導集體研究決定。審批通過后，在《印章使用申請表》上簽署審批意見。4.用?。河≌卤９苋藛T根據(jù)公司領導的審批意見，在用印文件上加蓋相應印章，并在《印章使用登記簿》上進行詳細登記，記錄用印時間、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。5.留存：用印完成后，印章保管人員應將《印章使用申請表》、用印文件等相關資料留存歸檔，以備查閱。（三）特殊情況用印1.如遇緊急情況或公司領導不在公司等特殊情況，無法按照正常流程進行用印審批時，使用印章的部門或個人應電話請示公司領導同意后，先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益、重要決策等緊急事項的用印，如來不及履行審批手續(xù)，使用印章的部門或個人應在電話請示公司領導同意后，先行用印，并在事后及時向公司領導詳細匯報用印情況，補辦審批手續(xù)。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)公司領導批準，任何部門和個人不得擅自使用印章。2.與公司業(yè)務無關的文件、資料、信函等不得使用公司印章。3.空白合同、協(xié)議、介紹信等不得加蓋印章。如因工作需要確需開具空白合同、協(xié)議、介紹信的，必須經(jīng)公司領導批準，并在空白處注明有效期限、用途等限制條件。4.涉及違法違規(guī)、損害公司利益的事項不得使用公司印章。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司名稱變更、業(yè)務調整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由綜合管理部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用印章名稱等信息，并經(jīng)公司領導審批。2.審批通過后，綜合管理部門負責通知各相關部門和單位印章停用事宜，并收回停用印章。3.印章保管人員應將停用印章妥善保管，不得擅自銷毀或丟棄。（二）印章銷毀1.對于不再使用的印章，由綜合管理部門定期組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，詳細說明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領導審批。2.審批通過后，綜合管理部門應選擇具有資質的銷毀單位進行印章銷毀，并在銷毀過程中進行現(xiàn)場監(jiān)督，確保印章銷毀徹底、安全。3.印章銷毀完成后，銷毀單位應出具《印章銷毀證明》，證明印章已被銷毀。綜合管理部門將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀證明》等相關資料留存歸檔。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司設立印章管理監(jiān)督檢查小組，由綜合管理部門、財務部門、審計部門等相關人員組成，負責對公司印章管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內容1.印章保管情況：檢查印章保管人員是否嚴格遵守印章保管制度，印章存放是否安全，是否存在擅自將印章交予他人保管或使用的情況。2.印章使用情況：檢查印章使用是否嚴格按照審批流程進行，用印文件是否真實、合法、有效，是否存在違規(guī)使用印章的情況。3.印章交接情況：檢查印章交接手續(xù)是否齊全、規(guī)范，交接過程是否準確無誤，是否存在交接不清的情況。4.印章停用與銷毀情況：檢查印章停用與銷毀是否按照規(guī)定程序進行，是否存在擅自停用或銷毀印章的情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督檢查小組定期對公司印章管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，一般每季度進行一次全面檢查。2.不定期抽查：監(jiān)督檢查小組不定期對公司印章管理情況進行抽查，重點檢查印章使用頻繁的部門和關鍵環(huán)節(jié)。3.專項檢查：針對公司印章管理中存在的突出問題或重大事項，監(jiān)督檢查小組進行專項檢查，深入調查核實情況，提出整改意見和建議。（四）問題處理與整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督檢查小組應及時下達《印章管理問題整改通知書》，要求責任部門或個人限期整改。2.責任部門或個人應認真分析問題產(chǎn)生的原因，制定切實可行的整改措施，并在規(guī)定期限內完成整改。整改完成后，應向監(jiān)督檢查小組提交整改報告。3.監(jiān)督檢查小組對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力或拒不整改的部門和個人，公司將按照相關規(guī)定進行嚴肅處理。七、法律責任（一）違規(guī)責任界定1.因保管不善導致印章被盜用、冒用或丟失，給公司造成經(jīng)濟損失或不良影響的，印章保管人員應承擔相應的賠償責任，并視情節(jié)輕重給予紀律處分。2.未經(jīng)審批擅自使用印章，或違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟損失或法律糾紛的，使用印章的部門或個人應承擔全部責任，并視情節(jié)輕重給予紀律處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。3.在印章交接過程中，如因交接不清導致印章管理出現(xiàn)問題，交接雙方應承擔相應的責任，并視情節(jié)輕重給予紀律處分。（二）法律責任追究1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將依據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。處理方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、撤職、解除勞動合同等。