小公司采購入庫管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購入庫管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資的質(zhì)量、數(shù)量和交付時間符合要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購物資的入庫管理，包括原材料、輔助材料、設(shè)備、辦公用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購入庫活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準。2.準確性原則：確保采購物資的信息準確無誤，包括名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。3.及時性原則：采購物資應(yīng)及時入庫，避免因延誤影響生產(chǎn)經(jīng)營。4.責任明確原則：明確采購、驗收、入庫等各環(huán)節(jié)的責任，確保工作有序進行。二、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，注明物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求日期等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購物資的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購物資的要求，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等。2.對潛在供應(yīng)商進行評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面。3.選擇至少三家供應(yīng)商進行詢價、比價，確定最優(yōu)供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。2.采購合同經(jīng)公司法律部門審核后，由雙方簽字蓋章生效。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同的要求，及時向供應(yīng)商下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保物資按時交付。2.供應(yīng)商發(fā)貨后，采購部門應(yīng)及時獲取發(fā)貨憑證，如提單、發(fā)票等，并將相關(guān)信息傳遞給倉庫管理部門。三、入庫驗收（一）驗收準備1.倉庫管理部門在收到采購部門傳遞的發(fā)貨憑證后，應(yīng)做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應(yīng)熟悉采購物資的相關(guān)標準和要求，了解驗收流程和方法。（二）數(shù)量驗收1.驗收人員按照發(fā)貨憑證核對采購物資的數(shù)量，確保數(shù)量準確無誤。2.對于數(shù)量不符的情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，查明原因，并做好記錄。（三）質(zhì)量驗收1.驗收人員根據(jù)采購合同的質(zhì)量標準，對采購物資的質(zhì)量進行檢驗。2.對于質(zhì)量不合格的物資，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，嚴禁不合格物資入庫。（四）驗收記錄1.驗收人員應(yīng)詳細記錄驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收日期等信息。2.驗收記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、入庫手續(xù)（一）入庫單填寫1.驗收合格的物資，倉庫管理部門應(yīng)及時填寫入庫單，入庫單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。2.入庫單經(jīng)驗收人員、倉庫管理人員簽字確認后生效。（二）物資入庫1.倉庫管理人員根據(jù)入庫單，將采購物資按照規(guī)定的存放地點進行存放，并做好標識。2.物資入庫后，應(yīng)及時更新庫存臺賬，確保賬實相符。五、特殊情況處理（一）緊急采購1.因生產(chǎn)經(jīng)營急需，無法按照正常采購流程進行采購的物資，由使用部門填寫緊急采購申請表，說明緊急采購的原因、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。2.緊急采購申請表經(jīng)部門負責人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，采購部門應(yīng)立即組織采購，確保物資及時供應(yīng)。（二）退貨處理1.對于質(zhì)量不合格、規(guī)格不符或其他原因需要退貨的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商退貨事宜。2.退貨時，應(yīng)填寫退貨申請單，注明退貨原因、物資名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息。3.退貨申請單經(jīng)采購部門負責人簽字后，提交給供應(yīng)商。供應(yīng)商收到退貨申請單后，應(yīng)及時安排退貨，并承擔退貨產(chǎn)生的費用。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應(yīng)定期進行庫存盤點，確保賬實相符。2.庫存盤點應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、時間等。3.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制盤點報告，對盤點結(jié)果進行分析，如有差異應(yīng)查明原因，并及時調(diào)整庫存臺賬。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購入庫管理情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、入庫驗收的準確性、入庫手續(xù)的完整性等。（二）考核機制1.建立采購入庫管理考核機制，對采購部門、倉庫管理部門及相關(guān)人員的工作進行考核。2.考核指標包括采購成本控制、物資質(zhì)量、交貨期、庫存管理等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行獎勵，對存在問題的部門和個人