集團(tuán)公司外事部管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司外事工作的規(guī)范化管理，提高外事工作水平，保障外事活動(dòng)的順利開(kāi)展，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司及所屬各單位的外事活動(dòng)，包括但不限于因公出國(guó)（境）訪問(wèn)、商務(wù)洽談、技術(shù)交流、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和外事紀(jì)律，維護(hù)國(guó)家主權(quán)、安全和利益。2.服務(wù)集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略，圍繞中心工作開(kāi)展外事活動(dòng)，確保外事工作與公司業(yè)務(wù)緊密結(jié)合。3.注重實(shí)效，合理安排外事活動(dòng)，提高工作效率，降低外事成本。4.規(guī)范管理，嚴(yán)格審批程序，加強(qiáng)對(duì)外事活動(dòng)全過(guò)程的監(jiān)督和管理。二、外事審批管理（一）審批流程1.因公出國(guó)（境）人員應(yīng)提前填寫(xiě)《集團(tuán)公司因公出國(guó)（境）申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明出訪任務(wù)、行程安排、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，并提交所在單位或部門(mén)審核。2.所在單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)集團(tuán)公司外事部。3.集團(tuán)公司外事部對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核出訪任務(wù)的必要性、行程安排的合理性、費(fèi)用預(yù)算的合規(guī)性等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，提交集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)外事政策和公司實(shí)際情況進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)表返回集團(tuán)公司外事部備案，并由外事部負(fù)責(zé)辦理相關(guān)出國(guó)（境）手續(xù)。（二）審批依據(jù)1.國(guó)家有關(guān)外事政策和法律法規(guī)，如《中華人民共和國(guó)護(hù)照法》、《中華人民共和國(guó)出境入境管理法》等。2.集團(tuán)公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，確保外事活動(dòng)能夠?yàn)楣镜陌l(fā)展提供支持。3.外事活動(dòng)的必要性和可行性，包括出訪任務(wù)是否明確、目的是否正當(dāng)、預(yù)期成果是否顯著等。4.費(fèi)用預(yù)算的合理性，嚴(yán)格控制外事活動(dòng)費(fèi)用，確保費(fèi)用支出符合國(guó)家和公司的相關(guān)規(guī)定。（三）特殊情況處理1.如遇緊急外事任務(wù)，來(lái)不及按照正常審批流程辦理手續(xù)時(shí)，可先通過(guò)電話(huà)或其他方式向集團(tuán)公司外事部和分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，經(jīng)同意后先行出訪。出訪結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及敏感地區(qū)或重大外事活動(dòng)的審批，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，報(bào)上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)部門(mén)審批。三、外事人員管理（一）外事人員選拔1.集團(tuán)公司外事人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力和外語(yǔ)水平，熟悉國(guó)家外事政策和法律法規(guī)。2.外事人員的選拔應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，通過(guò)個(gè)人申請(qǐng)、單位推薦、組織考察等程序確定。3.新選拔的外事人員應(yīng)參加集團(tuán)公司組織的外事業(yè)務(wù)培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方可上崗。（二）外事人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守國(guó)家外事紀(jì)律和集團(tuán)公司外事管理制度，保守國(guó)家機(jī)密和公司商業(yè)秘密。2.負(fù)責(zé)外事活動(dòng)的組織、協(xié)調(diào)和安排，確保外事活動(dòng)順利進(jìn)行。3.協(xié)助出訪人員辦理出國(guó)（境）手續(xù)，包括護(hù)照、簽證、機(jī)票預(yù)訂等。4.負(fù)責(zé)外事活動(dòng)的文件起草、翻譯、資料整理等工作。5.及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外事活動(dòng)進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決外事活動(dòng)中出現(xiàn)的問(wèn)題。6.負(fù)責(zé)外事活動(dòng)費(fèi)用的審核和報(bào)銷(xiāo)工作，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。（三）外事人員培訓(xùn)1.集團(tuán)公司外事部應(yīng)定期組織外事人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高外事人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家外事政策、法律法規(guī)、外語(yǔ)知識(shí)、跨文化交流技巧、外事禮儀等。3.鼓勵(lì)外事人員參加外部培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬視野，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。（四）外事人員考核1.集團(tuán)公司外事部應(yīng)建立外事人員考核制度，對(duì)外事人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。2.考核內(nèi)容包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。3.考核結(jié)果作為外事人員晉升、獎(jiǎng)勵(lì)、調(diào)整崗位的重要依據(jù)。四、外事活動(dòng)組織與實(shí)施（一）出訪計(jì)劃制定1.因公出國(guó)（境）人員應(yīng)根據(jù)出訪任務(wù)，提前制定詳細(xì)的出訪計(jì)劃，包括出訪時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排、活動(dòng)內(nèi)容、會(huì)見(jiàn)人員等。2.出訪計(jì)劃應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司外事部審核，經(jīng)同意后方可實(shí)施。3.出訪計(jì)劃如有變更，應(yīng)提前向集團(tuán)公司外事部報(bào)告，并說(shuō)明變更原因和調(diào)整后的計(jì)劃安排。（二）外事活動(dòng)準(zhǔn)備1.外事人員應(yīng)根據(jù)出訪計(jì)劃，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括辦理出國(guó)（境）手續(xù)、預(yù)訂機(jī)票和酒店、準(zhǔn)備會(huì)議資料和禮品等。2.對(duì)于重要的外事活動(dòng)，應(yīng)提前與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，確定活動(dòng)議程、會(huì)見(jiàn)人員、翻譯安排等細(xì)節(jié)。3.外事人員應(yīng)了解出訪國(guó)家或地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗習(xí)慣等情況，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，確保外事活動(dòng)的順利進(jìn)行。（三）外事活動(dòng)實(shí)施1.出訪人員應(yīng)嚴(yán)格按照出訪計(jì)劃執(zhí)行外事任務(wù)，遵守當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)和外事紀(jì)律，尊重當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣。2.在外事活動(dòng)中，應(yīng)注重形象，言行得體，展現(xiàn)集團(tuán)公司良好的精神風(fēng)貌。3.外事人員應(yīng)做好外事活動(dòng)的記錄和總結(jié)工作，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外事活動(dòng)情況。（四）外事活動(dòng)后續(xù)工作1.出訪人員回國(guó)后，應(yīng)及時(shí)提交出訪報(bào)告，總結(jié)出訪成果和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。2.外事人員應(yīng)協(xié)助出訪人員做好后續(xù)工作，如跟蹤落實(shí)合作項(xiàng)目、整理會(huì)議紀(jì)要、翻譯資料等。3.對(duì)于外事活動(dòng)中形成的文件、資料、照片等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。五、外事經(jīng)費(fèi)管理（一）經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制1.因公出國(guó)（境）人員應(yīng)根據(jù)出訪任務(wù)和行程安排，編制詳細(xì)的外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算，包括國(guó)際旅費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、公雜費(fèi)、簽證費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等。2.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家和集團(tuán)公司的相關(guān)規(guī)定編制，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。3.外事經(jīng)費(fèi)預(yù)算應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司外事部審核，經(jīng)同意后方可實(shí)施。（二）經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理1.出訪人員回國(guó)后，應(yīng)及時(shí)辦理外事經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)手續(xù)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)提供真實(shí)、有效的票據(jù)和相關(guān)證明材料，如護(hù)照、簽證、機(jī)票、酒店發(fā)票、會(huì)議通知等。2.外事人員應(yīng)按照集團(tuán)公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對(duì)出訪人員的報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，確保報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容符合規(guī)定。3.經(jīng)審核無(wú)誤后，外事經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)憑證報(bào)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審批報(bào)銷(xiāo)。（三）經(jīng)費(fèi)使用監(jiān)督1.集團(tuán)公司外事部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)外事經(jīng)費(fèi)使用情況的監(jiān)督和檢查，定期對(duì)外事經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.如發(fā)現(xiàn)外事經(jīng)費(fèi)使用存在違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外事經(jīng)費(fèi)的使用情況進(jìn)行審計(jì)，確保外事經(jīng)費(fèi)的安全和合理使用。六、外事接待管理（一）接待計(jì)劃制定1.對(duì)于來(lái)訪的外賓，集團(tuán)公司外事部應(yīng)根據(jù)來(lái)訪人員的身份、目的和行程安排，制定詳細(xì)的接待計(jì)劃，包括接待規(guī)格、活動(dòng)安排、陪同人員等。2.接待計(jì)劃應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)同意后方可實(shí)施。3.接待計(jì)劃如有變更，應(yīng)提前向集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并說(shuō)明變更原因和調(diào)整后的計(jì)劃安排。（二）接待活動(dòng)準(zhǔn)備1.外事人員應(yīng)根據(jù)接待計(jì)劃，提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，包括安排迎送人員、預(yù)訂酒店和車(chē)輛、準(zhǔn)備會(huì)議資料和禮品等。2.對(duì)于重要的外事接待活動(dòng)，應(yīng)提前與對(duì)方溝通協(xié)調(diào)，確定活動(dòng)議程、會(huì)見(jiàn)人員、翻譯安排等細(xì)節(jié)。3.外事人員應(yīng)了解來(lái)訪國(guó)家或地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗習(xí)慣等情況，做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，確保外事接待活動(dòng)的順利進(jìn)行。（三）接待活動(dòng)實(shí)施1.在接待活動(dòng)中，應(yīng)注重禮儀，熱情友好地接待來(lái)訪外賓，展現(xiàn)集團(tuán)公司良好的形象。2.陪同人員應(yīng)與來(lái)訪外賓保持良好的溝通和交流，及時(shí)了解外賓的需求和意見(jiàn)，為外賓提供周到的服務(wù)。3.外事人員應(yīng)做好外事接待活動(dòng)的記錄和總結(jié)工作，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)外事接待活動(dòng)情況。（四）接待活動(dòng)后續(xù)工作1.外事接待活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)向外賓表示感謝，并保持與外賓的聯(lián)系，鞏固和發(fā)展雙方的合作關(guān)系。2.外事人員應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好后續(xù)工作，如跟蹤落實(shí)合作項(xiàng)目、整理會(huì)議紀(jì)要、翻譯資料等。3.對(duì)于外事接待活動(dòng)中形成的文件、資料、照片等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。七、外事檔案管理（一）檔案范圍1.集團(tuán)公司外事活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、資料、照片、音像等材料，包括因公出國(guó)（境）申請(qǐng)表、出訪報(bào)告、接待計(jì)劃、會(huì)議紀(jì)要、翻譯資料等。2.外事人員的個(gè)人檔案，包括外事業(yè)務(wù)培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。（二）檔案整理1.外事檔案應(yīng)按照年度、類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.檔案整理應(yīng)遵循國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，采用科學(xué)的整理方法，便于檔案的查閱和利用。（三）檔案保管1.外事檔案應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和保密。2.檔案保管應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.外事檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定確定，對(duì)于重要的外事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱外事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《集團(tuán)公司外事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位或部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)集團(tuán)公司外事部批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱外事檔案時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料，