控股子公司行政管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范控股子公司的行政管理工作，提高行政工作效率，確保公司各項行政事務的有序開展，為公司的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于控股子公司及其下屬各部門、分支機構。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保公司行政管理工作合法合規(guī)。2.規(guī)范化原則：建立健全各項行政管理制度和流程，實現(xiàn)行政管理工作的規(guī)范化、標準化。3.高效性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低行政成本。4.服務性原則：樹立服務意識，為公司各部門和員工提供優(yōu)質、高效的行政服務。二、組織架構與職責（一）組織架構控股子公司應根據(jù)自身業(yè)務規(guī)模和管理需求，建立合理的組織架構，明確各部門的職責和權限。（二）行政管理部門職責1.負責公司行政管理規(guī)章制度的制定、修訂和完善，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌協(xié)調公司各項行政事務，包括但不限于文件管理、會議組織、辦公用品采購、車輛管理、安全保衛(wèi)等。3.負責公司的對外聯(lián)絡與溝通，維護公司與政府部門、合作伙伴等的良好關系。4.組織開展公司的企業(yè)文化建設活動，增強員工的凝聚力和歸屬感。5.負責公司行政費用的預算編制、控制和報銷審核。6.協(xié)助公司領導做好各項決策的貫徹落實工作，跟蹤反饋執(zhí)行情況。（三）其他部門職責各部門應配合行政管理部門做好相關行政工作，負責本部門行政事務的具體執(zhí)行和管理，并及時向行政管理部門反饋工作中存在的問題和建議。三、文件管理（一）文件分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件等類別。2.行政文件包括公司決議、通知、報告、請示、規(guī)章制度等。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：[文件類別代碼（如XZ、YW、CW等）]+[年份（四位數(shù)字）]+[序號（三位數(shù)字）]（三）文件起草與審核1.文件起草由相關部門或人員負責，確保文件內容準確、完整、清晰。2.文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核通過后報行政管理部門進行格式審查和編號登記。3.重要文件需經(jīng)公司領導審批后發(fā)布。（四）文件發(fā)布與存檔1.文件經(jīng)審批后，由行政管理部門負責通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)布，并確保相關人員及時知曉。2.文件發(fā)布后，行政管理部門應及時將文件原件及電子文檔進行存檔，建立文件檔案庫，以便查閱和檢索。（五）文件借閱與銷毀1.因工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和行政管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于已失效或無需保存的文件，由行政管理部門定期進行清理，填寫《文件銷毀申請表》，經(jīng)公司領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀，并做好銷毀記錄。四、會議管理（一）會議分類1.公司會議分為董事會會議、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議等。2.董事會會議由董事會召集和主持，總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理召集和主持，部門例會由各部門自行組織，專題會議根據(jù)工作需要不定期召開。（二）會議通知1.會議組織部門應提前[X]個工作日發(fā)布會議通知，明確會議的時間、地點、參會人員、會議議題等內容。2.會議通知應通過公司內部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式發(fā)送給參會人員，并確保通知傳達準確、及時。（三）會議準備1.會議組織部門應根據(jù)會議議題，提前收集相關資料，并整理成冊，供參會人員參考。2.安排專人負責會議場地的布置、設備調試、會議資料準備等工作，確保會議順利進行。（四）會議記錄與紀要1.會議應安排專人進行記錄，詳細記錄會議內容、討論情況、決議事項等。2.會議結束后，會議記錄人員應及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員和相關部門。會議紀要應明確會議決議事項、責任部門和完成時間，確保決議事項得到有效落實。（五）會議跟進與反饋1.責任部門應按照會議紀要的要求，按時完成相關工作任務，并及時向會議組織部門反饋工作進展情況。2.會議組織部門應對會議決議事項的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期向公司領導匯報，確保會議決議得到有效執(zhí)行。五、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政管理部門應根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品年度采購計劃，明確采購種類、數(shù)量、預算等內容。2.辦公用品采購應遵循公開、公平、公正的原則，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應嚴格按照公司采購管理制度執(zhí)行，確保采購物品的質量和價格合理。3.對于批量采購的辦公用品，應簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（二）辦公用品發(fā)放1.行政管理部門應建立辦公用品領用臺賬，記錄辦公用品的領用情況。2.員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到行政管理部門領取。3.行政管理部門應根據(jù)辦公用品的庫存情況和員工需求，合理發(fā)放辦公用品，避免浪費。（三）辦公用品使用與保管1.員工應妥善使用和保管辦公用品，不得隨意丟棄或挪作他用。2.對于貴重辦公用品，如電腦、打印機等，應指定專人負責管理，定期進行維護和保養(yǎng)，確保設備正常運行。（四）辦公用品盤點1.行政管理部門應定期對辦公用品進行盤點，確保賬實相符。2.盤點結束后，應編制辦公用品盤點報告，對盤點結果進行分析和總結，針對存在的問題提出改進措施和建議。六、車輛管理（一）車輛配置控股子公司應根據(jù)工作需要，合理配置公務車輛，明確車輛的使用部門和用途。（二）車輛調度1.行政管理部門負責公司車輛的統(tǒng)一調度和管理，根據(jù)工作任務的輕重緩急，合理安排車輛使用。2.員工因工作需要使用車輛時，應提前填寫《車輛使用申請表》，經(jīng)部門負責人和行政管理部門負責人批準后，到車隊辦理派車手續(xù)。3.車輛駕駛員應嚴格按照派車單指定的時間、地點和任務出車，不得擅自更改行車路線或私自出車。（三）車輛使用與維護1.車輛使用過程中，駕駛員應遵守交通規(guī)則，確保行車安全。如發(fā)生交通事故，應及時報告行政管理部門和相關部門，并按照規(guī)定進行處理。2.車隊應建立車輛維護保養(yǎng)制度，定期對車輛進行檢查、保養(yǎng)和維修，確保車輛性能良好。3.車輛維修應選擇正規(guī)的維修廠家，維修費用應按照公司相關規(guī)定進行審核和報銷。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、保險費、維修保養(yǎng)費等。2.行政管理部門應建立車輛費用臺賬，對車輛費用進行詳細記錄和核算。3.車輛費用報銷應按照公司財務管理制度執(zhí)行，報銷憑證應真實、合法、有效。七、安全保衛(wèi)管理（一）安全保衛(wèi)制度1.控股子公司應建立健全安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責和要求。2.安全保衛(wèi)制度應包括門禁管理、巡邏制度、消防安全制度、突發(fā)事件應急預案等內容。（二）門禁管理1.公司應設置門禁系統(tǒng)，對辦公區(qū)域進行封閉管理。員工應憑工作證或門禁卡進出辦公區(qū)域。2.外來人員進入公司應進行登記，并經(jīng)被訪人員同意后，由保安人員引導進入。（三）巡邏制度1.保安人員應按照規(guī)定的巡邏路線和時間進行巡邏，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.巡邏過程中應做好記錄，發(fā)現(xiàn)異常情況應及時報告上級領導和相關部門。（四）消防安全管理1.公司應按照國家消防安全法規(guī)的要求，配備必要的消防設施和器材，并定期進行檢查和維護。2.員工應熟悉消防設施的使用方法，掌握基本的消防安全知識和技能。3.公司應定期組織消防安全培訓和演練，提高員工的消防安全意識和應急處置能力。（五）突發(fā)事件應急管理1.控股子公司應制定突發(fā)事件應急預案，明確突發(fā)事件的應急處置流程和責任分工。2.突發(fā)事件發(fā)生后，公司應立即啟動應急預案，迅速采取有效措施進行處置，確保員工生命財產安全和公司正常運營。3.應急處置結束后，公司應及時對應急事件進行總結和評估，針對存在的問題提出改進措施和建議。八、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生制度1.控股子公司應建立環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確環(huán)境衛(wèi)生管理的職責和要求。2.環(huán)境衛(wèi)生制度應包括辦公區(qū)域清潔標準、公共區(qū)域衛(wèi)生管理、垃圾分類處理等內容。（二）辦公區(qū)域清潔1.各部門應負責本部門辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作，保持辦公桌面整潔、文件擺放有序、地面干凈無雜物。2.行政管理部門應定期組織對公共區(qū)域進行清潔消毒，包括走廊、樓梯、電梯、會議室等。（三）公共區(qū)域衛(wèi)生管理1.公司應設置垃圾桶、煙灰缸等衛(wèi)生設施，并定