文件資料使用及管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的有效使用，規(guī)范文件資料的形成、流轉、保管及銷毀等環(huán)節(jié)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在文件資料使用及管理方面的活動。（三）定義1.文件資料：指公司在經營管理活動中形成的各類書面、電子等形式的信息記錄，包括但不限于合同協(xié)議、規(guī)章制度、報告報表、技術文件、會議紀要、往來信函等。2.受控文件：需要嚴格控制其發(fā)放范圍、版本狀態(tài)，確保使用最新有效版本的文件。3.非受控文件：不做嚴格版本控制，僅供參考查閱的文件。二、文件資料的分類與編號（一）分類1.行政文件：包括公司各類行政管理制度、通知、通報、決定等。2.業(yè)務文件：涉及公司各項業(yè)務活動的文件，如銷售合同、采購訂單、項目方案等。3.財務文件：財務報表、預算計劃、審計報告等。4.技術文件：產品設計圖紙、工藝文件、技術標準等。5.人事文件：員工檔案、考勤記錄、薪酬福利文件等。（二）編號1.文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[公司簡稱][文件類別代碼][年份][流水號]。3.例如：[XX公司][XZ][2023][001]，其中“XZ”表示行政文件類別代碼。三、文件資料的形成與審批（一）起草1.文件資料由相關部門或人員負責起草，起草人應確保文件內容準確、完整、清晰，符合法律法規(guī)和公司實際情況。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭組織相關部門共同起草。（二）審核1.文件起草完成后，應提交至本部門負責人進行審核。審核內容包括文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性以及與公司現(xiàn)有制度的一致性等。2.對于重要文件或涉及多個部門的文件，需組織相關部門進行會審，會審通過后由各部門負責人簽字確認。（三）批準1.審核通過的文件，報公司領導審批。公司領導根據(jù)文件的性質和重要程度進行審批，簽署批準意見。2.需上級主管部門審批或備案的文件，按規(guī)定及時上報。四、文件資料的發(fā)放與簽收（一）受控文件發(fā)放1.文件管理部門根據(jù)批準的文件，確定發(fā)放范圍和份數(shù)。2.受控文件采用紙質或電子形式發(fā)放，發(fā)放時應填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領取人等信息。3.領取人在《文件發(fā)放登記表》上簽字確認，領取紙質文件時應加蓋“受控文件”章。（二）非受控文件發(fā)放1.非受控文件主要用于對外提供參考或內部一般性查閱，發(fā)放時無需登記，但應做好發(fā)放記錄。2.非受控文件不加蓋“受控文件”章，如需加蓋，應經文件管理部門負責人批準，并在文件上注明“非受控”字樣。（三）電子文件發(fā)放1.電子文件通過公司內部網絡共享平臺或指定的郵箱進行發(fā)放。2.發(fā)放時應明確文件的訪問權限和有效期，確保接收人能夠及時、準確獲取文件。五、文件資料的使用與保管（一）使用1.文件使用人員應妥善保管文件資料，不得擅自轉借、復印、傳播或泄露文件內容。2.如需查閱受控文件，應到文件管理部門辦理查閱手續(xù)，在指定地點查閱，不得帶出公司。3.因工作需要復印受控文件時，應填寫《文件復印申請表》，經文件管理部門負責人批準后，在文件管理部門指定地點復印，并做好復印記錄。（二）保管1.文件管理部門應設立專門的文件檔案室或文件柜，對文件資料進行分類存放，確保文件資料存放有序、便于查找。2.紙質文件應定期進行整理、裝訂，電子文件應定期進行備份，防止文件丟失或損壞。3.文件管理人員應定期對文件資料進行清查盤點，確保賬物相符。六、文件資料的修訂與廢止（一）修訂1.當文件資料的內容與法律法規(guī)、公司實際情況或業(yè)務需求發(fā)生變化時，應及時進行修訂。2.文件修訂由原起草部門負責，修訂完成后按文件形成與審批流程進行審核、批準。3.文件修訂后，文件管理部門應及時更新文件內容，并通知相關部門和人員領取新的文件版本。（二）廢止1.文件資料因不再適用或其他原因需要廢止時，由原批準部門發(fā)布廢止通知。2.廢止的文件資料應及時清理，紙質文件應加蓋“作廢”章后妥善保管，電子文件應進行標識并單獨存儲，防止誤使用。七、文件資料的借閱與歸還（一）借閱1.因工作需要借閱文件資料的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，報文件管理部門審批。3.文件管理部門根據(jù)審批意見，辦理文件借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放文件資料，并在《文件借閱登記表》上登記。（二）歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還文件資料，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還文件時，文件管理人員應認真核對文件的完整性和準確性，確認無誤后在《文件借閱登記表》上簽字注銷。八、文件資料的保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感內容的文件資料屬于保密范圍。2.保密文件資料應明確標識，并嚴格控制其知悉范圍。（二）保密措施1.文件管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露文件資料的保密內容。2.對保密文件資料的查閱、復印、借閱等應進行嚴格審批和登記，確保文件資料的安全。3.涉及保密內容的文件資料應在加密的電子設備或存儲介質中存儲，并設置訪問密碼。九、文件資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已廢止的文件資料、過期失效的文件資料以及無保存價值的文件資料應進行銷毀。2.銷毀文件資料應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（二）銷毀方式1.紙質文件資料一般采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件內容無法恢復。2.電子文件資料應采用數(shù)據(jù)擦除、格式化等方式進行銷毀，并對存儲介質進行物理破壞。（三）銷毀記錄1.文件銷毀時，應由文件管理部門會同相關部