2025年合同管理制度總則制度背景與目的在市場環(huán)境日益復(fù)雜、法律法規(guī)不斷完善的2025年，合同作為公司經(jīng)濟(jì)活動的重要載體，其管理的規(guī)范性、科學(xué)性和有效性對于公司的穩(wěn)健發(fā)展至關(guān)重要。為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本合同管理制度。適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)在經(jīng)營管理活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、建設(shè)工程合同、技術(shù)合同等。基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。2.審慎性原則：在合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研、風(fēng)險評估和法律審查，確保合同條款公平合理，風(fēng)險可控。3.全過程管理原則：對合同的簽訂、履行、變更、解除等全過程進(jìn)行跟蹤管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.歸口管理與分級負(fù)責(zé)相結(jié)合原則：公司設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理；各業(yè)務(wù)部門按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門合同的簽訂、履行等工作。合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)合同管理部門1.部門設(shè)置：公司設(shè)立合同管理部，作為合同管理的歸口部門，配備專業(yè)的合同管理人員。2.主要職責(zé)制定和完善公司合同管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織合同的評審、簽訂、備案等工作。對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤、檢查和監(jiān)督，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同檔案，對合同進(jìn)行分類、整理和保管。開展合同法律知識培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識和風(fēng)險防范能力。參與合同糾紛的處理，提供法律支持和建議。業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)范圍：各業(yè)務(wù)部門是合同的承辦部門，負(fù)責(zé)本部門合同的前期調(diào)研、談判、起草、履行等工作。2.具體職責(zé)負(fù)責(zé)合同項(xiàng)目的市場調(diào)研和可行性分析，確定合同的基本條款和交易條件。組織合同的談判，與對方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行協(xié)商，并達(dá)成一致意見。起草合同文本，確保合同條款符合公司的利益和要求。按照合同約定履行本部門的義務(wù)，及時跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向合同管理部門報告。配合合同管理部門做好合同的評審、備案、歸檔等工作。法務(wù)部門1.法律支持：法務(wù)部門負(fù)責(zé)對合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見和建議，確保合同的合法性和有效性。2.具體職責(zé)對合同文本進(jìn)行全面的法律審查，包括合同主體資格、合同條款的合法性、合同的風(fēng)險防范等方面。參與合同的談判和起草工作，從法律角度提供專業(yè)的意見和建議。協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律程序。開展法律宣傳和培訓(xùn)活動，提高員工的法律意識和法律素養(yǎng)。合同的簽訂合同簽訂前的準(zhǔn)備1.市場調(diào)研：業(yè)務(wù)部門在簽訂合同前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研，了解市場行情、價格走勢、供應(yīng)商或客戶的信譽(yù)等情況，為合同的簽訂提供參考依據(jù)。2.資格審查：對合同對方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營資質(zhì)、信用狀況等進(jìn)行審查，確保對方當(dāng)事人具有簽訂和履行合同的能力。審查內(nèi)容包括但不限于營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等。3.風(fēng)險評估：對合同項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險評估，識別可能存在的風(fēng)險因素，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險評估內(nèi)容包括市場風(fēng)險、法律風(fēng)險、信用風(fēng)險等。合同的起草1.文本要求：合同文本應(yīng)采用書面形式，內(nèi)容應(yīng)具體、明確、完整，條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司的要求。合同文本應(yīng)包括以下主要條款：當(dāng)事人的名稱或者姓名和住所、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等。2.起草責(zé)任：合同一般由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，對于重大、復(fù)雜的合同，可邀請合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與起草。合同的評審1.評審流程：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本提交合同管理部門進(jìn)行初審，合同管理部門初審?fù)ㄟ^后，組織法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審。評審過程中，各部門應(yīng)從各自的專業(yè)角度對合同進(jìn)行審查，提出意見和建議。2.評審內(nèi)容合同的合法性：審查合同是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。合同的可行性：審查合同項(xiàng)目是否具有可行性，是否符合公司的戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營目標(biāo)。合同的公平性：審查合同條款是否公平合理，是否存在顯失公平的情形。合同的風(fēng)險防范：審查合同是否對可能存在的風(fēng)險進(jìn)行了充分的考慮和防范，是否有相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。合同的簽訂1.授權(quán)簽字：合同經(jīng)評審?fù)ㄟ^后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)代表應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權(quán)權(quán)限。2.簽訂方式：合同簽訂應(yīng)采用當(dāng)面簽訂或郵寄簽訂的方式，確保合同的真實(shí)性和有效性。當(dāng)面簽訂合同時，雙方當(dāng)事人應(yīng)同時簽字、蓋章；郵寄簽訂合同時，應(yīng)要求對方當(dāng)事人在合同上簽字、蓋章后及時寄回。合同的履行履行義務(wù)1.全面履行：合同簽訂后，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行自己的義務(wù)，確保合同的順利履行。業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，及時跟蹤合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。2.協(xié)作履行：合同履行過程中，各部門之間應(yīng)相互協(xié)作、相互配合，共同完成合同項(xiàng)目。如出現(xiàn)需要其他部門協(xié)助的情況，應(yīng)及時向相關(guān)部門提出協(xié)助請求，相關(guān)部門應(yīng)積極予以配合。履行監(jiān)督1.跟蹤檢查：合同管理部門應(yīng)定期對合同的履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解合同的執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量情況、付款情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.報告制度：業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同管理部門報告合同的履行情況，如合同履行過程中出現(xiàn)重大問題或異常情況，應(yīng)及時向合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報告。變更與解除1.變更條件：合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要對合同條款進(jìn)行變更的，應(yīng)經(jīng)雙方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂的程序進(jìn)行評審和簽訂。2.解除條件：如出現(xiàn)法定或約定的解除合同的情形，公司有權(quán)解除合同。解除合同應(yīng)按照法律規(guī)定和合同約定的程序進(jìn)行，通知對方當(dāng)事人，并辦理相關(guān)的手續(xù)。合同的歸檔與保管檔案建立1.檔案內(nèi)容：合同管理部門應(yīng)建立合同檔案，對合同進(jìn)行分類、整理和保管。合同檔案內(nèi)容包括合同文本、合同評審記錄、合同履行情況記錄、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關(guān)文件資料。2.檔案編號：合同檔案應(yīng)按照一定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，以便于查詢和管理。編號應(yīng)包含合同簽訂年份、合同類型、合同序號等信息。保管期限1.長期保管：重要合同的檔案應(yīng)長期保管，保管期限不少于合同履行完畢后十年。2.定期銷毀：對于保管期限屆滿的合同檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。檔案查閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱時應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得泄露合同機(jī)密信息。2.查閱記錄：查閱合同檔案應(yīng)進(jìn)行登記，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。合同的風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.日常監(jiān)測：合同管理部門和業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同進(jìn)行風(fēng)險監(jiān)測，識別可能存在的風(fēng)險因素。風(fēng)險識別方法包括但不限于問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)分析等。2.重點(diǎn)關(guān)注：重點(diǎn)關(guān)注合同的合法性、可行性、公平性、風(fēng)險防范等方面的問題，及時發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險隱患。風(fēng)險評估1.評估方法：采用定性和定量相結(jié)合的方法對合同風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和影響程度。評估指標(biāo)包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險損失的大小等。2.評估報告：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，編制風(fēng)險評估報告，提出風(fēng)險應(yīng)對建議。風(fēng)險應(yīng)對1.應(yīng)對策略：根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略，包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.措施執(zhí)行：業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照風(fēng)險應(yīng)對策略的要求，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險。合同管理部門應(yīng)監(jiān)督風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況，確保措施的有效性。合同糾紛的處理糾紛預(yù)防1.規(guī)范管理：加強(qiáng)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行等行為，從源頭上預(yù)防合同糾紛的發(fā)生。2.溝通協(xié)調(diào)：在合同履行過程中，加強(qiáng)與對方當(dāng)事人的溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。糾紛處理程序1.協(xié)商解決：發(fā)生合同糾紛后，應(yīng)首先嘗試與對方當(dāng)事人進(jìn)行協(xié)商，通過友好協(xié)商的方式解決糾紛。協(xié)商過程中，應(yīng)保持冷靜、理智，充分聽取對方的意見和建議，尋求雙方都能接受的解決方案。2.第三方調(diào)解：如協(xié)商不成，可以邀請第三方調(diào)解機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)解。調(diào)解機(jī)構(gòu)應(yīng)具有中立性