配餐公司接待室管理制度總則目的為規(guī)范配餐公司接待室的使用與管理，營造良好的接待環(huán)境，提升公司形象，確保接待工作有序、高效進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有使用接待室的部門、員工以及外來人員。管理原則接待室管理遵循統(tǒng)一管理、合理使用、注重安全、保持整潔的原則。接待室管理職責(zé)行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)接待室的整體規(guī)劃與布局設(shè)計(jì)，根據(jù)公司實(shí)際需求和發(fā)展情況，合理安排接待室的功能區(qū)域和設(shè)施配備。2.制定接待室的使用管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。定期檢查制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整和完善。3.對接待室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括設(shè)備的采購、安裝、維護(hù)、更新等工作。建立設(shè)施設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的購置時(shí)間、使用情況、維修記錄等信息。4.安排專人負(fù)責(zé)接待室的日常清潔衛(wèi)生工作，制定清潔衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和工作計(jì)劃，確保接待室環(huán)境整潔、舒適。5.負(fù)責(zé)接待室的安全管理，包括防火、防盜、防潮等工作。定期進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保接待室的安全使用。6.協(xié)調(diào)各部門之間的接待室使用需求，合理安排使用時(shí)間，避免出現(xiàn)沖突和浪費(fèi)。使用部門職責(zé)1.使用部門需提前向行政部門申請使用接待室，填寫《接待室使用申請表》，注明使用時(shí)間、使用人數(shù)、接待對象等信息。2.嚴(yán)格按照申請的時(shí)間和用途使用接待室，不得擅自更改使用時(shí)間和用途。如需變更，需提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。3.使用部門在使用接待室期間，需遵守接待室的管理制度和規(guī)定，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備，保持室內(nèi)整潔衛(wèi)生。4.使用完畢后，使用部門需及時(shí)清理室內(nèi)垃圾，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等，確保接待室的安全和整潔。接待人員職責(zé)1.接待人員負(fù)責(zé)接待來訪客人，熱情、禮貌地迎接客人，引導(dǎo)客人進(jìn)入接待室，并為客人提供必要的服務(wù)，如茶水、資料等。2.及時(shí)了解客人的需求和來意，做好記錄，并及時(shí)向相關(guān)部門或人員匯報(bào)。3.在接待過程中，注意維護(hù)公司形象和聲譽(yù)，不得泄露公司機(jī)密信息。4.接待工作結(jié)束后，及時(shí)清理接待室，整理好相關(guān)資料和物品。接待室使用規(guī)范使用申請1.各部門因工作需要使用接待室，需提前[X]小時(shí)向行政部門提出申請。如遇緊急情況，可電話申請，但需在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請手續(xù)。2.申請時(shí)需填寫《接待室使用申請表》，詳細(xì)注明使用部門、使用人、使用時(shí)間、接待對象、接待事由等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.行政部門根據(jù)接待室的使用情況進(jìn)行審核，如申請時(shí)間與其他部門沖突，將與申請部門協(xié)商調(diào)整使用時(shí)間。使用流程1.使用部門在獲得行政部門批準(zhǔn)后，按照申請的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)使用接待室。2.使用部門需提前安排人員做好接待準(zhǔn)備工作，如擺放桌椅、準(zhǔn)備資料、調(diào)試設(shè)備等。3.接待人員在客人到達(dá)前提前到達(dá)接待室，做好迎接客人的準(zhǔn)備工作。4.客人到達(dá)后，接待人員應(yīng)熱情、禮貌地迎接客人，引導(dǎo)客人進(jìn)入接待室，并為客人提供茶水、毛巾等服務(wù)。5.在接待過程中，使用部門需安排專人負(fù)責(zé)記錄接待內(nèi)容和客人意見。6.接待工作結(jié)束后，使用部門需及時(shí)清理接待室，將桌椅歸位，關(guān)閉電器設(shè)備、門窗等。使用注意事項(xiàng)1.接待室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等不文明行為。2.不得在接待室內(nèi)大聲喧嘩、打鬧，保持室內(nèi)安靜。3.嚴(yán)禁在接待室內(nèi)進(jìn)行與接待無關(guān)的活動(dòng)，如娛樂、休息等。4.不得擅自移動(dòng)或損壞接待室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，如因使用不當(dāng)造成損壞，需照價(jià)賠償。5.接待室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備僅供接待使用，不得外借。接待室設(shè)施設(shè)備管理設(shè)施設(shè)備配備1.接待室內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如沙發(fā)、茶幾、桌椅、空調(diào)、飲水機(jī)、投影儀、音響等，以滿足接待工作的需要。2.設(shè)施設(shè)備的配備應(yīng)根據(jù)接待室的功能和定位進(jìn)行合理選擇和配置，確保設(shè)施設(shè)備的質(zhì)量和性能。設(shè)施設(shè)備維護(hù)1.行政部門應(yīng)定期對接待室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障或損壞，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，行政部門應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修。3.維修人員應(yīng)定期對接待室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，延長設(shè)施設(shè)備的使用壽命。設(shè)施設(shè)備更新1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展和接待工作的需要，定期對接待室的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行評估和更新。2.設(shè)施設(shè)備的更新應(yīng)遵循經(jīng)濟(jì)、實(shí)用、先進(jìn)的原則，確保更新后的設(shè)施設(shè)備能夠滿足接待工作的需求。接待室衛(wèi)生管理日常清潔1.行政部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接待室的日常清潔工作，每天至少進(jìn)行一次全面清潔。2.清潔內(nèi)容包括地面清掃、桌椅擦拭、門窗玻璃清潔、垃圾清理等，確保接待室環(huán)境整潔、衛(wèi)生。定期消毒1.行政部門應(yīng)定期對接待室進(jìn)行消毒處理，每周至少進(jìn)行一次全面消毒。2.消毒內(nèi)容包括地面、桌椅、門窗把手、電器設(shè)備等，確保接待室的衛(wèi)生安全。衛(wèi)生檢查1.行政部門應(yīng)定期對接待室的衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，每周至少進(jìn)行一次檢查。2.檢查內(nèi)容包括地面清潔、桌椅整潔、門窗玻璃明亮、垃圾清理及時(shí)等，如發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問題，應(yīng)及時(shí)督促清潔人員進(jìn)行整改。接待室安全管理消防安全1.接待室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)施設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。2.嚴(yán)禁在接待室內(nèi)堆放易燃、易爆物品，確保接待室的消防安全。3.接待室內(nèi)的電器設(shè)備應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，不得私拉亂接電線，確保用電安全。防盜安全1.接待室應(yīng)安裝必要的防盜設(shè)施設(shè)備，如防盜門、防盜窗等，確保接待室的防盜安全。2.接待人員在接待客人時(shí)，應(yīng)注意保管好客人的物品，避免客人物品丟失。3.使用部門在使用接待室完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉門窗，確保接待室的安全。信息安全1.接待室內(nèi)的電腦、打印機(jī)等設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼，防止他人擅自使用。2.接待人員在接待客人時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)公司的機(jī)密信息，不得泄露公司的商業(yè)秘密和敏感信息。3.使用部門在使用接待室期間，不得在接待室內(nèi)進(jìn)行涉及公司機(jī)密信息的討論和交流。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對接待室的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，每周至少進(jìn)行一次檢查。2.檢查內(nèi)容包括接待室的使用申請、使用流程、設(shè)施設(shè)備管理、衛(wèi)生管理、安全管理等方面，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改?？己嗽u價(jià)1.行政部門應(yīng)建立接待室使用考核評價(jià)機(jī)制，對接待室的使用情況進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括接待室的使用效率、設(shè)施設(shè)備完好率、衛(wèi)生狀況、安全管理等方面，考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效考核掛鉤。獎(jiǎng)懲措施1.對在接待室使用和管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。