局政府采購需求管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本局政府采購需求管理，提高政府采購質(zhì)量和效率，保障采購項目的順利實施，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局范圍內(nèi)使用財政性資金進行的政府采購活動，包括貨物、工程和服務的采購。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保政府采購活動合法合規(guī)。2.需求導向原則：以滿足實際工作需要為出發(fā)點和落腳點，科學合理確定采購需求。3.公平公正原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，確保所有符合條件的供應商都有機會參與采購活動。4.績效優(yōu)先原則：注重采購項目的質(zhì)量和效益，提高財政資金使用效率。二、采購需求的確定（一）需求調(diào)研1.需求發(fā)起部門：各業(yè)務部門根據(jù)工作需要，負責提出政府采購需求，并填寫《政府采購需求申請表》。申請表應詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、服務要求、預算金額、采購時間等內(nèi)容。2.需求調(diào)研方式實地調(diào)研：對于涉及專業(yè)設(shè)備、工程建設(shè)等復雜項目，需求發(fā)起部門應組織相關(guān)人員進行實地調(diào)研，了解實際工作場景和需求細節(jié)。問卷調(diào)查：針對一些具有普遍性的采購需求，可通過發(fā)放調(diào)查問卷的方式，廣泛征求相關(guān)部門和人員的意見和建議。專家咨詢：對于專業(yè)性較強的采購項目，應邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進行咨詢，確保需求的科學性和合理性。（二）需求論證1.論證范圍：采購預算金額達到一定標準的項目，應當進行需求論證。具體標準由本局根據(jù)實際情況另行規(guī)定。2.論證組織：需求發(fā)起部門負責組織需求論證工作，邀請財務、審計、法律等相關(guān)部門人員以及外部專家組成論證小組。3.論證內(nèi)容技術(shù)參數(shù)合理性：審查技術(shù)參數(shù)是否符合實際工作需要，是否存在過高或過低要求，是否具有可替代性。預算合理性：評估預算金額是否合理，是否與市場價格水平相符，是否存在浪費或不合理支出的情況。采購方式適用性：根據(jù)項目特點和需求，論證所采用的采購方式是否合適。其他方面：對采購項目的服務要求、驗收標準等內(nèi)容進行論證，確保需求的完整性和準確性。（三）需求審核1.審核流程部門初審：需求發(fā)起部門將填寫完整的《政府采購需求申請表》及相關(guān)調(diào)研、論證材料提交本部門負責人進行初審。初審重點審查需求的真實性、合理性和完整性。財務審核：財務部門對采購項目的預算金額進行審核，確保預算編制符合財務規(guī)定和本局財務狀況。采購部門審核：采購部門對需求的采購方式、采購時間等內(nèi)容進行審核，提出審核意見。分管領(lǐng)導審批：經(jīng)各部門審核通過后，報分管領(lǐng)導審批。分管領(lǐng)導根據(jù)項目情況進行綜合決策，簽署審批意見。2.審核意見反饋：各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見及時反饋給需求發(fā)起部門。需求發(fā)起部門根據(jù)審核意見對需求進行修改完善，直至通過審核。三、采購文件編制（一）采購文件內(nèi)容1.采購公告：按照規(guī)定在指定媒體上發(fā)布采購公告，公告內(nèi)容應包括采購項目名稱、采購內(nèi)容及要求、采購預算金額、供應商資格條件、采購方式、采購程序、投標截止時間、開標時間及地點等。2.采購文件：采購文件應包括采購項目的商務條款、技術(shù)規(guī)格、評標標準、合同條款等內(nèi)容。商務條款應明確采購項目的交付時間、地點、付款方式、售后服務等要求；技術(shù)規(guī)格應詳細描述采購項目的技術(shù)參數(shù)、性能指標等；評標標準應明確評審因素、分值設(shè)置及評審方法，確保評審過程公平公正；合同條款應符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利義務、違約責任等內(nèi)容。3.投標文件格式：提供統(tǒng)一規(guī)范的投標文件格式，明確投標文件應包含的內(nèi)容和格式要求，便于供應商編制投標文件。（二）采購文件編制要求1.準確性：采購文件中的各項內(nèi)容應準確無誤，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或相互矛盾的表述。2.完整性：確保采購文件涵蓋采購項目的所有關(guān)鍵信息，包括需求說明、評審標準、合同條款等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.合法性：嚴格遵守法律法規(guī)和行業(yè)標準，采購文件中的條款不得違反相關(guān)規(guī)定，不得設(shè)置不合理的條件限制或排斥潛在供應商。4.一致性：采購文件中的商務條款、技術(shù)規(guī)格、評標標準等內(nèi)容應相互協(xié)調(diào)一致，避免出現(xiàn)前后矛盾的情況。（三）采購文件審核1.內(nèi)部審核：采購部門負責組織對采購文件進行內(nèi)部審核，邀請財務、法律等相關(guān)部門人員參與審核。審核重點包括采購文件的合法性、合規(guī)性、準確性、完整性和一致性等方面。2.專家審核：對于技術(shù)復雜、專業(yè)性強的采購項目，可邀請外部專家對采購文件進行審核，確保技術(shù)規(guī)格和評標標準的科學性和合理性。3.審核意見處理：根據(jù)審核意見，采購部門對采購文件進行修改完善，直至通過審核。審核通過后的采購文件方可發(fā)布。四、采購活動實施（一）采購方式選擇1.公開招標：適用于采購項目符合公開招標條件，且采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的情況。2.邀請招標：對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購，或者采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的項目，可采用邀請招標方式。3.競爭性談判：符合下列情形之一的，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。5.詢價：采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。（二）采購程序1.發(fā)布采購信息：按照規(guī)定在指定媒體上發(fā)布采購公告或邀請書，公開采購項目信息，吸引潛在供應商參與。2.獲取采購文件：潛在供應商按照采購公告或邀請書中的要求，獲取采購文件。采購部門應及時為供應商提供采購文件，并解答供應商的疑問。3.編制投標文件：供應商根據(jù)采購文件的要求，編制投標文件。投標文件應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求編制，確保內(nèi)容真實、準確、完整。4.投標與開標：供應商在規(guī)定的投標截止時間前，將投標文件送達指定地點。采購部門按照規(guī)定的時間和地點組織開標，當眾拆封投標文件，宣讀投標人名稱、投標價格等內(nèi)容。5.評標：采購部門組織評標委員會按照評標標準對投標文件進行評審，推薦中標候選人或確定中標供應商。評標過程應嚴格保密，確保公平公正。6.中標公告與合同簽訂：采購部門在指定媒體上發(fā)布中標公告，公示中標供應商。中標供應商應在規(guī)定時間內(nèi)與采購單位簽訂政府采購合同。合同簽訂后，雙方應嚴格履行合同約定的權(quán)利義務。（三）采購活動監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：本局內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察等部門負責對政府采購活動進行監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否規(guī)范、評標過程是否公正等，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見。2.外部監(jiān)督：接受財政部門、社會公眾等外部監(jiān)督，積極配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，及時反饋政府采購活動情況。對于外部監(jiān)督提出的意見和建議，應認真整改落實。五、采購項目驗收（一）驗收準備1.成立驗收小組：采購項目完成后，采購單位應成立驗收小組，負責采購項目的驗收工作。驗收小組應由采購單位代表、使用部門代表、技術(shù)專家等組成，成員人數(shù)應符合相關(guān)規(guī)定。2.制定驗收方案：驗收小組根據(jù)采購文件和合同要求，制定詳細的驗收方案，明確驗收標準、驗收方法、驗收步驟等內(nèi)容。驗收方案應在驗收工作開始前報采購單位負責人批準。（二）驗收實施1.資料審查：驗收小組首先對供應商提供的采購項目相關(guān)資料進行審查，包括投標文件、合同、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件、售后服務承諾等，確保資料齊全、真實有效。2.實物驗收：按照驗收方案對采購項目的實物進行驗收，檢查貨物的規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、性能等是否符合采購文件和合同要求；對工程建設(shè)項目，檢查工程質(zhì)量、進度、安全等是否達到規(guī)定標準；對服務項目，檢查服務內(nèi)容、服務質(zhì)量、服務期限等是否滿足合同約定。3.性能測試：對于需要進行性能測試的采購項目，驗收小組應按照規(guī)定的方法和標準進行測試，確保采購項目的性能指標符合要求。4.驗收記錄：驗收過程中，驗收小組應做好驗收記錄，詳細記錄驗收情況，包括驗收時間、地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)果等。驗收記錄應由驗收小組成員簽字確認。（三）驗收報告1.編制驗收報告：驗收工作結(jié)束后，驗收小組應根據(jù)驗收記錄編制驗收報告。驗收報告應包括采購項目基本情況、驗收依據(jù)、驗收過程、驗收結(jié)果等內(nèi)容，對驗收合格的項目，應明確出具驗收合格結(jié)論；對驗收不合格的項目，應詳細說明不合格原因及整改建議。2.報告審核與存檔：驗收報告經(jīng)采購單位負責人審核后存檔。采購單位應將驗收報告作為支付采購資金、辦理資產(chǎn)入賬等手續(xù)的重要依據(jù)。六、采購檔案管理（一）檔案范圍政府采購活動中形成的各類文件資料，包括采購需求申請表、采購文件、投標文件、評標報告、合同文本、驗收報告等，均應納入采購檔案管理。（二）檔案整理1.分類整理：按照采購項目類別、時間順序等對采購檔案進行分類整理，確保檔案資料條理清晰、便于查找。2.編號裝訂：為每份檔案資料編制唯一的編號，并進行裝訂成冊。裝訂應整齊規(guī)范，確保檔案資料的完整性和耐久性。（三）檔案保管1.保管期限：采購檔案的保管期限應按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。2.保管方式：采購檔案應妥善保管，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。電子檔案應進行備