機(jī)關(guān)單位機(jī)要室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位機(jī)要室的管理，確保機(jī)要文件、資料的安全與保密，保證機(jī)要工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)單位機(jī)要室內(nèi)所有工作人員及涉及機(jī)要文件、資料處理的相關(guān)人員。（三）基本原則1.保密原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保機(jī)要信息不泄露。2.安全原則：采取有效措施保障機(jī)要室的物理安全、信息安全。3.規(guī)范原則：各項(xiàng)工作流程嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，確保機(jī)要工作有序進(jìn)行。二、機(jī)要室人員管理（一）人員配備1.根據(jù)機(jī)要工作需要，配備政治素質(zhì)高、責(zé)任心強(qiáng)、具備保密意識(shí)的工作人員。2.人員數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)合理確定，確保機(jī)要工作的高效開展。（二）人員職責(zé)1.機(jī)要室負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)機(jī)要室的管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)機(jī)要室與其他部門的工作關(guān)系，確保機(jī)要工作與整體工作的銜接。定期檢查機(jī)要室的工作情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。對(duì)機(jī)要室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核和監(jiān)督。2.機(jī)要文件收發(fā)員職責(zé)負(fù)責(zé)機(jī)要文件、資料的接收、登記、分發(fā)、傳遞等工作。嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求處理機(jī)要文件，確保文件流轉(zhuǎn)準(zhǔn)確、及時(shí)。對(duì)接收的機(jī)要文件進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。3.機(jī)要文件保管員職責(zé)負(fù)責(zé)機(jī)要文件、資料的保管工作，確保文件存放安全、有序。建立機(jī)要文件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的出入庫情況。定期對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行盤點(diǎn)，保證賬物相符。做好機(jī)要室的防火、防盜、防潮、防蟲等安全防范工作。4.機(jī)要文件處理員職責(zé)負(fù)責(zé)機(jī)要文件的起草、審核、印制、傳閱、歸檔等工作。嚴(yán)格遵守文件處理的保密規(guī)定，對(duì)文件內(nèi)容嚴(yán)格保密。按照規(guī)定的格式和要求處理機(jī)要文件，確保文件質(zhì)量。及時(shí)將處理完畢的機(jī)要文件進(jìn)行歸檔，便于查閱和管理。（三）人員培訓(xùn)1.定期組織機(jī)要室工作人員參加保密知識(shí)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和業(yè)務(wù)能力。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、機(jī)要工作流程、保密技術(shù)等。3.鼓勵(lì)工作人員參加相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動(dòng)，不斷提升工作水平。（四）人員考核1.建立機(jī)要室工作人員考核制度，定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、保密意識(shí)、工作紀(jì)律等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的工作人員進(jìn)行批評(píng)教育或調(diào)整崗位。三、機(jī)要文件管理（一）文件接收1.機(jī)要文件由專人負(fù)責(zé)接收，接收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、名稱、密級(jí)等信息。2.對(duì)接收的機(jī)要文件要進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、發(fā)文機(jī)關(guān)、文件標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期等。3.接收的機(jī)要文件要及時(shí)送交辦領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人。（二）文件登記1.機(jī)要文件登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記要準(zhǔn)確、完整、清晰。2.登記內(nèi)容應(yīng)包括文件的基本信息、流轉(zhuǎn)情況、處理結(jié)果等。3.登記人員要對(duì)登記內(nèi)容負(fù)責(zé)，確保登記信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)將機(jī)要文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。2.分發(fā)機(jī)要文件要嚴(yán)格履行簽收手續(xù)，確保文件傳遞安全。3.對(duì)重要的機(jī)要文件要進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)處理。（四）文件傳閱1.機(jī)要文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍。2.傳閱文件要使用專門的傳閱夾，確保文件傳遞有序。3.傳閱人員要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將文件閱畢并簽字，如有批示要及時(shí)反饋給機(jī)要室。（五）文件保管1.機(jī)要文件應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或機(jī)要庫房內(nèi)，確保存放安全。2.機(jī)要庫房要具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.機(jī)要文件要分類存放，建立索引，便于查找和管理。4.對(duì)電子機(jī)要文件要進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（六）文件歸檔1.機(jī)要文件處理完畢后，要及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件要按照檔案管理的要求進(jìn)行整理、編目、裝訂，確保檔案質(zhì)量。3.歸檔文件要存放在專門的檔案柜內(nèi)，建立檔案目錄，便于查閱和利用。（七）文件銷毀1.機(jī)要文件超過保管期限或已失去保存價(jià)值的，要按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀要填寫銷毀清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。四、機(jī)要室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)機(jī)要工作需要，配備必要的辦公設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等。2.機(jī)要室設(shè)備應(yīng)滿足機(jī)要工作的安全保密要求，具備相應(yīng)的安全防護(hù)措施。（二）設(shè)備使用1.機(jī)要室工作人員應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備配置。2.設(shè)備使用過程中如發(fā)現(xiàn)故障，要及時(shí)報(bào)告并聯(lián)系維修人員進(jìn)行維修。3.嚴(yán)禁在機(jī)要室設(shè)備上處理與機(jī)要工作無關(guān)的信息。（三）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)機(jī)要室設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.設(shè)備維護(hù)內(nèi)容包括硬件檢查、軟件升級(jí)、病毒查殺等。3.建立設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備維護(hù)情況。（四）設(shè)備報(bào)廢1.機(jī)要室設(shè)備達(dá)到報(bào)廢年限或無法正常使用的，要按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)廢處理。2.設(shè)備報(bào)廢要填寫報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)辦理報(bào)廢手續(xù)。3.報(bào)廢設(shè)備要進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。五、機(jī)要室安全管理（一）安全制度1.建立機(jī)要室安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保機(jī)要室安全。2.安全制度包括人員出入管理、安全檢查、應(yīng)急處置等方面。（二）人員出入管理1.機(jī)要室實(shí)行專人專管，非機(jī)要室工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。2.進(jìn)入機(jī)要室的人員要進(jìn)行登記，注明姓名、單位、事由、時(shí)間等信息。3.機(jī)要室工作人員離開時(shí)要關(guān)好門窗、設(shè)備，確保安全。（三）安全檢查1.定期對(duì)機(jī)要室進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括防火、防盜、防潮、防蟲等方面。2.安全檢查要做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.對(duì)機(jī)要室的安全設(shè)施要定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。（四）應(yīng)急處置1.制定機(jī)要室應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高工作人員的應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，要及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)部門。六、機(jī)要室保密管理（一）保密制度1.建立機(jī)要室保密制度，明確保密責(zé)任，確保機(jī)要信息安全。2.保密制度包括保密教育、保密措施、保密監(jiān)督等方面。（二）保密教育1.定期組織機(jī)要室工作人員參加保密教育活動(dòng)，提高保密意識(shí)。2.保密教育內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、保密知識(shí)、保密技能等。3.對(duì)新入職的機(jī)要室工作人員要進(jìn)行專門的保密培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。（三）保密措施1.機(jī)要室工作人員要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露機(jī)要信息。2.機(jī)要文件、資料要嚴(yán)格按照保密要求進(jìn)行處理，不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播。3.機(jī)要室要配備必要的保密設(shè)備，如保險(xiǎn)柜、密碼鎖、加密軟件等。4.對(duì)涉及機(jī)要信息的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)設(shè)備等要進(jìn)行加密管理，設(shè)置訪問權(quán)限。（四）保密監(jiān)督1.建立機(jī)要室保密監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)保密工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督