某公司境外檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司境外檔案管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在境外設(shè)立的分支機構(gòu)、辦事處、項目組等派出機構(gòu)（以下統(tǒng)稱境外機構(gòu)）以及參與境外項目的相關(guān)部門和人員形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則境外檔案由公司總部檔案管理部門統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督，境外機構(gòu)負責(zé)本機構(gòu)檔案的收集、整理、保管和利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)以及項目所在國（地區(qū)）的相關(guān)法律、法規(guī)和政策要求，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.全程管理原則對境外項目從籌備、實施到結(jié)束的全過程所形成的檔案進行跟蹤管理，保證檔案的連續(xù)性和完整性。4.安全保密原則強化檔案安全保密意識，采取有效措施確保檔案信息不泄露，維護公司商業(yè)秘密和國家利益。二、檔案管理職責(zé)（一）公司總部檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善境外檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對境外機構(gòu)檔案管理工作進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，定期組織培訓(xùn)和檢查。3.負責(zé)接收和保管境外機構(gòu)報送的重要檔案資料，建立境外檔案數(shù)據(jù)庫。4.參與涉及境外檔案的重大事項決策，提供檔案信息支持。（二）境外機構(gòu)職責(zé)1.設(shè)立檔案管理崗位，配備專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本機構(gòu)檔案管理工作。2.建立健全本機構(gòu)檔案管理制度和工作流程，確保檔案管理工作有序開展。3.負責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂本機構(gòu)在境外活動中形成的各類檔案，并按規(guī)定定期向公司總部檔案管理部門報送。4.做好檔案的保管、保護和利用工作，確保檔案安全，積極為公司各項工作提供檔案服務(wù)。5.配合公司總部檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作，接受監(jiān)督檢查。（三）項目負責(zé)人職責(zé)1.負責(zé)組織項目文件材料的形成、積累和整理工作，確保項目文件材料的齊全、完整、準確。2.督促項目組成員及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，對項目檔案的整理質(zhì)量進行檢查。3.在項目結(jié)束后，配合檔案管理人員完成項目檔案的歸檔工作。（四）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，做好檔案管理各項工作。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、統(tǒng)計等日常工作，確保檔案質(zhì)量。3.建立檔案檢索工具，積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司提供檔案查閱服務(wù)。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，維護檔案的安全與完整，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.定期對檔案進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，并向上級報告。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍境外機構(gòu)在境外開展業(yè)務(wù)活動過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于：1.行政管理文件，如機構(gòu)設(shè)立、變更、撤銷文件，會議記錄、紀要，工作計劃、總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)往來文件，如合同、協(xié)議、訂單、函電，市場調(diào)研、分析報告，項目可行性研究報告等。3.財務(wù)文件，如財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料，資金往來憑證等。4.人事管理文件，如員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等文件。5.技術(shù)文件，如項目設(shè)計方案、技術(shù)標準、操作規(guī)程，科研成果、專利、商標等文件。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時將辦理完畢的文件材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標準進行收集，確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的存儲和備份。（三）收集流程1.文件形成部門：在文件辦理完畢后，由承辦人員對文件進行初步整理，檢查文件的完整性和準確性，填寫《文件材料移交清單》，將文件材料移交本部門檔案管理人員。2.部門檔案管理人員：對接收的文件材料進行再次核對和整理，按照分類方案進行分類，編制檔案目錄，定期將整理好的檔案移交境外機構(gòu)檔案管理部門。3.境外機構(gòu)檔案管理部門：接收各部門移交的檔案，進行統(tǒng)一登記和保管，并按照規(guī)定定期向公司總部檔案管理部門報送。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準確，符合檔案管理的標準化要求。（二）分類方法根據(jù)境外檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，采用年度機構(gòu)保管期限分類法進行分類。1.年度：按照文件形成的年度進行劃分。2.機構(gòu)：按照境外機構(gòu)的名稱或項目名稱進行劃分。3.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、長期（[具體年限]年）和短期（[具體年限]年）。（三）整理步驟1.裝訂：對紙質(zhì)文件材料進行整理，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保文件整齊牢固。2.分類：按照分類方案對文件進行分類，將同一類別的文件集中在一起。3.編號：為每卷（件）檔案編制唯一的檔號，檔號由年度、機構(gòu)代碼、保管期限代碼、案卷（件）順序號組成。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級等項目，確保目錄信息準確、完整。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上填寫檔號、年度、機構(gòu)、保管期限等信息。（四）歸檔要求1.境外機構(gòu)應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并向公司總部檔案管理部門報送《境外檔案歸檔清單》。2.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，做到分類清楚、編目準確、裝訂整齊、手續(xù)完備。3.對電子檔案，應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理相關(guān)規(guī)定進行存儲和管理。五、檔案的保管（一）保管場所1.境外機構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)采用在線存儲和離線存儲相結(jié)合的方式進行保管，定期進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.對重要的檔案資料，應(yīng)采取異地備份等措施，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成檔案丟失或損壞。（三）保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和國家具有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限為[具體年限]年。（四）檔案清查1.境外機構(gòu)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案賬實相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、泄密等問題，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)措施進行處理，并向上級報告。3.對清查結(jié)果應(yīng)進行詳細記錄，編制《檔案清查報告》，作為檔案管理工作的重要依據(jù)。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守檔案利用的審批制度，確保檔案利用符合規(guī)定和程序。2.維護檔案的真實性和完整性，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.對涉及公司商業(yè)秘密和國家機密的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱境外檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責(zé)人批準后，到境外機構(gòu)檔案管理部門查閱。2.因項目審計、評估、法律糾紛等特殊情況需要查閱境外檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由檔案管理人員陪同查閱。3.境外機構(gòu)工作人員因工作需要查閱本機構(gòu)檔案的，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱，并遵守檔案管理規(guī)定。（三）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的地點查閱檔案原件或復(fù)印件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，確保檔案安全歸還。3.復(fù)制：根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理專用章。復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定進行登記，注明復(fù)制日期、利用者姓名、用途等信息。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔號、查閱或借閱期限、歸還情況等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，定期對檔案進行鑒定，確保檔案的真實性、完整性和有效性。2.堅持全面審查、準確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司總部檔案管理部門負責(zé)人、境外機構(gòu)檔案管理負責(zé)人以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家組成。鑒定小組負責(zé)對檔案的保管期限、價值等進行鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值和保管期限。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司檔案管理實際情況，確定檔案的鑒定標準。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司總部檔案管理部門負責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、安全。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進行注銷，并將《檔案銷毀清單》永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的境外檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。（二）信息化管理要求1.按照國家有關(guān)電子文件管理的標準和規(guī)范，對境外檔案進行數(shù)字化處理，確保電子檔案的質(zhì)量和安全性。2.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理體系，對電子檔案的背景信息、內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息等進行規(guī)范管理，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.加強電子檔案的存儲和備份管理，采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.建立電子檔案訪問控制機制，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保電子檔案信息安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，形成電子檔案。2.元數(shù)據(jù)著錄：按照元數(shù)據(jù)管理體系要求，對電子檔案進行元數(shù)據(jù)著錄，確保元數(shù)據(jù)與電子檔案內(nèi)容一致。3.電子檔案存儲：將數(shù)字化后的電子檔案存儲到檔