廣告物料供應(yīng)商管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告物料供應(yīng)商的管理，確保廣告物料的質(zhì)量、供應(yīng)及時(shí)性和服務(wù)水平，規(guī)范供應(yīng)商的選擇、評估、使用及管理流程，保障公司廣告業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有廣告物料供應(yīng)商的管理，包括但不限于宣傳海報(bào)、宣傳單頁、展示架、廣告禮品等各類廣告物料的供應(yīng)商。（三）基本原則1.公平公正原則：在供應(yīng)商的選擇、評估、合作等過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的機(jī)會，不受任何歧視。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將廣告物料的質(zhì)量放在首位，選擇具備良好質(zhì)量控制體系和生產(chǎn)能力的供應(yīng)商，確保所采購的物料符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。3.合作共贏原則：與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。在合作過程中，充分溝通，相互支持，共同應(yīng)對市場變化和業(yè)務(wù)需求。4.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保與供應(yīng)商的合作活動合法合規(guī)，維護(hù)公司的良好形象。二、供應(yīng)商選擇（一）供應(yīng)商信息收集1.通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、廣告行業(yè)展會等。2.建立供應(yīng)商信息庫，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息，如公司名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、資質(zhì)證書等。（二）供應(yīng)商篩選1.根據(jù)公司廣告物料需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選。重點(diǎn)考察供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、技術(shù)工藝、質(zhì)量控制體系、生產(chǎn)能力、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.對于初步篩選合格的供應(yīng)商，要求其提供樣品進(jìn)行質(zhì)量檢測。樣品應(yīng)包括廣告物料的實(shí)物樣品、產(chǎn)品說明書、質(zhì)量檢測報(bào)告等相關(guān)資料。3.組織相關(guān)部門人員對供應(yīng)商樣品進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、材質(zhì)性能、制作工藝、尺寸規(guī)格、顏色匹配等方面。根據(jù)評估結(jié)果，確定符合要求的供應(yīng)商名單。（三）供應(yīng)商實(shí)地考察1.對于重要的廣告物料供應(yīng)商或首次合作的供應(yīng)商，安排實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉庫、質(zhì)量檢測部門、研發(fā)部門等，了解其實(shí)際生產(chǎn)能力、管理水平、質(zhì)量控制措施等情況。2.實(shí)地考察結(jié)束后，考察人員應(yīng)撰寫考察報(bào)告，詳細(xì)記錄考察情況和結(jié)論?？疾靾?bào)告應(yīng)作為供應(yīng)商選擇的重要參考依據(jù)。（四）供應(yīng)商評估與選擇1.成立供應(yīng)商評估小組，成員包括采購部門、設(shè)計(jì)部門、質(zhì)量控制部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員。評估小組根據(jù)供應(yīng)商的樣品質(zhì)量、實(shí)地考察情況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評估。2.制定供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，明確各項(xiàng)評估指標(biāo)的權(quán)重和評分標(biāo)準(zhǔn)。評估指標(biāo)可包括質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、服務(wù)、信譽(yù)等方面。3.根據(jù)評估標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，得分較高的供應(yīng)商優(yōu)先選擇。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮公司的長期發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，確保選擇的供應(yīng)商能夠與公司建立良好的合作關(guān)系。4.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)作為雙方合作的依據(jù)，具有法律效力。三、供應(yīng)商評估（一）定期評估1.建立供應(yīng)商定期評估機(jī)制，每季度對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、服務(wù)水平、價(jià)格合理性、合作配合度等方面。2.制定供應(yīng)商評估表，明確各項(xiàng)評估指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)。評估表應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際需求和業(yè)務(wù)重點(diǎn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，確保評估結(jié)果能夠真實(shí)反映供應(yīng)商的表現(xiàn)。3.采購部門負(fù)責(zé)組織供應(yīng)商評估工作，收集相關(guān)部門的反饋意見和數(shù)據(jù)，填寫評估表。評估過程中，應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)的真實(shí)性和客觀性，避免主觀因素的影響。4.評估小組根據(jù)評估表的得分情況，對供應(yīng)商進(jìn)行排名。對于排名靠前的供應(yīng)商，給予表揚(yáng)和獎勵；對于排名靠后的供應(yīng)商，發(fā)出書面通知，要求其限期整改。（二）不定期評估1.在合作過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨期延誤、服務(wù)態(tài)度惡劣等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門進(jìn)行不定期評估。2.不定期評估可采用專項(xiàng)調(diào)查、現(xiàn)場檢查、客戶反饋等方式進(jìn)行。評估結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商考核的重要依據(jù)，對于問題嚴(yán)重的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施，直至終止合作。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。分為A、B、C三類，A類為優(yōu)秀供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為不合格供應(yīng)商。2.對于A類供應(yīng)商，給予優(yōu)先合作機(jī)會、價(jià)格優(yōu)惠、貨款結(jié)算便利等獎勵措施；對于B類供應(yīng)商，要求其持續(xù)改進(jìn)，保持良好的合作狀態(tài)；對于C類供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，分析原因，督促其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)終止合作。3.供應(yīng)商評估結(jié)果應(yīng)作為公司供應(yīng)商選擇、采購決策、合同續(xù)簽等工作的重要參考依據(jù)，確保公司與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作，提高廣告物料采購質(zhì)量和效率。四、供應(yīng)商管理（一）合同管理1.采購部門與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰、公平合理。2.建立合同臺賬，詳細(xì)記錄合同的簽訂時(shí)間、供應(yīng)商名稱、合同編號、物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、執(zhí)行情況等信息。合同臺賬應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同的順利履行。如發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并向相關(guān)部門報(bào)告。4.合同期滿前，采購部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通續(xù)簽事宜。根據(jù)供應(yīng)商的評估結(jié)果和公司業(yè)務(wù)需求，決定是否續(xù)簽合同。如決定續(xù)簽，應(yīng)重新簽訂合作協(xié)議；如不再續(xù)簽，應(yīng)提前通知供應(yīng)商，并做好相關(guān)交接工作。（二）訂單管理1.公司各部門根據(jù)廣告業(yè)務(wù)需求，填寫物料采購申請單，詳細(xì)注明物料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨時(shí)間等信息。采購申請單應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。2.采購部門根據(jù)采購申請單，選擇合適的供應(yīng)商，下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息，并經(jīng)供應(yīng)商確認(rèn)后生效。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。如因特殊原因需要變更訂單，應(yīng)提前與供應(yīng)商協(xié)商一致，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。4.供應(yīng)商完成訂單生產(chǎn)后，應(yīng)及時(shí)通知采購部門。采購部門組織相關(guān)人員對物料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其重新生產(chǎn)或更換物料。（三）質(zhì)量管理1.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商建立完善的質(zhì)量控制體系，確保所生產(chǎn)的廣告物料符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商應(yīng)提供產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告、合格證等相關(guān)質(zhì)量證明文件。2.公司質(zhì)量控制部門負(fù)責(zé)對采購的廣告物料進(jìn)行抽檢，抽檢內(nèi)容包括外觀質(zhì)量、材質(zhì)性能、制作工藝、尺寸規(guī)格、顏色匹配等方面。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施。3.對于質(zhì)量問題嚴(yán)重的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)暫停與其合作，直至其整改合格。如因供應(yīng)商質(zhì)量問題給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.采購部門應(yīng)定期組織供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的質(zhì)量意識和質(zhì)量管理水平。同時(shí)，鼓勵供應(yīng)商不斷改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量，共同推動公司廣告業(yè)務(wù)的發(fā)展。（四）交貨管理1.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單約定的交貨期按時(shí)交貨。如因特殊原因需要延期交貨，應(yīng)提前通知采購部門，并說明延期原因和預(yù)計(jì)交貨時(shí)間。采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，決定是否同意延期交貨。2.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，及時(shí)掌握物料的運(yùn)輸進(jìn)度和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)交貨延誤，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促其盡快交貨。3.物料到達(dá)公司后，采購部門應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，要求其重新生產(chǎn)或更換物料，并承擔(dān)相應(yīng)的運(yùn)輸費(fèi)用和損失。4.對于多次交貨延誤或交貨期極不穩(wěn)定的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施，直至終止合作。（五）價(jià)格管理1.采購部門應(yīng)定期對市場上廣告物料的價(jià)格進(jìn)行調(diào)研，了解價(jià)格動態(tài)和變化趨勢。同時(shí)，與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，爭取合理的采購價(jià)格。2.在與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議時(shí)，應(yīng)明確價(jià)格條款，包括價(jià)格調(diào)整方式、價(jià)格有效期等內(nèi)容。價(jià)格調(diào)整應(yīng)根據(jù)市場行情、原材料價(jià)格波動等因素進(jìn)行合理調(diào)整。3.采購部門應(yīng)建立價(jià)格檔案，記錄供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、采購價(jià)格、價(jià)格調(diào)整情況等信息。價(jià)格檔案應(yīng)定期更新，為公司采購決策提供參考依據(jù)。4.對于價(jià)格過高或價(jià)格波動較大的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通協(xié)商，要求其降低價(jià)格或提供合理的價(jià)格調(diào)整方案。如供應(yīng)商無法滿足公司要求，采購部門可考慮尋找其他供應(yīng)商。（六）售后服務(wù)管理1.采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供良好的售后服務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量保證、維修保養(yǎng)、退換貨等方面。供應(yīng)商應(yīng)在合作協(xié)議中明確售后服務(wù)承諾和具體措施。2.如廣告物料在使用過程中出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他售后問題，公司相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求其提供售后服務(wù)。3.供應(yīng)商應(yīng)在接到售后服務(wù)通知后，及時(shí)響應(yīng)并安排人員進(jìn)行處理。對于能夠現(xiàn)場解決的問題，應(yīng)及時(shí)解決；對于需要返回供應(yīng)商處理的問題，應(yīng)盡快安排運(yùn)輸，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)修復(fù)后返回公司。4.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤售后服務(wù)的處理情況，及時(shí)向公司相關(guān)部門反饋。如因供應(yīng)商售后服務(wù)不到位給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、供應(yīng)商激勵與處罰（一）激勵措施1.評選優(yōu)秀供應(yīng)商：每年根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，評選出優(yōu)秀供應(yīng)商，給予表彰和獎勵。優(yōu)秀供應(yīng)商可獲得優(yōu)先合作機(jī)會、價(jià)格優(yōu)惠、貨款結(jié)算便利等獎勵措施。2.合作項(xiàng)目獎勵：對于與供應(yīng)商合作的重要廣告項(xiàng)目，如項(xiàng)目取得良好效果或?yàn)楣編盹@著經(jīng)濟(jì)效益的，給予供應(yīng)商一定的項(xiàng)目獎勵。3.技術(shù)創(chuàng)新獎勵：鼓勵供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新和產(chǎn)品改進(jìn)，如供應(yīng)商的新技術(shù)、新產(chǎn)品能夠滿足公司需求并帶來良好效益的，給予相應(yīng)的技術(shù)創(chuàng)新獎勵。4.培訓(xùn)與交流：定期組織供應(yīng)商參加公司舉辦的培訓(xùn)和交流活動，分享行業(yè)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)知識，促進(jìn)供應(yīng)商與公司之間的溝通與合作。（二）處罰措施1.警告：對于供應(yīng)商在合作過程中出現(xiàn)的輕微問題，如產(chǎn)品質(zhì)量偶爾出現(xiàn)小瑕疵、交貨期稍有延誤等，采購部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出書面警告，要求其限期整改。2.罰款：對于供應(yīng)商因自身原因給公司造成損失或違反合作協(xié)議約定的，采購部門應(yīng)根據(jù)損失情況或違約程度，對供應(yīng)商進(jìn)行罰款。罰款金額應(yīng)在合作協(xié)議中明確約定。3.暫停合作：對于供應(yīng)商質(zhì)量問題嚴(yán)重、交貨期頻繁延誤、服務(wù)態(tài)度惡劣等情況，采購部門應(yīng)暫停與其合作，直至其整改合格。暫停合作期間