慈善會外部活動管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范慈善會外部活動的組織與管理，確?；顒雍戏?、合規(guī)、有序開展，提高活動質量和效果，維護慈善會的良好形象，促進慈善事業(yè)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于慈善會組織的各類對外開展的慈善活動，包括但不限于捐贈儀式、公益項目實施、志愿服務活動、宣傳推廣活動等。（三）基本原則1.合法性原則：活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確?；顒拥拈_展符合法律規(guī)定。2.規(guī)范性原則：建立健全活動流程和標準，規(guī)范活動組織、實施、管理等各個環(huán)節(jié)，確?；顒佑行蜻M行。3.公開透明原則：活動信息應及時、準確、全面地向社會公開，接受社會監(jiān)督，保障捐贈者和社會公眾的知情權。4.安全第一原則：將活動安全放在首位，制定安全預案，采取有效措施確保參與人員的人身安全和活動的順利進行。5.效益最大化原則：充分發(fā)揮慈善會的資源優(yōu)勢，優(yōu)化活動策劃和實施，提高慈善活動的社會效益和影響力。二、活動策劃與籌備（一）活動立項1.根據(jù)慈善會的宗旨、業(yè)務范圍和發(fā)展規(guī)劃，結合社會需求和熱點問題，提出活動立項建議。2.立項建議應包括活動名稱、主題、目的、內(nèi)容、時間、地點、參與人員、預算等基本信息，并進行可行性分析。3.由相關部門對活動立項建議進行審核，報會長辦公會或理事會批準。（二）活動策劃1.成立活動策劃小組，負責活動的具體策劃工作。策劃小組應包括項目負責人、活動執(zhí)行人員、宣傳人員、財務人員等相關人員。2.策劃小組根據(jù)活動立項要求，制定詳細的活動策劃方案。策劃方案應包括活動背景、目標設定、活動內(nèi)容設計、流程安排、宣傳推廣計劃、人員分工、預算編制等內(nèi)容。3.活動策劃方案應充分考慮活動的創(chuàng)新性、吸引力和可操作性，注重與捐贈者、受助對象和社會公眾的互動，提高活動的參與度和影響力。（三）活動籌備1.根據(jù)活動策劃方案，明確各項籌備工作的責任人及時間節(jié)點，確?；I備工作有序推進。2.籌備工作主要包括以下方面：物資準備：準備活動所需的物資，如宣傳資料、禮品、證書、設備等，并確保物資的質量和數(shù)量符合活動要求。人員安排：確定活動工作人員名單，明確各人員的職責和分工，組織相關人員進行培訓，使其熟悉活動流程和要求。場地布置：根據(jù)活動主題和內(nèi)容，設計并布置活動場地，營造良好的活動氛圍。宣傳推廣：制定宣傳推廣計劃，通過多種渠道發(fā)布活動信息，吸引社會公眾關注和參與。宣傳渠道包括但不限于慈善會官方網(wǎng)站、社交媒體平臺、新聞媒體、公益廣告等。合作洽談：與相關單位、企業(yè)、社會組織等進行合作洽談，爭取各方支持和資源，共同推動活動開展。安全保障：制定活動安全預案，明確安全責任人和安全措施，確?；顒蝇F(xiàn)場及參與人員的安全。安全預案應包括突發(fā)事件應急處理流程、安全檢查、人員疏散等內(nèi)容。三、活動實施（一）活動現(xiàn)場組織1.活動現(xiàn)場應設立專門的指揮協(xié)調小組，負責活動現(xiàn)場的組織、協(xié)調和指揮工作。2.按照活動流程安排，有序組織各項活動環(huán)節(jié)，確?；顒禹樌M行。在活動過程中，要密切關注現(xiàn)場情況，及時處理突發(fā)問題。3.活動現(xiàn)場應安排專人負責簽到、引導、秩序維護等工作，為參與人員提供良好的服務。（二）活動宣傳報道1.安排專人負責活動的宣傳報道工作，及時收集活動現(xiàn)場的圖片、視頻等資料。2.通過慈善會官方網(wǎng)站、社交媒體平臺、新聞媒體等渠道，對活動進行宣傳報道，擴大活動影響力。宣傳報道內(nèi)容應客觀、真實、準確，突出活動的亮點和成效。3.鼓勵參與活動的捐贈者、受助對象和志愿者分享活動感受和體會，進一步傳播慈善理念。（三）活動捐贈管理1.設立專門的捐贈接收點，安排專人負責捐贈接收工作。捐贈接收人員應熱情、禮貌地接待捐贈者，認真登記捐贈信息，開具捐贈收據(jù)。2.對捐贈物資進行妥善保管，建立物資臺賬，詳細記錄物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格、來源、去向等信息。3.按照捐贈者的意愿和慈善會的相關規(guī)定，及時將捐贈款物用于公益項目實施，并定期向社會公布捐贈款物的使用情況。（四）活動志愿者管理1.招募志愿者參與活動服務，并對志愿者進行培訓，使其了解活動內(nèi)容、流程和服務要求。2.根據(jù)志愿者的特長和意愿，合理安排志愿者崗位，明確志愿者職責。3.活動期間，加強對志愿者的管理和監(jiān)督，及時給予志愿者指導和幫助，確保志愿者服務質量。4.活動結束后，對志愿者的服務表現(xiàn)進行評價和反饋，對優(yōu)秀志愿者進行表彰和獎勵。四、活動監(jiān)督與評估（一）活動監(jiān)督1.建立活動監(jiān)督機制，對活動籌備、實施等全過程進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督人員應定期對活動進展情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。2.活動監(jiān)督內(nèi)容包括活動策劃方案執(zhí)行情況、物資管理情況、人員安排情況、宣傳報道情況、捐贈管理情況、志愿者管理情況等。3.加強對活動經(jīng)費使用的監(jiān)督，確保經(jīng)費使用合理、合規(guī)，嚴格按照預算執(zhí)行，杜絕浪費和違規(guī)支出。（二）活動評估1.活動結束后，及時對活動進行評估總結。評估內(nèi)容包括活動目標達成情況、活動效果、社會反響、存在問題等。2.制定活動評估指標體系，采用定量與定性相結合的方法，對活動進行全面、客觀的評估。評估指標可包括參與人數(shù)、捐贈金額、媒體報道數(shù)量、受助對象滿意度等。3.根據(jù)活動評估結果，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，為今后的活動組織提供參考。五、活動檔案管理（一）檔案收集1.活動過程中形成的各類文件、資料、記錄等均應及時收集整理，納入活動檔案管理。2.檔案收集范圍包括活動立項文件、策劃方案、籌備工作記錄、活動現(xiàn)場照片和視頻、宣傳報道資料、捐贈接收記錄、物資臺賬、志愿者服務記錄、活動評估報告等。（二）檔案整理1.對收集到的活動檔案進行分類整理，按照活動流程和時間順序進行編號，建立檔案目錄。2.檔案整理應做到資料齊全、分類清晰、裝訂規(guī)范，便于查閱和保管。（三）檔案保管1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存放。2.制定檔案保管制度，明確檔案保管人員職責，定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。（四）檔案查閱1.建立檔案查閱制度，嚴格規(guī)范檔案查閱流程。因工作需要查閱活動檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關負責人批準后，方可查閱。2.檔案查閱人員應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復印、摘抄、涂改檔案內(nèi)容，不得泄露檔案機密信息。六、活動風險管理（一）風險識別1.對活動可能面臨的風險進行全面識別，包括但不限于法律風險、財務風險、安全風險、聲譽風險等。2.分析風險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，評估風險發(fā)生的可能性和嚴重程度。（二）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，制定相應的風險應對措施。對于高風險事件，應制定專項應急預案，明確應急處理流程和責任分工。2.加強與相關部門的溝通協(xié)調，建立風險預警機制，及時掌握風險動態(tài)，提前采取防范措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。（三）風險監(jiān)控1.在活動實施過程中，持續(xù)監(jiān)控風險