檢測公司收發(fā)室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司收發(fā)室管理，確保文件、郵件、包裹等收發(fā)工作的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，保障公司日常運(yùn)營的順暢進(jìn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司收發(fā)室的所有工作人員以及涉及收發(fā)業(yè)務(wù)的相關(guān)部門和人員。（三）職責(zé)分工1.收發(fā)室主管全面負(fù)責(zé)收發(fā)室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和流程，確保收發(fā)工作有序開展。監(jiān)督和指導(dǎo)收發(fā)人員的工作，定期進(jìn)行工作檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題。協(xié)調(diào)與其他部門的溝通與協(xié)作，處理收發(fā)過程中的特殊情況和突發(fā)事件。負(fù)責(zé)收發(fā)室設(shè)備、設(shè)施的維護(hù)和管理，保障工作環(huán)境的安全與整潔。2.收發(fā)人員嚴(yán)格按照規(guī)定的工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)文件、郵件、包裹的接收、登記、分發(fā)、投遞等工作。認(rèn)真核對收發(fā)物品的數(shù)量、規(guī)格、內(nèi)容等信息，確保準(zhǔn)確無誤。妥善保管收發(fā)物品，做好防火、防盜、防潮等安全措施，防止物品損壞或丟失。及時(shí)反饋收發(fā)工作中出現(xiàn)的問題和異常情況，協(xié)助主管做好相關(guān)處理工作。3.各部門文員負(fù)責(zé)本部門文件的整理、分類和提交收發(fā)室，確保文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范。及時(shí)領(lǐng)取本部門的郵件、包裹等物品，并做好簽收和登記工作。協(xié)助收發(fā)室做好文件、物品的分發(fā)和傳遞工作，確保信息傳遞的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。二、收發(fā)室工作流程（一）文件接收1.收發(fā)人員收到外部文件后，應(yīng)立即核對文件數(shù)量，并檢查文件外包裝是否完好。如發(fā)現(xiàn)包裝破損，應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系并記錄相關(guān)情況。2.仔細(xì)查看文件封面信息，包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、收件單位等，確保文件準(zhǔn)確無誤送達(dá)。3.在文件接收登記簿上詳細(xì)記錄文件的接收日期、編號、名稱、份數(shù)、來源等信息，并由收發(fā)人員簽字確認(rèn)。4.將接收的文件按照類別和緊急程度進(jìn)行初步分類，對于緊急文件應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門領(lǐng)取。（二）文件登記1.對接收的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件編號、名稱、文號、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、來源、去向等。2.使用電子文檔和紙質(zhì)登記簿同時(shí)進(jìn)行登記，確保登記信息的一致性和準(zhǔn)確性。電子文檔應(yīng)定期備份，以防數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)單獨(dú)設(shè)立登記臺賬，嚴(yán)格記錄其流轉(zhuǎn)情況，并采取相應(yīng)的保密措施。（三）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的收件單位和內(nèi)容，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門。對于需要多個部門傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱順序進(jìn)行傳遞，并做好傳閱記錄。2.通知收件部門的文員前來領(lǐng)取文件，領(lǐng)取時(shí)需在文件發(fā)放登記表上簽字確認(rèn)。如收件部門文員無法及時(shí)領(lǐng)取，應(yīng)與該部門負(fù)責(zé)人溝通，另行安排領(lǐng)取時(shí)間。3.對于急件或重要文件，應(yīng)優(yōu)先安排分發(fā)，并確保在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)收件人手中。（四）郵件、包裹接收1.收發(fā)人員收到郵件、包裹后，應(yīng)按照郵件、包裹的大小、重量、性質(zhì)等進(jìn)行分類整理。2.仔細(xì)核對郵件、包裹的收件地址、收件人姓名等信息，確保與公司信息一致。如發(fā)現(xiàn)信息不符，應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系核實(shí)。3.在郵件、包裹接收登記簿上詳細(xì)記錄郵件、包裹的單號、寄件人、收件人、寄件地址、重量、數(shù)量、內(nèi)容摘要、接收日期等信息，并由收發(fā)人員簽字確認(rèn)。4.對郵件、包裹進(jìn)行外觀檢查，如發(fā)現(xiàn)有破損、變形、水漬等異常情況，應(yīng)及時(shí)拍照記錄，并與寄件人協(xié)商處理。（五）郵件、包裹分發(fā)1.根據(jù)郵件、包裹的收件人信息，及時(shí)通知收件人前來領(lǐng)取。如收件人不在公司，應(yīng)通過電話、短信等方式與其取得聯(lián)系，約定領(lǐng)取時(shí)間。2.收件人領(lǐng)取郵件、包裹時(shí)，需出示有效身份證件，并在郵件、包裹領(lǐng)取登記表上簽字確認(rèn)。如委托他人代領(lǐng)，代領(lǐng)人需出示收件人的授權(quán)委托書和本人有效身份證件。3.對于重要郵件、包裹，應(yīng)提醒收件人當(dāng)場檢查物品是否完好，如有問題應(yīng)及時(shí)與寄件人聯(lián)系。（六）文件、郵件、包裹存檔1.定期對收發(fā)的文件、郵件、包裹進(jìn)行整理和存檔，按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和檢索。2.對于已處理完畢的文件、郵件、包裹，應(yīng)將相關(guān)登記記錄和資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。3.電子文檔應(yīng)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速查找和使用。同時(shí)，要定期對電子文檔進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。三、收發(fā)室安全管理（一）人員安全1.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的安全規(guī)章制度，注意自身安全防范，避免發(fā)生意外事故。2.在接收和分發(fā)郵件、包裹時(shí)，如發(fā)現(xiàn)可疑物品或不明液體，應(yīng)立即停止操作，并及時(shí)報(bào)告主管和相關(guān)部門，按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.收發(fā)室應(yīng)保持良好的通風(fēng)和照明條件，確保工作環(huán)境安全舒適。（二）物品安全1.妥善保管收發(fā)的文件、郵件、包裹等物品，防止丟失、損壞或被盜。對于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或文件柜中，并采取相應(yīng)的保密措施。2.定期對收發(fā)室的物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。如發(fā)現(xiàn)物品短缺或異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告主管。3.加強(qiáng)對收發(fā)室設(shè)備、設(shè)施的管理，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障引發(fā)安全事故。（三）消防安全1.收發(fā)室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.嚴(yán)禁在收發(fā)室內(nèi)吸煙和使用明火，不得私拉亂接電線，防止發(fā)生火災(zāi)事故。3.工作人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法和火災(zāi)應(yīng)急處理流程，如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即采取措施撲救，并及時(shí)報(bào)告公司消防部門。四、收發(fā)室保密管理（一）保密制度1.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機(jī)密的文件、郵件、包裹等信息予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.在處理機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，如在專門的場所進(jìn)行操作、使用加密設(shè)備等，防止信息泄露。3.對于廢棄的機(jī)密文件、資料，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，嚴(yán)禁隨意丟棄。（二）人員管理1.加強(qiáng)對收發(fā)室工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及機(jī)密文件收發(fā)的工作人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和定期的保密檢查，確保其具備良好的保密素質(zhì)。3.如發(fā)現(xiàn)工作人員違反保密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，直至追究法律責(zé)任。五、收發(fā)室設(shè)備與設(shè)施管理（一）設(shè)備采購與配備1.根據(jù)收發(fā)室工作需要，合理配備必要的設(shè)備和設(shè)施，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、文件柜、保險(xiǎn)柜、郵件分揀設(shè)備等。2.在設(shè)備采購過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公司的采購制度進(jìn)行操作，選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、價(jià)格合理的設(shè)備和產(chǎn)品。3.對新采購的設(shè)備進(jìn)行驗(yàn)收，確保設(shè)備符合合同要求和使用標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)辦理入庫和領(lǐng)用手續(xù)。（二）設(shè)備使用與維護(hù)1.制定設(shè)備操作規(guī)程，指導(dǎo)工作人員正確使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。2.定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，如清潔、潤滑、調(diào)試、校準(zhǔn)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于重要設(shè)備，應(yīng)建立維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的維護(hù)情況和維修歷史。3.如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)通知專業(yè)維修人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。對于暫時(shí)無法修復(fù)的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)調(diào)整工作安排，確保收發(fā)工作不受影響。（三）設(shè)施管理1.對收發(fā)室的設(shè)施進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，如門窗、桌椅、照明設(shè)備等，確保設(shè)施完好無損，正常使用。2.保持收發(fā)室的環(huán)境衛(wèi)生整潔，定期進(jìn)行清掃和消毒，營造良好的工作環(huán)境。3.根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，對收發(fā)室的設(shè)施進(jìn)行合理調(diào)整和布局，提高工作效率和空間利用率。六、收發(fā)室工作紀(jì)律（一）考勤制度1.收發(fā)室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照公司規(guī)定辦理請假手續(xù)，并安排好工作交接。3.考勤情況將作為工作人員績效考核和薪酬發(fā)放的重要依據(jù)。（二）工作態(tài)度1.工作人員應(yīng)具備良好的工作態(tài)度，熱情、耐心、細(xì)致地做好收發(fā)工作，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.對待文件、郵件、包裹等收發(fā)物品要認(rèn)真負(fù)責(zé)，不得敷衍了事、推諉扯皮。3.積極主動地與各部門溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決收發(fā)工作中出現(xiàn)的問題，確保工作順利進(jìn)行。（三）廉潔自律1.工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利。2.嚴(yán)禁接受寄件人或其他相關(guān)人員的禮品、禮金、宴請等，不得從事與工作無關(guān)的商業(yè)活動。3.如發(fā)現(xiàn)工作人員存在廉潔問題，將按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。七、收發(fā)室工作考核與獎懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.制定詳細(xì)的收發(fā)室工作考核標(biāo)準(zhǔn)，從工作質(zhì)量、工作效率、安全管理、保密工作、設(shè)備設(shè)施管理等方面進(jìn)行全面考核。2.工作質(zhì)量考核主要包括文件、郵件、包裹的收發(fā)準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性等方面；工作效率考核主要包括收發(fā)工作的處理速度、響應(yīng)時(shí)間等方面；安全管理考核主要包括人員安全、物品安全、消防安全等方面；保密工作考核主要包括保密制度執(zhí)行情況、信息安全等方面；設(shè)備設(shè)施管理考核主要包括設(shè)備使用與維護(hù)情況、設(shè)施完好率等方面。3.考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確具體的量化指標(biāo)和評分方法，確?？己私Y(jié)果客觀公正。（二）考核方式1.采取定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對收發(fā)室工作人員的工作進(jìn)行考核。定期考核每月進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。2.考核過程中，通過查閱工作記錄、實(shí)地檢查、問卷調(diào)查、客戶反饋等方式收集考核信息。3.考核結(jié)束后，由收發(fā)室主管根據(jù)考核結(jié)果填寫考核評分表，并及時(shí)反饋給工作人員。（三）獎懲措施1.對于考核成績優(yōu)秀的工作人員，給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金、晉升機(jī)會等。2.對于考核成績不合格的工作人員，給予批評教育，并要求其限