2025年采購管理制度總則制定目的為規(guī)范公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，特制定本采購管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門的各類采購活動，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購。采購原則1.公開透明原則：采購活動應(yīng)公開、公平、公正，杜絕暗箱操作，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機(jī)會。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在滿足采購需求的前提下，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品。3.成本效益原則：綜合考慮采購成本和質(zhì)量，通過合理的采購方式和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔自律的規(guī)定，不得接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、采購部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議和批準(zhǔn)重大采購項(xiàng)目的采購計(jì)劃、采購方式、供應(yīng)商選擇等事項(xiàng)。采購部門采購部門是公司采購活動的執(zhí)行部門，主要職責(zé)包括：1.制定和執(zhí)行采購計(jì)劃，根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地采購所需物資和服務(wù)。2.尋找和評估供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。3.組織采購招標(biāo)、詢價(jià)、談判等活動，確保采購過程的公平、公正、公開。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。5.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫和付款等工作。需求部門需求部門是采購需求的提出者，主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，準(zhǔn)確、及時(shí)地提出采購申請。2.參與采購項(xiàng)目的技術(shù)要求制定和供應(yīng)商評估等工作。3.對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收和使用反饋。財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購資金的管理和核算，主要職責(zé)包括：1.審核采購預(yù)算和采購合同，確保采購資金的合理使用。2.辦理采購付款手續(xù)，根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告及時(shí)支付采購款項(xiàng)。3.對采購成本進(jìn)行分析和控制，提出降低采購成本的建議。采購流程采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。2.對于重大采購項(xiàng)目，需求部門還應(yīng)提供詳細(xì)的采購需求說明和技術(shù)要求。采購計(jì)劃制定1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司庫存情況和市場供應(yīng)狀況，制定采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、采購方式、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購決策委員會審批。供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況等，并要求供應(yīng)商提供相關(guān)資料和樣品。3.組織對合格供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，必要時(shí)可邀請需求部門和技術(shù)部門人員參與。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、設(shè)備狀況、售后服務(wù)等。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行重新評估和更新。采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)采購方式。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、接受投標(biāo)文件、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。2.詢價(jià)采購：對于金額較小、技術(shù)簡單的采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)采購方式。詢價(jià)采購應(yīng)向至少三家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，采購部門根據(jù)報(bào)價(jià)情況進(jìn)行比較和選擇。3.單一來源采購：對于只能從唯一供應(yīng)商處采購的物資或服務(wù)，可采用單一來源采購方式。單一來源采購應(yīng)經(jīng)采購決策委員會批準(zhǔn)，并在采購合同中注明采用單一來源采購的原因。4.競爭性談判采購：對于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項(xiàng)目，可采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應(yīng)邀請至少三家合格供應(yīng)商進(jìn)行談判，根據(jù)談判結(jié)果確定成交供應(yīng)商。采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物資或服務(wù)的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購合同應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息。采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。采購訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購部門根據(jù)采購合同向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，并要求供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.如出現(xiàn)供應(yīng)商不能按時(shí)交貨、交貨質(zhì)量不符合要求等情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，采取相應(yīng)的措施解決問題，如要求供應(yīng)商限期整改、更換貨物、賠償損失等。采購物資驗(yàn)收1.采購物資到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知需求部門和質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行檢驗(yàn)和核對，填寫《采購物資驗(yàn)收單》。3.對于驗(yàn)收合格的采購物資，驗(yàn)收人員應(yīng)簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的采購物資，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。采購付款1.采購部門根據(jù)《采購物資驗(yàn)收單》和采購合同，填寫《采購付款申請表》，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理付款手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付采購款項(xiàng)。采購風(fēng)險(xiǎn)管理市場風(fēng)險(xiǎn)1.密切關(guān)注市場價(jià)格波動和供應(yīng)狀況變化，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和采購策略，降低市場風(fēng)險(xiǎn)。2.與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，通過簽訂長期合同、鎖定價(jià)格等方式，規(guī)避市場價(jià)格波動風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證體系認(rèn)證文件和產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告。2.在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，對質(zhì)量不符合要求的采購物資，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.加強(qiáng)采購物資的驗(yàn)收工作，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)和核對，確保采購物資的質(zhì)量符合要求。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，淘汰不合格供應(yīng)商，引入優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。2.與供應(yīng)商簽訂的采購合同中應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任和爭議解決方式，保障公司的合法權(quán)益。3.建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況不能按時(shí)交貨時(shí)，能夠及時(shí)采取替代措施，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進(jìn)行。廉潔風(fēng)險(xiǎn)1.加強(qiáng)對采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識和法律意識。2.建立健全采購監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購活動的全過程監(jiān)督，防止采購人員接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。3.對違反廉潔規(guī)定的采購人員，依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購成本指標(biāo)：包括采購物資或服務(wù)的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等，評估采購成本的降低情況。2.采購質(zhì)量指標(biāo)：包括采購物資或服務(wù)的合格率、退貨率、投訴率等，評估采購質(zhì)量的控制情況。3.采購交貨期指標(biāo)：包括采購物資或服務(wù)的按時(shí)交貨率、延遲交貨率等，評估采購交貨期的保障情況。4.供應(yīng)商管理指標(biāo)：包括合格供應(yīng)商數(shù)量、供應(yīng)商滿意度等，評估供應(yīng)商管理的效果。評估方法1.定期對采購績效進(jìn)行評估，一般每月或每季度進(jìn)行一次。2.采用定量分析和定性分析相結(jié)合的方法，對采購績效進(jìn)行綜合評估。3.根據(jù)評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進(jìn)行績效考核，并與薪酬、晉升等掛鉤。持續(xù)改進(jìn)1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，分析存在的問題和不足，制定改進(jìn)措施和計(jì)劃。2.定期對改進(jìn)措施和計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，確保改進(jìn)工作取得實(shí)效。3.不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，持續(xù)優(yōu)化采購管理制度和流程，提高采購管理水平。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常監(jiān)督和管理，防止采購人員出現(xiàn)違規(guī)行為。外部監(jiān)督1.接受國家相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如稅務(wù)部門、審計(jì)部門、工商行政管理部門等，積極配合相關(guān)部門的工作