小印章蓋章管理辦法總則目的為加強公司小印章的管理，規(guī)范印章的使用流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及下屬分支機構(gòu)使用的各類小印章，包括但不限于部門章、業(yè)務專用章、合同專用章等。印章定義本辦法所稱小印章是指除公司公章、法定代表人章以外的其他具有一定法律效力或代表公司特定業(yè)務用途的印章。管理原則1.合法性原則：印章的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.安全性原則：確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或濫用。3.規(guī)范性原則：明確印章使用流程，嚴格審批程序，確保印章使用規(guī)范、準確。4.責任性原則：明確印章保管、使用人員的職責，對印章使用后果承擔相應責任。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.各部門因工作需要刻制小印章時，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、使用范圍等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。印章刻制審批公司分管領(lǐng)導根據(jù)工作實際需要，對印章刻制申請進行審批。審批通過后，由行政部門統(tǒng)一安排印章刻制。印章刻制要求1.印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章樣式應符合公司規(guī)定，包括印章名稱、公司標識、編號等要素。3.印章材質(zhì)應根據(jù)使用需求和實際情況選擇，確保印章耐用、不易偽造。印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應進行登記備案，記錄印章名稱、編號、刻制日期、啟用日期、保管人等信息。2.行政部門應將新印章的印模留存一份，并分發(fā)給相關(guān)部門備案。3.印章啟用時，由行政部門組織相關(guān)人員進行培訓，明確印章的使用范圍、流程和注意事項。印章的保管保管人員職責1.印章保管人員應妥善保管印章，確保印章存放安全，防止印章丟失、被盜用或損壞。2.印章保管人員不得擅自將印章轉(zhuǎn)借他人使用，不得在空白紙張、文件上加蓋印章。3.印章保管人員應定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施。4.印章保管人員離職時，應將印章交接給指定的接替人員，并辦理交接手續(xù)。保管方式1.印章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。2.對于重要印章，應實行雙人保管制度，確保印章使用安全。印章存放地點變更印章存放地點如需變更，應提前報公司分管領(lǐng)導批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。印章的使用使用范圍1.小印章只能用于公司內(nèi)部文件、資料、報表、合同等的蓋章確認，不得用于對外簽訂經(jīng)濟合同、擔保、貸款等重要事項。2.具體使用范圍由各部門根據(jù)工作實際需要確定，并報公司備案。使用流程1.用印申請：使用印章時，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。2.審批簽字：《印章使用申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導審批。對于涉及重要事項或金額較大的用印申請，需經(jīng)公司法定代表人審批。3.印章使用：印章保管人員根據(jù)審批后的《印章使用申請表》，在指定位置加蓋印章，并對用印文件進行登記。4.用印登記：印章使用完畢后，印章保管人員應及時在《印章使用登記簿》上記錄用印日期、用印文件名稱、份數(shù)、用印申請人等信息。特殊情況用印1.因工作緊急需要，無法事先辦理用印審批手續(xù)的，使用人員應電話請示公司分管領(lǐng)導同意后先行用印，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.對于涉及多個部門的用印事項，由主辦部門負責填寫《印章使用申請表》，并按流程進行審批。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務變更等原因，印章不再使用的。2.印章?lián)p壞、遺失或被盜用的。3.其他需要停用印章的情形。停用申請印章使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)印章需要停用時，應填寫《印章停用申請表》，說明停用原因，并報公司分管領(lǐng)導審批。停用審批公司分管領(lǐng)導根據(jù)實際情況對《印章停用申請表》進行審批。審批通過后，行政部門負責辦理印章停用手續(xù)。印章銷毀1.對于停用的印章，行政部門應進行登記造冊，并報公司分管領(lǐng)導批準后進行銷毀。2.印章銷毀應采用適當?shù)姆绞剑_保印章無法恢復使用，如粉碎、熔化等。3.印章銷毀過程中，應有專人負責監(jiān)督，并填寫《印章銷毀登記表》，記錄印章名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對印章管理情況進行審計，檢查印章的刻制、保管、使用、停用與銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定。日常檢查行政部門負責對印章管理情況進行日常檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章管理中存在的問題。違規(guī)處理對于違反本辦法規(guī)定使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括但不限于批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責