小廣告印章管理辦法總則目的為加強公司小廣告印章的管理，規(guī)范印章的刻制、使用、保管等行為，維護公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位涉及小廣告印章的管理活動。定義本辦法所稱小廣告印章，是指公司在對外發(fā)布小廣告等宣傳資料過程中使用的各類印章，包括但不限于公司名稱章、業(yè)務(wù)專用章、合同專用章等。管理原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保印章管理活動合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確印章管理責(zé)任人，實行專人負責(zé)、專章專用。3.風(fēng)險防控原則：加強印章使用過程的風(fēng)險評估與控制，防止印章濫用、盜用等情況發(fā)生。印章的刻制刻制申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要刻制小廣告印章，應(yīng)填寫《小廣告印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途、使用范圍等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批?？讨屏鞒?.經(jīng)審批同意后，由公司行政部門統(tǒng)一安排印章刻制工作。2.行政部門應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽良好的印章刻制單位進行刻制。3.刻制單位應(yīng)按照公司要求的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等進行刻制，并在印章上注明編號。4.印章刻制完成后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員對印章進行驗收，確保印章質(zhì)量符合要求。驗收合格后，辦理印章交接手續(xù)，將印章移交至印章保管人。印章編號1.為便于印章管理和追溯，對每枚小廣告印章進行編號。編號規(guī)則應(yīng)明確、統(tǒng)一，并在公司內(nèi)部進行備案。2.印章編號應(yīng)刻制在印章的指定位置，確保清晰可辨。印章的使用使用范圍1.小廣告印章只能用于公司規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，不得超出授權(quán)范圍使用。2.具體使用范圍包括但不限于：發(fā)布公司小廣告、宣傳資料、業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等文件。使用審批1.印章使用前，必須填寫《小廣告印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用印時間等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重要文件或涉及金額較大的合同等用印，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，印章保管人方可在申請表上加蓋“同意用印”章，并按照規(guī)定進行用印操作。使用登記1.印章保管人應(yīng)建立《小廣告印章使用登記簿》，對每一次印章使用情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印部門、用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。2.使用登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。使用要求1.印章使用應(yīng)在公司指定的地點進行，不得攜帶印章外出使用。特殊情況確需外出用印的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并采取必要的安全措施。2.用印時，印章保管人應(yīng)嚴格按照審批后的申請表內(nèi)容進行用印，確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或遺漏。3.用印完成后，印章保管人應(yīng)及時將印章歸位保管，并在使用登記簿上注明用印完畢時間。印章的保管保管責(zé)任人1.公司應(yīng)指定專人負責(zé)小廣告印章的保管工作，保管責(zé)任人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識。2.保管責(zé)任人應(yīng)與公司簽訂《小廣告印章保管責(zé)任書》，明確其保管職責(zé)和義務(wù)。保管方式1.印章應(yīng)存放在專門的保險柜或印章箱內(nèi)，并加鎖保管。保險柜或印章箱應(yīng)放置在安全可靠的位置，確保印章的安全。2.對于不經(jīng)常使用的印章，可由公司行政部門統(tǒng)一保管，但應(yīng)建立嚴格的領(lǐng)用登記制度。保管要求1.保管責(zé)任人應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人使用。如因特殊原因需要臨時委托他人保管印章的，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。2.保管責(zé)任人應(yīng)定期對印章進行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時報告公司行政部門，并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.印章保管人應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露印章的保管情況和使用信息。印章的停用與銷毀停用情形1.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，導(dǎo)致印章不再使用的，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.印章停用前，應(yīng)進行清理，確保未在用印文件上留下空白。停用手續(xù)1.印章保管人填寫《小廣告印章停用申請表》，注明停用原因、停用日期等信息。2.申請表經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，報公司行政部門審批。3.行政部門審批通過后，通知相關(guān)部門停止使用該印章，并收回印章。銷毀流程1.對于停用的小廣告印章，由公司行政部門統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀前，應(yīng)填寫《小廣告印章銷毀申請表》，詳細說明印章名稱、編號、停用原因、銷毀方式等信息。3.申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門會同審計部門等相關(guān)人員對印章進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，并由參與銷毀的人員簽字確認。4.銷毀后的印章應(yīng)妥善保存相關(guān)記錄，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司審計部門負責(zé)對小廣告印章的管理情況進行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.印章的刻制、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法的規(guī)定。2.印章使用審批手續(xù)是否齊全，用印登記是否完整。3.印章保管是否安全，有無遺失、損壞等情況。4.印章使用是否規(guī)范，有無超出授權(quán)范圍使用等問題。檢查方式1.定期檢查：審計部門每季度對小廣告印章管理情況進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，審計部門可對印章管理情況進行不定期抽查。問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，認真分析問題原因，制定整改措施，并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改。3.審計部門應(yīng)對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力的部門和個人，公司將按照相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。責(zé)任追究違規(guī)責(zé)任1.對于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管小廣告印章的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰。2.因印章管理不善，導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟損失或聲譽損害的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。賠償責(zé)任1.因印章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.賠償金額按照公司實際損失情況確定，賠償方式可采取現(xiàn)