影音像資料管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司影音像資料的管理，規(guī)范影音像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷毀等流程，確保影音像資料的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮其在公司運(yùn)營(yíng)、管理、文化建設(shè)等方面的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的影音像資料的管理，包括但不限于會(huì)議記錄、培訓(xùn)資料、項(xiàng)目資料、活動(dòng)影像、業(yè)務(wù)洽談?dòng)涗浀雀黝愑耙粝裥问降馁Y料。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：影音像資料應(yīng)如實(shí)反映工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保影音像資料的內(nèi)容完整，涵蓋工作活動(dòng)的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障影音像資料的存儲(chǔ)安全，防止丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.規(guī)范管理原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程對(duì)影音像資料進(jìn)行管理，提高管理效率和質(zhì)量。二、管理職責(zé)（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善影音像資料管理辦法，并監(jiān)督各部門執(zhí)行情況。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司影音像資料的存儲(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全、可靠。3.定期對(duì)公司影音像資料進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.組織開展影音像資料的整理、分類、歸檔等工作，建立統(tǒng)一的資料目錄和索引。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門影音像資料的收集、整理和初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.按照公司規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門的影音像資料移交至行政部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。3.在工作中需要使用影音像資料時(shí)，向行政部門提出申請(qǐng)，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行借閱和歸還。（三）使用人員1.嚴(yán)格遵守影音像資料管理辦法，愛護(hù)和正確使用所借閱的影音像資料。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.使用完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還所借閱的影音像資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。三、影音像資料的收集（一）收集范圍1.公司各類會(huì)議，包括股東大會(huì)、董事會(huì)、管理層會(huì)議、部門例會(huì)等，應(yīng)收集會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的影像、聲音記錄，以及會(huì)議文件、報(bào)告等相關(guān)資料。2.員工培訓(xùn)活動(dòng)，包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等，應(yīng)收集培訓(xùn)課件、培訓(xùn)視頻、學(xué)員反饋等資料。3.項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類資料，如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議記錄、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)視頻、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。4.公司組織的各類活動(dòng)，如年會(huì)、團(tuán)建活動(dòng)、公益活動(dòng)等，應(yīng)收集活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的照片、視頻、音頻等資料。5.業(yè)務(wù)洽談、商務(wù)合作等活動(dòng)中的影音像資料，包括洽談會(huì)議記錄、合作協(xié)議簽署現(xiàn)場(chǎng)等。6.其他與公司工作相關(guān)的影音像資料，如領(lǐng)導(dǎo)視察、員工風(fēng)采展示等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)影音像資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的影音像資料應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映工作活動(dòng)的內(nèi)容和過程。3.對(duì)于重要的影音像資料，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明、背景資料等，以便更好地理解和使用。4.在收集過程中，應(yīng)注意保護(hù)個(gè)人隱私和公司商業(yè)機(jī)密，不得收集涉及敏感信息的影音像資料。（三）收集流程1.活動(dòng)或工作開展前，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好影音像記錄設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.在活動(dòng)或工作進(jìn)行過程中，記錄人員應(yīng)按照要求進(jìn)行全程記錄，確保資料的完整性。3.活動(dòng)或工作結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)將影音像資料傳輸至指定的存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行初步整理。4.各部門收集的影音像資料應(yīng)定期匯總，填寫《影音像資料收集清單》，詳細(xì)記錄資料的名稱、來源、形成時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息。5.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，將《影音像資料收集清單》及相關(guān)資料一并移交至行政部門。四、影音像資料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按時(shí)間分類：按照影音像資料的形成時(shí)間進(jìn)行分類，如年度、季度、月度等。2.按部門分類：根據(jù)資料的產(chǎn)生部門進(jìn)行分類，便于各部門查找和使用。3.按內(nèi)容分類：根據(jù)影音像資料的主題和內(nèi)容進(jìn)行分類，如會(huì)議類、培訓(xùn)類、項(xiàng)目類、活動(dòng)類等。（二）整理方法1.行政部門收到各部門移交的影音像資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次整理。2.對(duì)影音像資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于管理和查詢。編號(hào)規(guī)則可采用“年份+部門代碼+順序號(hào)”的形式，例如：202301001，表示2023年行政部門的第1份影音像資料。3.為每份影音像資料建立詳細(xì)的電子檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括資料編號(hào)、名稱、來源、形成時(shí)間、內(nèi)容簡(jiǎn)介、存儲(chǔ)位置等信息。4.對(duì)影音像資料進(jìn)行標(biāo)注和注釋，注明資料中的關(guān)鍵信息、人物、時(shí)間等，以便快速查閱和理解。5.將整理好的影音像資料按照分類順序存儲(chǔ)在指定的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，確保資料存儲(chǔ)有序、便于查找。（三）整理期限行政部門應(yīng)在收到各部門移交的影音像資料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理工作，并建立電子檔案和存儲(chǔ)目錄。五、影音像資料的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：采用服務(wù)器存儲(chǔ)和外部存儲(chǔ)設(shè)備相結(jié)合的方式，對(duì)影音像資料進(jìn)行電子存儲(chǔ)。服務(wù)器應(yīng)具備大容量存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等功能，確保資料的安全存儲(chǔ)。外部存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存放，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)于一些重要的紙質(zhì)影音像資料，如會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等，應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照分類順序排列，并建立相應(yīng)的檔案索引，便于查閱。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)放置在安全、干燥、通風(fēng)的環(huán)境中，避免受到高溫、潮濕、灰塵等因素的影響。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理。3.建立存儲(chǔ)設(shè)備的訪問權(quán)限管理制度，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問存儲(chǔ)設(shè)備中的影音像資料，防止資料泄露。（三）存儲(chǔ)期限1.一般性的影音像資料存儲(chǔ)期限為[X]年，自資料形成之日起計(jì)算。2.涉及公司重要決策、重大項(xiàng)目、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等關(guān)鍵信息的影音像資料，存儲(chǔ)期限為[X]年或根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定確定。3.超過存儲(chǔ)期限的影音像資料，經(jīng)行政部門審核后，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、影音像資料的使用（一）使用申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要使用影音像資料時(shí)，應(yīng)填寫《影音像資料使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、資料名稱、使用時(shí)間等信息。2.《影音像資料使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至行政部門。3.行政部門對(duì)使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的影音像資料，并辦理借閱手續(xù)。（二）使用要求1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)用途使用影音像資料，不得擅自更改資料內(nèi)容或用于其他非工作目的。2.在使用過程中，應(yīng)妥善保管影音像資料，避免損壞、丟失。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞情況，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.使用完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還所借閱的影音像資料，不得逾期不還。如需延長(zhǎng)使用時(shí)間，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，并辦理續(xù)借手續(xù)。（三）使用記錄行政部門應(yīng)建立影音像資料使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資料的借閱時(shí)間、歸還時(shí)間、使用人員、使用目的等信息。使用記錄臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和清理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。七、影音像資料的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的影音像資料。2.未經(jīng)公司授權(quán)公開的會(huì)議記錄、決策文件等內(nèi)部資料。3.其他按照公司規(guī)定需要保密的影音像資料。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密內(nèi)容的影音像資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等安全措施，防止資料泄露。2.嚴(yán)格限制接觸保密影音像資料的人員范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和使用。3.在使用保密影音像資料時(shí)，應(yīng)遵循“最小化原則”，即只提供必要的資料內(nèi)容，并要求使用人員簽署保密協(xié)議，承諾對(duì)資料內(nèi)容予以保密。4.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，防止因員工疏忽或違規(guī)行為導(dǎo)致資料泄露。（三）保密期限保密影音像資料的保密期限按照公司相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，一般與資料涉及的商業(yè)秘密或敏感信息的保密期限一致。八、影音像資料的銷毀（一）銷毀條件1.影音像資料已超過存儲(chǔ)期限，且無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因工作失誤或其他原因?qū)е沦Y料內(nèi)容錯(cuò)誤、重復(fù)，且無法修正或合并的。3.資料涉及的項(xiàng)目已結(jié)束，且相關(guān)信息已不再需要保密的。4.根據(jù)法律法規(guī)或公司規(guī)定，需要銷毀的其他影音像資料。（二）銷毀流程1.行政部門定期對(duì)超過存儲(chǔ)期限或已無保存價(jià)值的影音像資料進(jìn)行清理，填寫《影音像資料銷毀申請(qǐng)表》，注明資料名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《影音像資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，行政部門組織專人對(duì)影音像資料進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用物理銷毀（如粉碎、焚燒等）或電子銷毀（如數(shù)據(jù)擦除、格式化等），確保資料無法恢復(fù)。4.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫《影音像資料銷毀記錄》，詳細(xì)記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。5.銷毀完成后，《影音像資料銷毀申請(qǐng)表》、《影音像資料銷毀記錄》等相關(guān)文件應(yīng)歸檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司影音像資料的管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查各部門影音像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用等情況，確保管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門不定期對(duì)影音像資料管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)檢查資料的真實(shí)性、完整性、安全性以及管理流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.影音像資料的收集是否及時(shí)、完整，是否符合收集要求。2.資料的整理是否規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確，編號(hào)是否清晰，檔案信息是否完整。3.存儲(chǔ)設(shè)備是否安全可靠，存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求，數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)、有效。4.使用申請(qǐng)和審批流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，使用人員是否按照要求使用資料，是否按時(shí)歸還。5.保密措施是否落實(shí)到位，是否存在資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)。6.銷毀流程是否合規(guī)，銷毀記錄是否完整。（