集團(tuán)禮品管理辦法總則目的為加強(qiáng)集團(tuán)禮品管理，規(guī)范禮品的采購(gòu)、發(fā)放、保管等流程，合理控制禮品費(fèi)用支出，維護(hù)集團(tuán)利益和形象，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的禮品管理工作。定義本辦法所指禮品是集團(tuán)在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、公關(guān)宣傳、員工福利等過程中用于贈(zèng)送、交流的物品，包括但不限于紀(jì)念品、工藝品、食品、電子產(chǎn)品、辦公用品等。管理職責(zé)禮品管理部門集團(tuán)行政部門作為禮品管理的歸口部門，負(fù)責(zé)禮品的統(tǒng)籌管理工作，具體職責(zé)如下：1.制定和完善禮品管理制度和流程；2.組織禮品的采購(gòu)、驗(yàn)收、保管和發(fā)放工作；3.建立禮品管理臺(tái)賬，定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)和清理；4.審核各部門的禮品申請(qǐng)，提出合理的禮品配置建議；5.監(jiān)督和檢查各部門禮品的使用情況，確保禮品使用符合規(guī)定。采購(gòu)部門負(fù)責(zé)禮品的采購(gòu)工作，具體職責(zé)如下：1.根據(jù)禮品管理部門的采購(gòu)需求，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)；2.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭(zhēng)取最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格和服務(wù)；3.確保所采購(gòu)的禮品質(zhì)量符合要求，按時(shí)交付；4.辦理禮品采購(gòu)的付款手續(xù)，保存好相關(guān)的采購(gòu)憑證。使用部門各部門作為禮品的使用單位，負(fù)責(zé)本部門禮品的申請(qǐng)、使用和管理工作，具體職責(zé)如下：1.根據(jù)工作需要，合理提出禮品申請(qǐng)，并說明禮品的用途、對(duì)象、數(shù)量等信息；2.按照規(guī)定的流程領(lǐng)取和使用禮品，確保禮品使用的合理性和合規(guī)性；3.配合禮品管理部門做好禮品的盤點(diǎn)和清理工作，及時(shí)反饋禮品使用情況。禮品采購(gòu)采購(gòu)計(jì)劃各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，提前制定禮品采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)禮品管理部門審核。禮品管理部門根據(jù)各部門的采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合集團(tuán)的實(shí)際情況，制定年度禮品采購(gòu)預(yù)算和季度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)方式1.小額禮品采購(gòu)：對(duì)于金額較小、需求緊急的禮品采購(gòu)，可由采購(gòu)部門直接在市場(chǎng)上進(jìn)行采購(gòu)。2.大額禮品采購(gòu)：對(duì)于金額較大、批量采購(gòu)的禮品，應(yīng)采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)，確保采購(gòu)過程的公開、公平、公正。供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行合作。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)研和評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。采購(gòu)合同采購(gòu)部門在與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同時(shí)，應(yīng)明確禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確保障。禮品驗(yàn)收與保管驗(yàn)收禮品到貨后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)組織禮品管理部門、使用部門等相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、包裝等是否符合采購(gòu)合同的要求。驗(yàn)收合格后，由驗(yàn)收人員在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。保管1.禮品管理部門應(yīng)設(shè)立專門的禮品倉庫，指定專人負(fù)責(zé)禮品的保管工作。2.禮品倉庫應(yīng)具備良好的存儲(chǔ)條件，確保禮品的安全和完好。3.禮品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立清晰的庫存臺(tái)賬，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，做到賬實(shí)相符。禮品發(fā)放與使用申請(qǐng)流程各部門需要使用禮品時(shí)，應(yīng)填寫《禮品申請(qǐng)單》，說明禮品的用途、對(duì)象、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、禮品管理部門審批后，方可領(lǐng)取禮品。發(fā)放原則1.合理原則：禮品的發(fā)放應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況進(jìn)行，避免浪費(fèi)和濫用。2.合規(guī)原則：禮品的發(fā)放應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)的相關(guān)規(guī)定，不得違反廉潔自律的要求。3.對(duì)等原則：禮品的價(jià)值應(yīng)與對(duì)方的身份、地位、業(yè)務(wù)往來的重要程度等相匹配。使用要求1.各部門在使用禮品時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)的用途和對(duì)象進(jìn)行發(fā)放，不得擅自改變禮品的用途和對(duì)象。2.對(duì)于重要的禮品發(fā)放，應(yīng)做好記錄，包括禮品的名稱、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放時(shí)間等信息，以備查詢和審計(jì)。禮品回收與處理回收對(duì)于因業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束、禮品使用不當(dāng)?shù)仍虿辉傩枰亩Y品，使用部門應(yīng)及時(shí)將禮品交回禮品管理部門。禮品管理部門應(yīng)做好回收禮品的登記和保管工作。處理1.對(duì)于仍可繼續(xù)使用的回收禮品，禮品管理部門應(yīng)重新進(jìn)行整理和包裝，納入庫存管理，以便再次發(fā)放使用。2.對(duì)于無法繼續(xù)使用的禮品，禮品管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如報(bào)廢、捐贈(zèng)等。處理情況應(yīng)及時(shí)記錄在案。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)集團(tuán)審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)禮品管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品的采購(gòu)、發(fā)放、使用、回收等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。監(jiān)督檢查禮品管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各部門禮品使用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)禮品的使用情況進(jìn)行抽查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。違規(guī)處理對(duì)于違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，集團(tuán)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令限期整改；2.對(duì)于情