保管職責(zé)及管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司各類資產(chǎn)及物品的保管工作，確保資產(chǎn)安全、完整，規(guī)范物品管理流程，提高資源利用效率，特制定本保管職責(zé)及管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有涉及資產(chǎn)保管和物品管理的部門、崗位及相關(guān)人員，包括但不限于固定資產(chǎn)、流動(dòng)資產(chǎn)、辦公用品、文件資料等的保管。（三）基本原則1.安全第一原則：確保保管的資產(chǎn)和物品不受損壞、丟失、被盜等，保障公司財(cái)產(chǎn)安全。2.責(zé)任明確原則：明確各保管崗位和人員的職責(zé)，做到責(zé)任到人。3.規(guī)范管理原則：依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的保管流程和管理制度。4.高效利用原則：在保證安全的前提下，提高資產(chǎn)和物品的使用效率，避免資源浪費(fèi)。二、保管職責(zé)（一）保管人員職責(zé)1.資產(chǎn)保管負(fù)責(zé)所保管資產(chǎn)的日常檢查、維護(hù)，確保資產(chǎn)處于良好狀態(tài)。建立資產(chǎn)保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資產(chǎn)的名稱、型號(hào)、數(shù)量、購置時(shí)間、存放地點(diǎn)等信息，并定期更新。對(duì)資產(chǎn)的增減變動(dòng)及時(shí)進(jìn)行登記，做到賬實(shí)相符。配合公司內(nèi)部審計(jì)、盤點(diǎn)等工作，提供準(zhǔn)確的資產(chǎn)信息。2.物品保管按照規(guī)定的分類和存放方式，妥善保管各類物品，防止物品損壞、變質(zhì)、丟失。對(duì)易損、易耗物品，制定合理的庫存限額，及時(shí)申請(qǐng)補(bǔ)充。做好物品的出入庫登記工作，嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，確保物品流向清晰。定期對(duì)保管的物品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門保管工作的組織領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督檢查，確保保管人員履行職責(zé)。2.審核本部門資產(chǎn)和物品的購置、報(bào)廢等申請(qǐng)，合理配置資源。3.協(xié)調(diào)本部門與其他部門之間的保管工作關(guān)系，促進(jìn)工作順利開展。4.對(duì)本部門保管工作中出現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行研究解決，重大問題及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（三）公司管理層職責(zé)1.審批公司保管職責(zé)及管理辦法，確保其符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實(shí)際需求。2.監(jiān)督保管工作的整體執(zhí)行情況，對(duì)保管工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。3.提供必要的資源支持，保障保管工作的順利進(jìn)行。三、資產(chǎn)保管（一）固定資產(chǎn)保管1.固定資產(chǎn)范圍界定公司為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、出租或經(jīng)營管理而持有的，使用壽命超過一個(gè)會(huì)計(jì)年度的有形資產(chǎn)，包括房屋及建筑物、機(jī)器設(shè)備、運(yùn)輸工具、電子設(shè)備等。2.購置與驗(yàn)收固定資產(chǎn)購置前，需由使用部門提出申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)部門審批后，由采購部門負(fù)責(zé)購置。固定資產(chǎn)到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門、保管部門及相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等，驗(yàn)收合格后填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。3.入賬與登記財(cái)務(wù)部門依據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)發(fā)票等憑證，及時(shí)進(jìn)行固定資產(chǎn)入賬處理。保管部門按照固定資產(chǎn)臺(tái)賬格式，詳細(xì)記錄固定資產(chǎn)的基本信息、存放地點(diǎn)、使用部門等，并將固定資產(chǎn)卡片張貼于固定資產(chǎn)顯著位置。4.日常保管與維護(hù)保管人員應(yīng)定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行巡查，檢查設(shè)備運(yùn)行狀況、外觀是否完好等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并安排維修。根據(jù)固定資產(chǎn)的特性和使用要求，制定合理的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，確保固定資產(chǎn)正常使用，延長使用壽命。對(duì)固定資產(chǎn)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，防止違規(guī)使用或閑置浪費(fèi)。5.調(diào)撥與轉(zhuǎn)移公司內(nèi)部各部門之間固定資產(chǎn)的調(diào)撥，需填寫固定資產(chǎn)調(diào)撥單，經(jīng)調(diào)出、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人及公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。因公司經(jīng)營需要或其他原因，固定資產(chǎn)發(fā)生轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行評(píng)估、審批，并辦理相關(guān)產(chǎn)權(quán)變更手續(xù)。6.報(bào)廢與處置固定資產(chǎn)達(dá)到報(bào)廢條件時(shí)，使用部門應(yīng)提出報(bào)廢申請(qǐng)，填寫固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說明報(bào)廢原因、資產(chǎn)狀況等。公司組織相關(guān)部門及專業(yè)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定和審核，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處置。報(bào)廢固定資產(chǎn)的處置方式包括出售、報(bào)廢銷毀等，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司財(cái)務(wù)。（二）流動(dòng)資產(chǎn)保管1.貨幣資金保管公司的貨幣資金包括現(xiàn)金、銀行存款等，必須嚴(yán)格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行保管?，F(xiàn)金保管應(yīng)配備專用保險(xiǎn)柜，實(shí)行限額管理，超過限額部分應(yīng)及時(shí)存入銀行。出納人員應(yīng)每日對(duì)現(xiàn)金進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。銀行存款應(yīng)定期與銀行進(jìn)行對(duì)賬，編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理未達(dá)賬項(xiàng)。2.存貨保管存貨包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等，保管部門應(yīng)根據(jù)存貨的特性和類別，設(shè)置專門的倉庫或存儲(chǔ)區(qū)域進(jìn)行存放。建立存貨明細(xì)賬，詳細(xì)記錄存貨的出入庫情況、結(jié)存數(shù)量、金額等信息。對(duì)存貨進(jìn)行定期盤點(diǎn)，盤點(diǎn)結(jié)果與賬面記錄進(jìn)行核對(duì)，發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況應(yīng)及時(shí)查明原因，報(bào)經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。加強(qiáng)對(duì)存貨的安全防范措施，防止存貨被盜、變質(zhì)、損壞等。四、物品保管（一）辦公用品保管1.辦公用品分類與采購辦公用品分為消耗品（如紙張、筆、墨盒等）、耐用品（如辦公桌椅、文件柜等）和特殊用品（如印章、證照等）。各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，定期編制辦公用品需求計(jì)劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門。行政部門匯總各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計(jì)劃，經(jīng)審批后組織采購。2.入庫與發(fā)放辦公用品到貨后，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。建立辦公用品領(lǐng)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用物品名稱及數(shù)量等信息。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在領(lǐng)用臺(tái)賬上進(jìn)行登記。3.庫存管理行政部門定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。對(duì)庫存辦公用品進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。根據(jù)辦公用品的消耗情況和庫存水平，及時(shí)補(bǔ)充庫存，避免因庫存短缺影響工作正常開展。（二）文件資料保管1.文件資料分類與歸檔文件資料分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。各部門在工作過程中形成的文件資料，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行整理，定期移交公司檔案室歸檔。檔案室負(fù)責(zé)對(duì)接收的文件資料進(jìn)行審核、分類、編號(hào)、裝訂等整理工作，并建立文件資料目錄索引，便于查詢和利用。2.文件資料借閱與歸還因工作需要借閱文件資料的，需填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱文件資料名稱及數(shù)量等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后將文件資料交借閱人，并登記借閱時(shí)間、歸還期限等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)文件資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。3.文件資料保管期限與銷毀根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，確定各類文件資料的保管期限。對(duì)超過保管期限的文件資料，由檔案室提出銷毀申請(qǐng)，填寫文件資料銷毀申請(qǐng)表，詳細(xì)說明銷毀文件資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。公司組織相關(guān)部門及人員對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保文件資料銷毀徹底、安全。五、保管環(huán)境與安全管理（一）保管環(huán)境要求1.資產(chǎn)和物品保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合各類資產(chǎn)和物品的保管要求。2.對(duì)特殊資產(chǎn)和物品，如易燃易爆物品、貴重物品等，應(yīng)設(shè)置專門的保管區(qū)域，并配備相應(yīng)的安全防護(hù)設(shè)施。3.保管場(chǎng)所應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如存儲(chǔ)區(qū)、辦公區(qū)、通道等，確保布局合理，便于資產(chǎn)和物品的存放、搬運(yùn)及管理。（二）安全管理制度1.建立健全安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)對(duì)保管場(chǎng)所的安全防范措施，配備必要的安全設(shè)備，如監(jiān)控?cái)z像頭、報(bào)警裝置等。2.嚴(yán)格限制非保管人員進(jìn)入保管場(chǎng)所，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記，并在保管人員陪同下進(jìn)入。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行整改。4.加強(qiáng)對(duì)保管人員的安全教育培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時(shí)能夠及時(shí)、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)保管工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查保管職責(zé)的履行情況、管理制度的執(zhí)行情況、資產(chǎn)和物品的保管狀況等。2.審計(jì)人員通過查閱相關(guān)文件資料、實(shí)地盤點(diǎn)、訪談相關(guān)人員等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）定期盤點(diǎn)檢查1.公司建立定期盤點(diǎn)制度，對(duì)資產(chǎn)和物品進(jìn)行全面盤點(diǎn)。固定資產(chǎn)每年至少盤點(diǎn)一次，存貨、辦公用品等每季度至少盤點(diǎn)一次，文件資料根據(jù)實(shí)際情況定期進(jìn)行清查。2.盤點(diǎn)工作由保管部門牽頭，組織相關(guān)部門及人員參加。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)盤盈、盤虧等情況進(jìn)行分析說明，并提出處理意見。3.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任，并采取措施進(jìn)行整改，確保賬實(shí)相符。（三）日常巡查監(jiān)督1.保管部門負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)保管工作進(jìn)行巡查，檢查保管人員的工作狀態(tài)、資產(chǎn)和物品的保管情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.公司管理層及相關(guān)職能部門在日常工作中，也應(yīng)對(duì)保管工作進(jìn)行不定期的巡查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改要求。七、獎(jiǎng)懲措施（一）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)在保管工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，如資產(chǎn)和物品保管安全、完整，管理規(guī)范，有效節(jié)約資源等，公司給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)方式包括榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金、晉升等，以激勵(lì)員工積極履行保管職責(zé)，提高保管工作水平。（二）懲罰1.對(duì)違反保管職責(zé)及管理辦法的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重