保管職責及管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司各類資產(chǎn)及物品的保管工作，確保資產(chǎn)安全、完整，規(guī)范物品管理流程，提高資源利用效率，特制定本保管職責及管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有涉及資產(chǎn)保管和物品管理的部門、崗位及相關人員，包括但不限于固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、辦公用品、文件資料等的保管。（三）基本原則1.安全第一原則：確保保管的資產(chǎn)和物品不受損壞、丟失、被盜等，保障公司財產(chǎn)安全。2.責任明確原則：明確各保管崗位和人員的職責，做到責任到人。3.規(guī)范管理原則：依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定科學合理的保管流程和管理制度。4.高效利用原則：在保證安全的前提下，提高資產(chǎn)和物品的使用效率，避免資源浪費。二、保管職責（一）保管人員職責1.資產(chǎn)保管負責所保管資產(chǎn)的日常檢查、維護，確保資產(chǎn)處于良好狀態(tài)。建立資產(chǎn)保管臺賬，詳細記錄資產(chǎn)的名稱、型號、數(shù)量、購置時間、存放地點等信息，并定期更新。對資產(chǎn)的增減變動及時進行登記，做到賬實相符。配合公司內部審計、盤點等工作，提供準確的資產(chǎn)信息。2.物品保管按照規(guī)定的分類和存放方式，妥善保管各類物品，防止物品損壞、變質、丟失。對易損、易耗物品，制定合理的庫存限額，及時申請補充。做好物品的出入庫登記工作，嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù)，確保物品流向清晰。定期對保管的物品進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。（二）部門負責人職責1.負責本部門保管工作的組織領導和監(jiān)督檢查，確保保管人員履行職責。2.審核本部門資產(chǎn)和物品的購置、報廢等申請，合理配置資源。3.協(xié)調本部門與其他部門之間的保管工作關系，促進工作順利開展。4.對本部門保管工作中出現(xiàn)的問題及時進行研究解決，重大問題及時上報公司領導。（三）公司管理層職責1.審批公司保管職責及管理辦法，確保其符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和實際需求。2.監(jiān)督保管工作的整體執(zhí)行情況，對保管工作中的重大事項進行決策。3.提供必要的資源支持，保障保管工作的順利進行。三、資產(chǎn)保管（一）固定資產(chǎn)保管1.固定資產(chǎn)范圍界定公司為生產(chǎn)商品、提供勞務、出租或經(jīng)營管理而持有的，使用壽命超過一個會計年度的有形資產(chǎn)，包括房屋及建筑物、機器設備、運輸工具、電子設備等。2.購置與驗收固定資產(chǎn)購置前，需由使用部門提出申請，經(jīng)相關部門審批后，由采購部門負責購置。固定資產(chǎn)到貨后，采購部門應及時通知使用部門、保管部門及相關人員進行驗收。驗收內容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等，驗收合格后填寫驗收報告。3.入賬與登記財務部門依據(jù)驗收報告及相關發(fā)票等憑證，及時進行固定資產(chǎn)入賬處理。保管部門按照固定資產(chǎn)臺賬格式，詳細記錄固定資產(chǎn)的基本信息、存放地點、使用部門等，并將固定資產(chǎn)卡片張貼于固定資產(chǎn)顯著位置。4.日常保管與維護保管人員應定期對固定資產(chǎn)進行巡查，檢查設備運行狀況、外觀是否完好等，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并安排維修。根據(jù)固定資產(chǎn)的特性和使用要求，制定合理的維護保養(yǎng)計劃，確保固定資產(chǎn)正常使用，延長使用壽命。對固定資產(chǎn)的使用情況進行監(jiān)督，防止違規(guī)使用或閑置浪費。5.調撥與轉移公司內部各部門之間固定資產(chǎn)的調撥，需填寫固定資產(chǎn)調撥單，經(jīng)調出、調入部門負責人及公司領導審批后，辦理資產(chǎn)交接手續(xù)。因公司經(jīng)營需要或其他原因，固定資產(chǎn)發(fā)生轉移時，應按照規(guī)定程序進行評估、審批，并辦理相關產(chǎn)權變更手續(xù)。6.報廢與處置固定資產(chǎn)達到報廢條件時，使用部門應提出報廢申請，填寫固定資產(chǎn)報廢申請表，詳細說明報廢原因、資產(chǎn)狀況等。公司組織相關部門及專業(yè)人員對報廢申請進行鑒定和審核，經(jīng)批準后進行報廢處置。報廢固定資產(chǎn)的處置方式包括出售、報廢銷毀等，處置收入應及時上繳公司財務。（二）流動資產(chǎn)保管1.貨幣資金保管公司的貨幣資金包括現(xiàn)金、銀行存款等，必須嚴格按照國家相關法律法規(guī)和公司財務制度進行保管?，F(xiàn)金保管應配備專用保險柜，實行限額管理，超過限額部分應及時存入銀行。出納人員應每日對現(xiàn)金進行盤點，確保賬實相符。銀行存款應定期與銀行進行對賬，編制銀行存款余額調節(jié)表，及時發(fā)現(xiàn)和處理未達賬項。2.存貨保管存貨包括原材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等，保管部門應根據(jù)存貨的特性和類別，設置專門的倉庫或存儲區(qū)域進行存放。建立存貨明細賬，詳細記錄存貨的出入庫情況、結存數(shù)量、金額等信息。對存貨進行定期盤點，盤點結果與賬面記錄進行核對，發(fā)現(xiàn)盤盈、盤虧等情況應及時查明原因，報經(jīng)批準后進行處理。加強對存貨的安全防范措施，防止存貨被盜、變質、損壞等。四、物品保管（一）辦公用品保管1.辦公用品分類與采購辦公用品分為消耗品（如紙張、筆、墨盒等）、耐用品（如辦公桌椅、文件柜等）和特殊用品（如印章、證照等）。各部門根據(jù)實際工作需要，定期編制辦公用品需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后報行政部門。行政部門匯總各部門需求計劃，結合庫存情況，制定辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后組織采購。2.入庫與發(fā)放辦公用品到貨后，行政部門負責組織驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。建立辦公用品領用臺賬，詳細記錄領用部門、領用人、領用時間、領用物品名稱及數(shù)量等信息。員工領用辦公用品時，應填寫領用申請表，經(jīng)部門負責人審批后到行政部門領取。行政部門根據(jù)審批后的申請表發(fā)放辦公用品，并在領用臺賬上進行登記。3.庫存管理行政部門定期對辦公用品庫存進行盤點，根據(jù)盤點結果調整庫存臺賬，確保賬實相符。對庫存辦公用品進行分類存放，標識清晰，便于查找和管理。根據(jù)辦公用品的消耗情況和庫存水平，及時補充庫存，避免因庫存短缺影響工作正常開展。（二）文件資料保管1.文件資料分類與歸檔文件資料分為行政文件、業(yè)務文件、財務文件、人事文件等類別。各部門在工作過程中形成的文件資料，應按照分類標準及時進行整理，定期移交公司檔案室歸檔。檔案室負責對接收的文件資料進行審核、分類、編號、裝訂等整理工作，并建立文件資料目錄索引，便于查詢和利用。2.文件資料借閱與歸還因工作需要借閱文件資料的，需填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱文件資料名稱及數(shù)量等，經(jīng)部門負責人審批后到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案室對借閱申請進行審核，批準后將文件資料交借閱人，并登記借閱時間、歸還期限等信息。借閱人應在規(guī)定期限內歸還文件資料，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還時，檔案室應對文件資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失等情況，應及時追究借閱人的責任。3.文件資料保管期限與銷毀根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，確定各類文件資料的保管期限。對超過保管期限的文件資料，由檔案室提出銷毀申請，填寫文件資料銷毀申請表，詳細說明銷毀文件資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。公司組織相關部門及人員對銷毀申請進行審核，經(jīng)批準后進行銷毀處理。銷毀過程應進行記錄，確保文件資料銷毀徹底、安全。五、保管環(huán)境與安全管理（一）保管環(huán)境要求1.資產(chǎn)和物品保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合各類資產(chǎn)和物品的保管要求。2.對特殊資產(chǎn)和物品，如易燃易爆物品、貴重物品等，應設置專門的保管區(qū)域，并配備相應的安全防護設施。3.保管場所應劃分不同的功能區(qū)域，如存儲區(qū)、辦公區(qū)、通道等，確保布局合理，便于資產(chǎn)和物品的存放、搬運及管理。（二）安全管理制度1.建立健全安全保衛(wèi)制度，加強對保管場所的安全防范措施，配備必要的安全設備，如監(jiān)控攝像頭、報警裝置等。2.嚴格限制非保管人員進入保管場所，確因工作需要進入的，應進行登記，并在保管人員陪同下進入。3.保管人員應定期對保管場所進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時報告并采取措施進行整改。4.加強對保管人員的安全教育培訓，提高安全意識和應急處理能力，確保在發(fā)生安全事故時能夠及時、有效地進行應對。六、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對保管工作進行審計監(jiān)督，檢查保管職責的履行情況、管理制度的執(zhí)行情況、資產(chǎn)和物品的保管狀況等。2.審計人員通過查閱相關文件資料、實地盤點、訪談相關人員等方式，獲取審計證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）定期盤點檢查1.公司建立定期盤點制度，對資產(chǎn)和物品進行全面盤點。固定資產(chǎn)每年至少盤點一次，存貨、辦公用品等每季度至少盤點一次，文件資料根據(jù)實際情況定期進行清查。2.盤點工作由保管部門牽頭，組織相關部門及人員參加。盤點結束后，編制盤點報告，詳細記錄盤點結果，對盤盈、盤虧等情況進行分析說明，并提出處理意見。3.對盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時查明原因，追究相關人員的責任，并采取措施進行整改，確保賬實相符。（三）日常巡查監(jiān)督1.保管部門負責人應定期對保管工作進行巡查，檢查保管人員的工作狀態(tài)、資產(chǎn)和物品的保管情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.公司管理層及相關職能部門在日常工作中，也應對保管工作進行不定期的巡查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改要求。七、獎懲措施（一）獎勵1.對在保管工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，如資產(chǎn)和物品保管安全、完整，管理規(guī)范，有效節(jié)約資源等，公司給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等，以激勵員工積極履行保管職責，提高保管工作水平。（二）懲罰1.對違反保管職責及管理辦法的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重