信息可追溯管理辦法一、總則（一）目的為加強公司信息管理，確保各類信息的準確性、完整性和可追溯性，規(guī)范信息流轉(zhuǎn)與使用，提高公司運營效率，保障公司合法合規(guī)運營，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機構(gòu)以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部合作伙伴在信息產(chǎn)生、收集、存儲、傳輸、使用、共享、銷毀等全過程的管理。（三）基本原則1.合法性原則：信息管理活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保信息處理過程合法合規(guī)。2.準確性原則：所管理的信息應(yīng)真實、準確地反映業(yè)務(wù)實際情況，避免虛假、錯誤信息的產(chǎn)生和傳播。3.完整性原則：涵蓋公司運營所需的各類信息，確保信息鏈條的完整性，不遺漏重要信息環(huán)節(jié)。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，應(yīng)采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。5.可追溯性原則：建立完善的信息記錄和跟蹤機制，使信息在各個環(huán)節(jié)都能夠被準確追溯，以便于查詢、審計和問題追溯。二、信息分類與編碼（一）信息分類1.業(yè)務(wù)信息銷售業(yè)務(wù)信息：包括客戶資料、訂單記錄、銷售合同、銷售報表等，用于跟蹤銷售業(yè)務(wù)進展、客戶關(guān)系管理以及銷售數(shù)據(jù)分析。采購業(yè)務(wù)信息：涵蓋供應(yīng)商信息、采購訂單、采購合同、到貨記錄等，輔助采購流程管理、供應(yīng)商評估與管理。生產(chǎn)業(yè)務(wù)信息：如生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工單、物料清單、生產(chǎn)進度記錄等，保障生產(chǎn)活動的有序進行和生產(chǎn)過程監(jiān)控。物流業(yè)務(wù)信息：包含發(fā)貨記錄、運輸軌跡、倉儲庫存信息等，實現(xiàn)物流環(huán)節(jié)的可視化和高效管理。2.財務(wù)信息財務(wù)報表：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。會計憑證：記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的會計分錄和相關(guān)原始憑證，是財務(wù)核算的基礎(chǔ)依據(jù)。預(yù)算信息：年度預(yù)算、月度預(yù)算等，用于規(guī)劃公司財務(wù)收支和資源配置。3.人力資源信息員工基本信息：個人簡歷、入職信息、薪資待遇、崗位變動等，便于員工管理和人力資源規(guī)劃。考勤記錄：員工出勤、請假、加班等情況記錄，作為薪資核算和績效考核的依據(jù)之一。培訓(xùn)記錄：員工參加培訓(xùn)的課程、時間、成績等信息，用于員工能力提升和培訓(xùn)效果評估。4.行政辦公信息文件檔案：公司各類規(guī)章制度、通知公告、會議紀要、報告等文件資料，是公司運營的重要參考依據(jù)。辦公用品管理信息：辦公用品采購、領(lǐng)用、庫存等記錄，保障辦公資源的合理配置和使用。固定資產(chǎn)信息：資產(chǎn)清單、購置時間、折舊情況、維修記錄等，實現(xiàn)固定資產(chǎn)的全生命周期管理。（二）信息編碼1.為便于信息的識別、存儲和檢索，對各類信息進行統(tǒng)一編碼。編碼采用[具體編碼規(guī)則，如數(shù)字與字母組合的方式]，確保編碼的唯一性和系統(tǒng)性。2.業(yè)務(wù)信息編碼示例：銷售訂單編碼：[銷售訂單前綴+年份（后兩位）+月份+流水號]，如SO2305001，表示2023年5月的第1份銷售訂單。產(chǎn)品編碼：[產(chǎn)品類別代碼+產(chǎn)品系列代碼+產(chǎn)品規(guī)格代碼+版本號]，例如P010203V1，表示某類產(chǎn)品下特定系列、規(guī)格且版本為1的產(chǎn)品。3.財務(wù)信息編碼示例：會計科目編碼：按照國家統(tǒng)一的會計科目編碼標準進行設(shè)置，如1001表示庫存現(xiàn)金，1122表示應(yīng)收賬款等。財務(wù)報表編碼：[報表類型代碼+年份（后兩位）+月份]，如BS2305，表示2023年5月的資產(chǎn)負債表。4.人力資源信息編碼示例：員工編碼：[部門代碼+入職年份（后兩位）+流水號]，如HR0123001，表示人力資源部2023年入職的第1位員工。培訓(xùn)課程編碼：[培訓(xùn)類別代碼+課程順序號]，例如T0105，表示第5門人力資源類培訓(xùn)課程。5.行政辦公信息編碼示例：文件編碼：[文件類別代碼+年份（后兩位）+流水號]，如D0123005，表示2023年第5份行政類文件。固定資產(chǎn)編碼：[資產(chǎn)類別代碼+購置年份（后兩位）+流水號]，如F0123008，表示2023年購置的第8件固定資產(chǎn)。三、信息收集與錄入（一）信息源1.各部門作為信息的主要產(chǎn)生和收集單位，應(yīng)明確信息收集的責(zé)任人，確保各類業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的信息及時、準確地收集。2.外部合作伙伴提供的信息，如供應(yīng)商的產(chǎn)品信息、客戶的反饋信息等，由相關(guān)業(yè)務(wù)對接部門負責(zé)收集。3.公司內(nèi)部的信息系統(tǒng)自動生成的數(shù)據(jù)，如財務(wù)系統(tǒng)的會計憑證、生產(chǎn)系統(tǒng)的生產(chǎn)進度數(shù)據(jù)等，由系統(tǒng)管理部門定期進行整理和提取。（二）收集要求1.信息收集應(yīng)遵循全面、準確、及時的原則，確保涵蓋業(yè)務(wù)活動的各個方面，如實反映實際情況，不遺漏關(guān)鍵信息，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成收集工作。2.對于重要信息，應(yīng)進行雙人核對或交叉驗證，確保信息的準確性。例如，銷售合同簽訂后，銷售部門和法務(wù)部門應(yīng)分別對合同條款進行審核，確認無誤后再進行錄入。3.收集的信息應(yīng)具有可追溯性，明確記錄信息的來源、收集時間、收集人等相關(guān)信息。（三）信息錄入1.信息收集后，應(yīng)及時錄入公司指定的信息管理系統(tǒng)。錄入人員應(yīng)嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行錄入，確保信息錄入的準確性和完整性。2.對于重復(fù)或相似的信息，應(yīng)進行合并處理，避免信息冗余。例如，客戶信息在不同業(yè)務(wù)部門的記錄應(yīng)保持一致，通過系統(tǒng)整合功能進行統(tǒng)一管理。3.在錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在錯誤或不完整，錄入人員應(yīng)及時與信息收集責(zé)任人溝通核實，并進行修正。四、信息存儲與安全（一）存儲方式1.公司根據(jù)信息的類型、重要性和使用頻率，選擇合適的存儲方式，包括但不限于服務(wù)器存儲、數(shù)據(jù)庫存儲、文件存儲等。2.對于重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和財務(wù)數(shù)據(jù)，采用數(shù)據(jù)庫進行集中存儲，并定期進行備份。備份數(shù)據(jù)存儲在異地的數(shù)據(jù)中心，以防止本地數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.行政辦公文件等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，按照文件類別和時間順序進行分類存儲在文件服務(wù)器上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和檢索。（二）存儲期限1.各類信息的存儲期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，業(yè)務(wù)信息存儲期限為[X]年，財務(wù)信息存儲期限為[X]年，人力資源信息存儲期限為[X]年，行政辦公信息存儲期限為[X]年。2.對于涉及訴訟、糾紛等特殊情況的信息，應(yīng)在相關(guān)事項處理完畢后，按照規(guī)定的期限繼續(xù)存儲，以滿足后續(xù)查詢和追溯的需要。（三）信息安全1.建立健全信息安全管理制度，采取技術(shù)和管理措施相結(jié)合的方式，保障信息的安全性。技術(shù)措施包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)等；管理措施包括用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)訪問控制、安全審計等。2.對信息系統(tǒng)的用戶進行嚴格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的信息。3.定期對信息系統(tǒng)進行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時更新系統(tǒng)安全補丁，防止黑客攻擊和惡意軟件入侵。4.對存儲的重要信息進行加密處理，確保信息在傳輸和存儲過程中的保密性。加密密鑰應(yīng)妥善保管，嚴格控制訪問權(quán)限。5.加強員工的信息安全意識培訓(xùn)，提高員工對信息安全重要性的認識，規(guī)范員工的信息操作行為，防止因員工疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致信息泄露。五、信息傳輸與共享（一）傳輸方式1.公司內(nèi)部信息傳輸主要通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、信息管理系統(tǒng)進行。各部門之間應(yīng)充分利用信息系統(tǒng)實現(xiàn)信息的實時傳遞和共享，減少人工傳遞信息的誤差和延誤。2.對于需要與外部合作伙伴進行信息傳輸?shù)那闆r，應(yīng)根據(jù)合作伙伴的要求和安全級別，選擇合適的傳輸方式，如加密郵件、專用數(shù)據(jù)接口、VPN等。在傳輸過程中，應(yīng)確保信息的保密性和完整性。（二）共享原則1.信息共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保共享的信息符合法律法規(guī)要求，且是業(yè)務(wù)開展所必需的。2.明確信息共享的范圍和對象，對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，未經(jīng)授權(quán)不得隨意共享。如需共享，應(yīng)按照公司的信息保密制度進行審批和授權(quán)。3.在信息共享過程中，應(yīng)確保接收方具備相應(yīng)的信息處理能力和安全保障措施，能夠妥善保管和使用共享信息。（三）共享流程1.信息需求部門向信息管理部門提交信息共享申請，說明共享信息的內(nèi)容、目的、接收方等詳細情況。2.信息管理部門對共享申請進行審核，核實共享需求的合法性、必要性以及接收方的資質(zhì)和安全保障能力。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批同意后，信息管理部門按照規(guī)定的共享方式和權(quán)限，將信息提供給接收方，并記錄共享信息的相關(guān)情況，包括共享時間、共享內(nèi)容、接收方等。4.接收方在收到共享信息后，應(yīng)及時進行確認，并按照約定的用途使用信息，不得擅自擴大共享范圍或用于其他目的。六、信息使用與查詢（一）使用規(guī)范1.公司員工應(yīng)按照工作職責(zé)和權(quán)限使用信息，不得越權(quán)訪問和使用信息。在使用信息過程中，應(yīng)遵循信息的真實性、準確性和完整性原則，確保所使用的信息能夠為業(yè)務(wù)決策提供可靠支持。2.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等，使用人員應(yīng)嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露給無關(guān)人員。如需對外披露，應(yīng)按照公司的信息披露管理規(guī)定進行審批。3.信息使用應(yīng)注重時效性，及時根據(jù)業(yè)務(wù)變化和市場動態(tài)，對信息進行分析和利用，為公司的戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)運營提供及時有效的信息支持。（二）查詢權(quán)限1.根據(jù)員工的工作職責(zé)和信息使用需求，設(shè)定不同的信息查詢權(quán)限。一般情況下，員工只能查詢與其工作相關(guān)的信息。2.對于重要信息或涉及多個部門的信息查詢，需經(jīng)過相關(guān)部門負責(zé)人或公司領(lǐng)導(dǎo)審批。例如，財務(wù)部門需要查詢銷售部門的某些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)時，應(yīng)提交查詢申請，經(jīng)銷售部門負責(zé)人和財務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行查詢。3.信息管理部門應(yīng)建立信息查詢記錄機制，詳細記錄查詢時間、查詢?nèi)?、查詢?nèi)容等信息，以便于審計和追溯。七、信息審計與監(jiān)督（一）審計機制1.建立信息審計制度，定期對公司信息管理情況進行審計。審計內(nèi)容包括信息的收集、錄入、存儲、傳輸、共享、使用等各個環(huán)節(jié)，確保信息管理活動符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.內(nèi)部審計部門負責(zé)組織實施信息審計工作，制定審計計劃和審計方案，選派具備專業(yè)知識和技能的審計人員進行審計。審計人員應(yīng)獨立、客觀、公正地開展審計工作，如實反映審計發(fā)現(xiàn)的問題，并提出整改建議。3.在審計過程中，可采用抽樣檢查、數(shù)據(jù)分析、實地走訪等多種審計方法，對信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和相關(guān)文檔進行審查，核實信息的真實性、準確性和完整性。（二）監(jiān)督措施1.信息管理部門應(yīng)加強對信息管理工作的日常監(jiān)督，定期檢查信息系統(tǒng)的運行情況、信息錄入的準確性、信息存儲的安全性等，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.設(shè)立信息管理監(jiān)督舉報渠道，鼓勵員工對信息管理過程中的違規(guī)行為進行舉報。對于舉報信息，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，對違規(guī)行為依法依規(guī)進行處理，并保護舉報人的合法權(quán)益。3.根據(jù)審計和監(jiān)督結(jié)果，對信息管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人，責(zé)令其限期整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。八、信息銷毀（一）銷毀條件1.當(dāng)信息存儲期限屆滿，且該信息不再具有任何業(yè)務(wù)價值或法律追溯要求時，可進行銷毀處理。2.對于因業(yè)務(wù)調(diào)整、系統(tǒng)升級等原因?qū)е虏辉偈褂没蛞咽У男畔?，?jīng)相關(guān)部門確認后，也應(yīng)及時進行銷毀。（二）銷毀方式1.根據(jù)信息的類型和存儲介質(zhì)，選擇合適的銷毀方式。對于電子信息，可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理銷毀存儲設(shè)備等方式；對于紙質(zhì)信息，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。2.在銷毀過程中，應(yīng)確保信息無法恢復(fù)，避免信息泄露風(fēng)險。對于重要信息的銷毀，應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并記錄銷毀時間、銷毀方式、銷毀人等相關(guān)信息。（三）銷毀流程1.信息使用部門或保管部門提出信息銷毀申請，說明銷毀信息的名稱、數(shù)量、存儲位置、銷毀原因等詳細情