駐會(huì)主席管理辦法總則目的與宗旨本管理辦法旨在規(guī)范公司駐會(huì)主席的職責(zé)、工作流程與行為準(zhǔn)則，確保駐會(huì)主席能夠高效履行職責(zé)，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作的順利開展，維護(hù)公司的穩(wěn)定與發(fā)展，保障公司及相關(guān)方的合法權(quán)益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部擔(dān)任駐會(huì)主席職務(wù)的所有人員，包括但不限于各級各類會(huì)議的駐會(huì)主席?；驹瓌t1.依法依規(guī)原則：駐會(huì)主席的工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.公正公平原則：在履行職責(zé)過程中，應(yīng)秉持公正公平的態(tài)度，對待所有參會(huì)人員和相關(guān)事項(xiàng)，不偏袒任何一方。3.高效負(fù)責(zé)原則：以提高會(huì)議效率、解決實(shí)際問題為目標(biāo)，認(rèn)真負(fù)責(zé)地組織和主持會(huì)議，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。4.服務(wù)大局原則：從公司整體利益出發(fā)，服從公司戰(zhàn)略部署，積極配合公司各項(xiàng)工作的推進(jìn)，為實(shí)現(xiàn)公司目標(biāo)貢獻(xiàn)力量。駐會(huì)主席職責(zé)會(huì)前準(zhǔn)備1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議主題、目的和要求，與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等基本信息。協(xié)助起草會(huì)議議程、議題，確保議題明確、合理，符合公司實(shí)際情況和工作需要。提前收集與會(huì)議議題相關(guān)的資料、文件，整理成冊，供參會(huì)人員參考。2.人員通知按照確定的參會(huì)人員名單，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)出會(huì)議通知。通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、議題、需準(zhǔn)備的材料等信息。對于重要會(huì)議，要提前提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備，確保其按時(shí)參會(huì)。統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員的出席情況，對未按時(shí)參會(huì)的人員進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)，了解原因。會(huì)中組織1.開場引導(dǎo)在會(huì)議開始前，提前到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)議設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保會(huì)議環(huán)境舒適、整潔。會(huì)議開始時(shí)，簡要介紹會(huì)議的目的、議程和注意事項(xiàng)，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)。2.秩序維護(hù)維持會(huì)議秩序，確保參會(huì)人員遵守會(huì)議紀(jì)律，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、使用手機(jī)等影響會(huì)議進(jìn)行的行為。對于違反會(huì)議紀(jì)律的行為，要及時(shí)進(jìn)行提醒和制止，確保會(huì)議能夠按照預(yù)定議程順利進(jìn)行。3.議題引導(dǎo)按照會(huì)議議程，有序引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)行，確保每個(gè)議題都能得到充分討論。鼓勵(lì)參會(huì)人員積極發(fā)言，充分發(fā)表自己的意見和建議，營造良好的會(huì)議氛圍。對于偏離議題的討論，要及時(shí)進(jìn)行引導(dǎo)，使討論回歸主題。4.記錄整理安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議討論的主要內(nèi)容、形成的決議、提出的問題及解決方案等。會(huì)議記錄應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，便于日后查閱和存檔。在會(huì)議過程中，要對重要觀點(diǎn)和決議進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，以便于后續(xù)整理和傳達(dá)。會(huì)后跟進(jìn)1.決議執(zhí)行整理會(huì)議形成的決議，明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。將會(huì)議決議及時(shí)傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保其了解工作任務(wù)和要求。定期跟進(jìn)決議的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中遇到的問題，確保決議能夠得到有效落實(shí)。2.總結(jié)反饋對會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，評估會(huì)議效果，分析會(huì)議中存在的問題和不足之處。收集參會(huì)人員對會(huì)議組織和議題討論的反饋意見，及時(shí)進(jìn)行整理和分析。根據(jù)總結(jié)和反饋情況，提出改進(jìn)會(huì)議組織和管理的建議和措施，不斷提高會(huì)議質(zhì)量和效率。工作流程會(huì)議計(jì)劃制定流程1.需求收集各部門根據(jù)工作需要，提前向駐會(huì)主席提出召開會(huì)議的需求，說明會(huì)議主題、目的、參會(huì)人員范圍等信息。駐會(huì)主席對收集到的會(huì)議需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合公司整體工作安排，初步確定會(huì)議計(jì)劃。2.計(jì)劃審核將初步確定的會(huì)議計(jì)劃提交給公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)決策部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括會(huì)議的必要性、時(shí)間安排的合理性、參會(huì)人員范圍的準(zhǔn)確性等。根據(jù)審核意見，對會(huì)議計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和完善，確保計(jì)劃符合公司要求。3.計(jì)劃發(fā)布經(jīng)審核通過的會(huì)議計(jì)劃，由駐會(huì)主席負(fù)責(zé)發(fā)布實(shí)施。發(fā)布方式可以采用公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件、通知等形式，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取會(huì)議信息。會(huì)議籌備流程1.任務(wù)分解根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，將會(huì)議籌備工作分解為具體的任務(wù)，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、完成時(shí)間和質(zhì)量要求。任務(wù)分解應(yīng)涵蓋會(huì)議籌備的各個(gè)環(huán)節(jié)，如會(huì)議資料準(zhǔn)備、場地布置、設(shè)備調(diào)試、人員通知等。2.籌備實(shí)施各責(zé)任人按照任務(wù)分解表的要求，認(rèn)真開展籌備工作。駐會(huì)主席要定期對籌備工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和督促，及時(shí)協(xié)調(diào)解決籌備過程中遇到的問題。在籌備過程中，要注重細(xì)節(jié)，確保會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作都能達(dá)到高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.籌備檢查在會(huì)議召開前，對籌備工作進(jìn)行全面檢查。檢查內(nèi)容包括會(huì)議資料是否齊全、場地布置是否符合要求、設(shè)備是否正常運(yùn)行、人員通知是否到位等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時(shí)進(jìn)行整改，確保會(huì)議能夠順利召開。會(huì)議組織流程1.開場準(zhǔn)備駐會(huì)主席提前到達(dá)會(huì)場，再次檢查會(huì)議設(shè)施設(shè)備、會(huì)議資料等準(zhǔn)備情況。引導(dǎo)參會(huì)人員簽到入場，安排座位，確保參會(huì)人員就座有序。2.會(huì)議進(jìn)行按照預(yù)定的會(huì)議議程，有序組織會(huì)議進(jìn)行。在會(huì)議過程中，要靈活應(yīng)對各種突發(fā)情況，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。對于會(huì)議討論的重要內(nèi)容和形成的決議，要及時(shí)進(jìn)行記錄和整理。3.會(huì)議結(jié)束會(huì)議結(jié)束時(shí)，對會(huì)議進(jìn)行簡要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)和下一步工作要求。引導(dǎo)參會(huì)人員有序離場，清理會(huì)場。會(huì)議跟進(jìn)流程1.決議傳達(dá)會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議決議，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確決議事項(xiàng)、責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時(shí)間等關(guān)鍵信息。將會(huì)議紀(jì)要通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等形式傳達(dá)給相關(guān)部門和人員，確保其了解會(huì)議決議內(nèi)容。2.執(zhí)行跟蹤定期跟蹤會(huì)議決議的執(zhí)行情況，通過電話、郵件、現(xiàn)場檢查等方式，了解責(zé)任部門和責(zé)任人的工作進(jìn)展。對于執(zhí)行過程中遇到的問題，要及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門進(jìn)行解決，確保決議能夠按時(shí)完成。3.結(jié)果反饋責(zé)任部門和責(zé)任人按照要求完成會(huì)議決議后，要及時(shí)向駐會(huì)主席反饋執(zhí)行結(jié)果。駐會(huì)主席對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行審核和評估，將執(zhí)行情況納入公司績效考核體系。行為準(zhǔn)則職業(yè)道德1.誠實(shí)守信：駐會(huì)主席應(yīng)秉持誠實(shí)守信的原則，如實(shí)傳達(dá)會(huì)議信息，不得隱瞞或歪曲事實(shí)。2.廉潔奉公：嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利，不得接受參會(huì)人員或相關(guān)方的賄賂、禮品等。3.保守機(jī)密：對會(huì)議中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等要嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。工作紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)：駐會(huì)主席應(yīng)按時(shí)參加公司組織的各類會(huì)議，不得無故缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照公司規(guī)定辦理請假手續(xù)。2.認(rèn)真履職：在會(huì)議組織和主持過程中，要認(rèn)真履行職責(zé)，不得敷衍了事、推諉責(zé)任。3.遵守程序：嚴(yán)格按照會(huì)議管理辦法規(guī)定的工作流程和程序開展工作，不得擅自簡化或跳過必要環(huán)節(jié)。溝通協(xié)作1.積極溝通：與參會(huì)人員、相關(guān)部門和人員保持積極有效的溝通，及時(shí)了解他們的需求和意見，確保會(huì)議組織和管理工作的順利進(jìn)行。2.團(tuán)隊(duì)協(xié)作：與其他駐會(huì)主席、會(huì)議組織人員等密切配合，形成工作合力，共同做好會(huì)議相關(guān)工作。3.服務(wù)意識：樹立服務(wù)意識，為參會(huì)人員提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，營造良好的會(huì)議氛圍。培訓(xùn)與發(fā)展培訓(xùn)計(jì)劃1.需求分析：定期對駐會(huì)主席的工作表現(xiàn)和能力需求進(jìn)行分析，了解其在會(huì)議組織、溝通協(xié)調(diào)、決策支持等方面存在的問題和不足。2.計(jì)劃制定：根據(jù)需求分析結(jié)果，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等內(nèi)容。3.計(jì)劃實(shí)施：按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可以采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)踐鍛煉等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)內(nèi)容1.法律法規(guī)：學(xué)習(xí)國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的規(guī)章制度，確保駐會(huì)主席在工作中依法依規(guī)行事。2.會(huì)議管理：包括會(huì)議組織技巧、議程設(shè)計(jì)、議題引導(dǎo)、記錄整理、決議執(zhí)行跟蹤等方面的知識和技能培訓(xùn)。3.溝通協(xié)作：提升駐會(huì)主席的溝通能力、協(xié)調(diào)能力和團(tuán)隊(duì)合作能力，使其能夠更好地與參會(huì)人員和相關(guān)部門進(jìn)行溝通協(xié)作。4.領(lǐng)導(dǎo)力與決策支持：培養(yǎng)駐會(huì)主席的領(lǐng)導(dǎo)力和決策支持能力，使其能夠在會(huì)議中發(fā)揮積極的引導(dǎo)和推動(dòng)作用。職業(yè)發(fā)展1.晉升通道：為表現(xiàn)優(yōu)秀的駐會(huì)主席提供明確的晉升通道，如晉升為高級駐會(huì)主席、會(huì)議管理主管等職務(wù)。2.職業(yè)規(guī)劃：幫助駐會(huì)主席制定個(gè)人職業(yè)規(guī)劃，根據(jù)其興趣、特長和公司發(fā)展需求，為其提供相應(yīng)的職業(yè)發(fā)展建議和指導(dǎo)。3.激勵(lì)機(jī)制：建立健全激勵(lì)機(jī)制，對工作表現(xiàn)突出的駐會(huì)主席給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)其工作積極性和創(chuàng)造性。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位，對駐會(huì)主席的工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。檢查內(nèi)容包括會(huì)議組織情況、決議執(zhí)行情況、行為準(zhǔn)則遵守情況等。2.外部監(jiān)督：鼓勵(lì)參會(huì)人員和相關(guān)方對駐會(huì)主席的工作進(jìn)行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)問題可以通過投訴、舉報(bào)等方式向公司反映。公司對收到的監(jiān)督信息要及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋給監(jiān)督人?？己酥笜?biāo)1.會(huì)議組織：考核會(huì)議籌備的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，會(huì)議組織的有序性、高效性，會(huì)議記錄的完整性、準(zhǔn)確性等指標(biāo)。2.決議執(zhí)行：考核會(huì)議決議的傳達(dá)及時(shí)性、執(zhí)行情況跟蹤有效性，決議完成率等指標(biāo)。3.行為準(zhǔn)則：考核駐會(huì)主席遵守職業(yè)道德、工作紀(jì)律、溝通協(xié)作等方面的情況。考核方式1.定期考核：每年定期對駐會(huì)主席進(jìn)行考核，考核周期為自然年度?？己藘?nèi)容包括工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等方面。2.日?？己耍涸谌粘９ぷ髦?，對駐會(huì)主席的工作表現(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄和評價(jià)，作為定期考核的重要依據(jù)。3.綜合評價(jià)：綜合定期考核和日常考核結(jié)果，對駐會(huì)主席進(jìn)行全面、客觀的評價(jià)?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級。結(jié)果應(yīng)用1.績效獎(jiǎng)金：根據(jù)考核結(jié)果，發(fā)放相應(yīng)的績效獎(jiǎng)金?？己私Y(jié)果為優(yōu)秀的，績效獎(jiǎng)金上??；考核結(jié)果為不合格的，績效獎(jiǎng)金下浮或扣發(fā)。2.晉升調(diào)薪：考核結(jié)果作為駐會(huì)主席晉升、調(diào)薪的重要依據(jù)?？己私Y(jié)果為優(yōu)秀的，在晉升、調(diào)薪等方面給予優(yōu)先考慮；考核結(jié)果為不合格的，暫停晉升、調(diào)薪，進(jìn)行誡勉談話或崗位調(diào)整。