對(duì)下屬合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司對(duì)下屬合同的規(guī)范管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及下屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：注重對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、評(píng)估和控制，確保公司利益不受損害。3.統(tǒng)一管理原則：實(shí)行公司總部對(duì)下屬合同的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。4.流程規(guī)范原則：明確合同管理各環(huán)節(jié)的操作流程，確保合同管理工作有序進(jìn)行。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人等組成。合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大合同事項(xiàng)，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題，對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司總部設(shè)立專門的合同管理部門，負(fù)責(zé)公司合同管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善合同管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)文本。2.參與合同的談判、起草、審核、簽訂、履行、變更、解除等全過程管理。3.對(duì)下屬單位合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)掌握合同履行情況。5.負(fù)責(zé)合同糾紛的處理和訴訟工作。（三）業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門合同的起草、談判、履行等具體工作，并配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.按照合同管理規(guī)定，負(fù)責(zé)本部門合同的前期調(diào)研、可行性分析等工作。2.組織合同的談判，起草合同文本，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實(shí)際和公司利益。3.負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題，并向合同管理部門報(bào)告。4.配合合同管理部門做好合同的審核、備案等工作。（四）法務(wù)部門法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提供法律意見和建議，參與合同糾紛的處理和訴訟工作。其主要職責(zé)包括：1.對(duì)合同文本進(jìn)行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。2.為合同談判、簽訂等提供法律支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提出簽訂合同的申請(qǐng)，并填寫《合同審批表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、簽訂背景、主要條款等。2.初步審核：合同管理部門對(duì)《合同審批表》及相關(guān)資料進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審查合同的必要性、可行性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見。3.業(yè)務(wù)談判：業(yè)務(wù)部門根據(jù)初步審核意見，組織與對(duì)方進(jìn)行合同談判。談判過程中，應(yīng)充分了解對(duì)方的資信狀況、履約能力等，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，確保合同條款公平合理。4.合同起草：業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式，內(nèi)容完整、條款清晰、表述準(zhǔn)確。5.審核會(huì)簽：合同文本起草完成后，依次提交合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核會(huì)簽。各部門應(yīng)從各自專業(yè)角度對(duì)合同進(jìn)行審查，提出審核意見和建議。6.審批決策：合同管理部門匯總各部門審核意見，形成《合同審核報(bào)告》，提交合同管理委員會(huì)審批。合同管理委員會(huì)根據(jù)審核報(bào)告，對(duì)合同進(jìn)行審批決策。對(duì)于重大合同，應(yīng)提交公司董事會(huì)或股東會(huì)審議。7.簽訂蓋章：經(jīng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門與對(duì)方簽訂，并加蓋公司公章或合同專用章。簽訂后的合同文本應(yīng)及時(shí)交合同管理部門備案。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.主體資格審查：簽訂合同前，應(yīng)認(rèn)真審查對(duì)方的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)范圍、法定代表人身份證明等主體資格文件，確保對(duì)方具有合法的簽約能力。2.條款明確具體：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。特別是關(guān)于標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等主要條款，應(yīng)詳細(xì)約定。3.風(fēng)險(xiǎn)防范條款：合同中應(yīng)設(shè)置必要的風(fēng)險(xiǎn)防范條款，如擔(dān)保條款、保密條款、不可抗力條款、爭(zhēng)議解決條款等，以降低合同風(fēng)險(xiǎn)。4.授權(quán)委托：如委托代理人簽訂合同，應(yīng)確保代理人具有合法有效的授權(quán)委托書，并明確代理權(quán)限和期限。5.合同編號(hào)：每份合同應(yīng)編制唯一的合同編號(hào)，以便于管理和查詢。四、合同履行管理（一）履行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，并指定專人對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤。跟蹤內(nèi)容包括合同的執(zhí)行進(jìn)度、質(zhì)量情況、付款情況等。2.合同履行過程中，如出現(xiàn)重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并采取有效措施進(jìn)行處理。（二）變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更審批表》，說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。2.合同變更審批流程與合同簽訂審批流程相同。經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方簽訂合同變更協(xié)議，并將變更協(xié)議交合同管理部門備案。（三）解除管理1.合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同解除審批表》，說明解除合同的原因、依據(jù)及對(duì)公司利益的影響等。2.合同解除審批流程與合同簽訂審批流程相同。經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方簽訂合同解除協(xié)議，并將解除協(xié)議交合同管理部門備案。（四）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出處理方案，并向合同管理部門報(bào)告。2.合同管理部門會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)糾紛進(jìn)行研究和分析，制定糾紛處理策略。對(duì)于重大糾紛，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并成立專門的糾紛處理小組進(jìn)行處理。3.糾紛處理方式包括協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等。應(yīng)根據(jù)糾紛的具體情況，選擇合適的處理方式，維護(hù)公司合法權(quán)益。五、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料（如合同審批表、談判記錄、補(bǔ)充協(xié)議等）交合同管理部門歸檔。（二）檔案整理合同管理部門對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、編號(hào)等進(jìn)行分類歸檔，并建立電子檔案和紙質(zhì)檔案索引。（三）檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的專用檔案柜中。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得涂改、損壞檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。（五）檔案銷毀1.合同檔案保管期限屆滿后，合同管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)確需銷毀的合同檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門定期對(duì)下屬單位的合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、檔案管理情況等。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，合同管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求下屬單位限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)下屬單位的合同管理工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、檔案管理規(guī)范率等。2.