內部機物料管理辦法一、總則（一）目的為加強公司內部機物料的管理，規(guī)范機物料的采購、驗收、存儲、發(fā)放、使用及核銷等流程，確保機物料的合理使用和有效控制，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有與機物料管理相關的部門和人員，包括但不限于生產部門、設備管理部門、采購部門、倉庫管理部門等。（三）定義1.機物料：指公司生產經營活動中所需的各類機器設備、工具、儀器儀表、備品備件、辦公用品、勞保用品及其他與生產運營相關的物資。2.采購：指公司根據生產經營需要，通過各種渠道獲取機物料的活動。3.驗收：指對采購的機物料進行數量、質量、規(guī)格等方面的檢驗和核對，確保符合公司要求的過程。4.存儲：指將驗收合格的機物料妥善存放于公司指定倉庫的活動。5.發(fā)放：指根據生產經營需求，將機物料從倉庫發(fā)放至使用部門或人員的過程。6.使用：指各部門和人員在生產經營活動中對機物料的實際消耗和利用。7.核銷：指對機物料的使用情況進行核對和確認，確保賬實相符，并對相關費用進行結算的過程。（四）管理原則1.統一管理原則：公司對機物料實行統一管理，明確各部門職責，確保管理工作的協調一致。2.合理儲備原則：根據生產經營需求和實際情況，合理確定機物料的儲備數量和種類，避免積壓和浪費。3.成本控制原則：在滿足生產經營需要的前提下，努力降低機物料采購成本、存儲成本和使用成本，提高公司經濟效益。4.規(guī)范操作原則：嚴格按照相關法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司規(guī)定，規(guī)范機物料管理的各個環(huán)節(jié)，確保管理工作的合規(guī)性和準確性。二、職責分工（一）采購部門1.負責機物料的采購工作，根據公司需求制定采購計劃，選擇合格供應商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協調解決采購過程中的問題，確保機物料按時、按質、按量供應。3.收集、整理供應商信息，建立供應商檔案，定期對供應商進行評估和考核。（二）倉庫管理部門1.負責機物料的驗收、存儲、發(fā)放和保管工作，確保機物料的安全和完整。2.建立機物料庫存臺賬，及時記錄機物料的出入庫情況，定期進行盤點，保證賬實相符。3.根據庫存情況和生產需求，提出機物料的補貨建議，協助采購部門做好采購工作。4.對庫存機物料進行分類存放、標識管理，做好防潮、防火、防盜等工作，防止機物料損壞和變質。（三）使用部門1.根據生產經營需要，向倉庫管理部門提出機物料領用申請，明確領用機物料的名稱、規(guī)格、數量等信息。2.負責本部門領用機物料的使用和管理，合理安排使用，提高機物料的利用率，避免浪費。3.定期對本部門機物料的使用情況進行統計和分析，協助倉庫管理部門做好盤點工作。（四）設備管理部門1.負責制定設備維護保養(yǎng)計劃，確定所需機物料的種類和數量，并提供給采購部門和倉庫管理部門。2.指導和監(jiān)督使用部門正確使用機物料，對設備維修和保養(yǎng)過程中使用的機物料進行審核和管理。3.參與機物料的選型和驗收工作，提供專業(yè)技術意見，確保機物料符合設備要求。（五）財務部門1.負責機物料采購資金的預算安排和審核支付，對機物料的成本進行核算和控制。2.定期對機物料的采購、庫存、使用等情況進行財務分析，為公司決策提供財務數據支持。3.參與機物料盤點工作，對盤點結果進行審核和賬務處理。（六）質量管理部門1.負責對采購的機物料進行質量檢驗，確保機物料符合相關質量標準和公司要求。2.對機物料的質量問題進行跟蹤和處理，協助采購部門與供應商協商解決質量糾紛。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應根據生產經營計劃、設備維護保養(yǎng)計劃等，提前向倉庫管理部門提交機物料需求計劃。2.倉庫管理部門根據各部門需求計劃和庫存情況，匯總編制機物料庫存需求表，提交給采購部門。3.采購部門結合庫存需求表和市場供應情況，制定機物料采購計劃，明確采購機物料的名稱、規(guī)格、數量、采購時間等信息。采購計劃應經相關部門審核批準后實施。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應建立供應商篩選和評估機制，通過多種渠道收集供應商信息，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、交貨期等進行綜合評估。2.選擇合格供應商，建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、合作歷史、評估結果等內容。3.定期對供應商進行考核，考核內容包括產品質量、交貨期、售后服務等方面。根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格供應商及時淘汰。（三）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括機物料的名稱、規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。2.采購合同應符合相關法律法規(guī)要求，確保合同的合法性和有效性。合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門。（四）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據采購合同下達采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協調，確保機物料按時、按質、按量供應。2.對于采購過程中出現的問題，如供應商交貨延遲、產品質量不合格等，采購部門應及時采取措施解決，如要求供應商整改、補貨、換貨或退貨等，并向相關部門反饋處理情況。四、驗收管理（一）驗收準備1.倉庫管理部門在機物料到貨前，應做好驗收準備工作，包括安排驗收人員、準備驗收工具和場地等。2.驗收人員應熟悉機物料的驗收標準和方法，了解采購合同要求，確保驗收工作的順利進行。（二）數量驗收1.機物料到貨后，驗收人員應首先核對送貨單與采購訂單的一致性，包括機物料的名稱、規(guī)格、數量等信息。2.按照送貨單和采購訂單的要求，對機物料的數量進行清點，確保數量準確無誤。如發(fā)現數量不符，應及時與供應商聯系核實，并做好記錄。（三）質量驗收1.質量管理部門按照相關質量標準和采購合同要求，對機物料的質量進行檢驗。檢驗方式可包括抽檢、全檢等，確保機物料質量符合要求。2.對于關鍵機物料或質量要求較高的機物料，應進行嚴格的質量檢驗，必要時可委托專業(yè)機構進行檢測。如發(fā)現質量問題，應及時通知采購部門與供應商協商解決。（四）驗收結果處理1.驗收合格的機物料，驗收人員應在送貨單上簽字確認，并及時辦理入庫手續(xù)。倉庫管理部門將驗收合格的機物料存放于指定倉庫，并更新庫存臺賬。2.驗收不合格的機物料，驗收人員應填寫驗收不合格報告，詳細說明不合格情況及原因。采購部門負責與供應商協商處理，如要求供應商補貨、換貨、退貨或降價處理等。處理結果應及時反饋給相關部門。五、存儲管理（一）倉庫規(guī)劃與布局1.根據機物料的種類、特性、用途等因素，對倉庫進行合理規(guī)劃和布局，劃分不同的存儲區(qū)域，如原材料區(qū)、備品備件區(qū)、辦公用品區(qū)、勞保用品區(qū)等。2.對每個存儲區(qū)域進行標識管理，明確區(qū)域名稱、存儲物資類別等信息，便于機物料的存放和查找。（二）庫存保管1.倉庫管理部門應按照機物料的存儲要求，對庫存機物料進行妥善保管，確保機物料的安全和完整。對于易受潮、易腐蝕、易變質的機物料，應采取相應的防潮、防腐、防蟲等措施。2.定期對庫存機物料進行檢查和盤點，查看機物料的存儲狀態(tài)、數量變化等情況，及時發(fā)現并處理問題，如機物料損壞、丟失、過期等。3.做好倉庫的安全管理工作，配備必要的消防器材和安全設施，防止火災、盜竊等事故的發(fā)生。（三）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期組織庫存盤點工作，盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點前，倉庫管理部門應制定盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員分工等信息。盤點過程中，盤點人員應認真核對機物料的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查機物料的質量狀況。3.盤點結束后，盤點人員應填寫盤點報告，詳細記錄盤點結果。如發(fā)現賬實不符，應查明原因，編制盤盈盤虧表，并提出處理意見。盤盈盤虧表經相關部門審核批準后，倉庫管理部門進行賬務調整。六、發(fā)放管理（一）領用申請1.使用部門根據生產經營需要，填寫機物料領用申請表，注明領用機物料的名稱、規(guī)格、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字批準。2.領用申請表應提交給倉庫管理部門，倉庫管理部門根據庫存情況進行審核。如庫存充足，倉庫管理部門應及時辦理發(fā)放手續(xù)；如庫存不足，倉庫管理部門應通知采購部門及時補貨。（二）發(fā)放審批1.倉庫管理部門對領用申請表進行審核后，按照審批流程提交相關領導審批。審批通過后，倉庫管理部門方可辦理機物料發(fā)放手續(xù)。2.對于貴重機物料或限量發(fā)放的機物料，應嚴格按照公司規(guī)定的審批權限進行審批，確保發(fā)放的合理性和必要性。（三）發(fā)放操作1.倉庫管理部門根據審批后的領用申請表，按照先進先出的原則，從庫存中選取相應機物料進行發(fā)放。發(fā)放過程中，應認真核對機物料的名稱、規(guī)格、數量等信息，確保發(fā)放準確無誤。2.發(fā)放完成后，倉庫管理部門應在領用申請表上簽字確認，并更新庫存臺賬。同時，將機物料發(fā)放給領用部門或人員，并要求領用人員在發(fā)放記錄上簽字。七、使用管理（一）使用規(guī)范1.各使用部門應制定機物料使用操作規(guī)程，明確機物料的使用方法、注意事項等內容，確保使用人員正確使用機物料。2.使用人員應嚴格按照操作規(guī)程使用機物料，不得擅自更改使用方法或超范圍使用。如發(fā)現機物料存在質量問題或使用過程中出現異常情況，應及時停止使用，并報告相關部門。（二）使用監(jiān)督1.設備管理部門和倉庫管理部門應定期對各使用部門機物料的使用情況進行監(jiān)督檢查，查看機物料的使用是否符合規(guī)范，是否存在浪費現象等。2.對于發(fā)現的問題，應及時要求使用部門進行整改，并跟蹤整改情況。對浪費機物料的行為，應按照公司規(guī)定進行處理。（三）廢舊機物料管理1.各使用部門應定期清理廢舊機物料，將廢舊機物料分類存放，并填寫廢舊機物料清單，提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門對廢舊機物料進行核實和登記后，按照公司規(guī)定進行處理。對于可回收利用的廢舊機物料，應進行回收再利用；對于不可回收利用的廢舊機物料，應按照環(huán)保要求進行妥善處置。八、核銷管理（一）核銷流程1.各使用部門應定期對本部門機物料的使用情況進行統計和匯總，填寫機物料使用核銷表，注明機物料的名稱、規(guī)格、數量、使用時間、用途等信息。2.機物料使用核銷表經部門負責人簽字確認后，提交給倉庫管理部門。倉庫管理部門根據庫存臺賬和發(fā)放記錄，對機物料使用核銷表進行審核，確保賬實相符。3.審核通過后的機物料使用核