需求采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司需求采購管理工作，確保采購活動符合公司業(yè)務需求，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內部各部門因業(yè)務開展所需的各類物資、服務及工程項目的采購活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保采購過程合法合規(guī)。2.需求導向原則：以滿足公司業(yè)務需求為出發(fā)點，精準把握采購需求，避免盲目采購。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質量的前提下，通過合理的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。4.公平公正原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，保障供應商的合法權益，營造良好的市場競爭環(huán)境。5.風險管理原則：對采購過程中的風險進行識別、評估和控制，確保采購活動順利進行，降低潛在風險。二、需求管理（一）需求提出1.各部門根據業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃及實際工作需要，提前制定物資、服務及工程項目的需求計劃。需求計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、質量要求、交貨時間、預算金額等詳細信息。2.對于臨時性或緊急性需求，需求部門應填寫《緊急采購申請表》，詳細說明需求原因、預計采購時間及金額等，并經部門負責人審核后提交至采購部門。（二）需求審核1.采購部門收到需求計劃或《緊急采購申請表》后，應組織相關部門對需求的合理性、必要性及可行性進行審核。審核內容包括但不限于業(yè)務需求的真實性、采購預算的合理性、技術規(guī)格的準確性等。2.對于重大采購項目或涉及金額較大的需求，采購部門應會同財務部門、技術部門、法務部門等進行聯合審核，確保需求符合公司整體利益和戰(zhàn)略規(guī)劃。（三）需求變更1.在采購合同簽訂前，如因業(yè)務調整、技術變更等原因需要對采購需求進行變更，需求部門應填寫《采購需求變更申請表》，詳細說明變更內容、變更原因及對采購成本、交貨時間等的影響，并經原審核部門審核通過后提交至采購部門。2.采購部門收到《采購需求變更申請表》后，應及時與供應商溝通協(xié)商，評估變更對采購合同的影響，并根據協(xié)商結果調整采購計劃和合同條款。如變更涉及采購成本增加或交貨時間延遲等重大事項，需報公司領導審批。三、采購流程（一）采購方式選擇1.根據采購項目的性質、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.對于達到國家規(guī)定招標規(guī)模標準的采購項目，應按照相關法律法規(guī)要求進行招標采購。對于未達到招標規(guī)模標準但符合其他采購方式適用條件的項目，可根據實際情況選擇相應的采購方式。（二）供應商管理1.建立供應商信息庫，對供應商的基本情況、資質證書、業(yè)績表現、產品質量、價格水平、售后服務等進行全面記錄和評估。2.定期對供應商進行考核評價，根據考核結果對供應商進行分類管理，對于表現優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。3.與供應商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權利義務、采購價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保雙方合作的順利進行。（三）采購實施1.采購部門根據審核通過的采購需求和選定的采購方式，編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。采購文件應明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內容。2.發(fā)布采購信息，邀請合格供應商參與投標、談判或詢價。對于公開招標項目，應在指定的媒體上發(fā)布招標公告；對于邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等項目，應向符合條件的供應商發(fā)出邀請書。3.組織開標、評標、談判或詢價活動，按照既定的評標標準或談判規(guī)則進行評審，確定中標供應商或成交供應商。4.與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務、采購價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。采購合同應符合法律法規(guī)要求，并報公司相關部門備案。（四）采購驗收1.采購項目到貨前，采購部門應通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備工作。2.采購項目到貨后，由質量檢驗部門按照采購合同約定的質量標準進行檢驗，出具檢驗報告。對于驗收合格的項目，需求部門應在驗收報告上簽字確認；對于驗收不合格的項目，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取整改措施或退換貨等處理方式。3.采購部門應及時整理采購項目的相關文件資料，包括采購需求文件、采購文件、采購合同、驗收報告等，進行歸檔保存，以備查閱。四、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據采購需求計劃，結合公司年度預算安排，編制采購預算。采購預算應明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數量、單價、總價等詳細信息，并確保預算金額合理、準確。2.采購部門應會同財務部門對各部門提交的采購預算進行審核匯總，形成公司年度采購預算草案，報公司領導審批后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整采購預算，應按照預算編制和審批程序進行申請和審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現和糾正預算執(zhí)行過程中的問題。（三）預算調整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、政策調整、業(yè)務需求變化等原因導致原采購預算無法滿足實際采購需求，需要調整采購預算的，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整內容及調整金額等，并經原審核部門審核通過后報公司領導審批。2.公司領導審批通過后，財務部門應根據調整后的采購預算對相關財務數據進行調整，確保財務信息的準確性。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應會同相關部門對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.針對識別出的風險，應分析其產生的原因、可能造成的影響及風險發(fā)生的可能性。（二）風險評估1.根據風險識別和分析的結果，對采購風險進行評估，確定風險等級。風險等級分為高、中、低三個級別，分別采取不同的風險應對措施。2.對于高風險等級的采購項目，應制定專項風險應對方案，加強風險監(jiān)控和管理；對于中風險等級的采購項目，應采取適當的風險控制措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度；對于低風險等級的采購項目，可進行常規(guī)管理，但仍需關注風險變化情況。（三）風險應對1.針對不同類型和等級的采購風險，制定相應的風險應對措施。市場風險可通過加強市場調研、建立價格預警機制等方式進行應對；供應商風險可通過加強供應商管理、多元化采購等方式進行應對；質量風險可通過加強質量檢驗、簽訂質量保證協(xié)議等方式進行應對；合同風險可通過加強合同審核、規(guī)范合同簽訂和履行等方式進行應對；法律風險可通過加強法務審核、咨詢專業(yè)律師等方式進行應對。2.定期對采購風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現和解決風險應對過程中存在的問題，確保風險應對措施的有效性。六、監(jiān)督與考核（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購活動的公正、公平、公開。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，配合做好各項監(jiān)督工作。2.對于涉及公共利益、社會關注度高的采購項目，應主動接受社會公眾的監(jiān)督，及時公開采購信息，保障公眾的知情權和監(jiān)督權。（三）考核評價1.建立采購工作考核評價制度，對采購部門及采購人員的工作業(yè)績、工作質量、工作效率等進行考核評價。考核評價指標包括采購成本控制、采購質量保證、采購進度完成情況、供應商管理水平、內部協(xié)作滿意度等。2.根據考核評價結果，對表現優(yōu)秀的采購部門