收發(fā)文掃描管理辦法總則目的為了規(guī)范公司收發(fā)文掃描管理工作，提高文件處理效率，確保文件的準確、完整和安全存儲，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門之間以及與外部單位之間收發(fā)文的掃描管理工作?；驹瓌t1.準確性原則：掃描文件應(yīng)確保內(nèi)容清晰、完整，與原始文件一致，準確反映文件的真實信息。2.及時性原則：收發(fā)文應(yīng)及時進行掃描處理，不得積壓延誤，以保證文件流轉(zhuǎn)的高效性。3.安全性原則：加強對掃描文件的存儲和訪問管理，確保文件信息不被泄露、篡改或丟失。4.規(guī)范性原則：收發(fā)文掃描工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標準和流程，保證文件格式規(guī)范、命名統(tǒng)一。收文掃描管理收文登記1.公司收到外部來文后，由行政部門專人負責進行收文登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、日期、密級等信息。2.收文登記應(yīng)準確無誤，確保后續(xù)掃描及文件管理的可追溯性。掃描要求1.掃描設(shè)備：應(yīng)使用分辨率不低于300dpi的掃描儀進行文件掃描，以保證掃描圖像清晰可讀。2.掃描格式：掃描文件一般應(yīng)保存為PDF格式，確保文件格式的通用性和穩(wěn)定性，便于長期保存和查閱。對于特殊格式要求的文件，應(yīng)按照要求進行處理。3.掃描內(nèi)容：掃描范圍應(yīng)涵蓋文件的全部頁面，包括封面、正文、附件等。對于雙面打印的文件，應(yīng)進行雙面掃描，并確保頁面順序正確。4.圖像處理：掃描后的圖像應(yīng)進行適當處理，如裁剪、去噪、糾偏等，以提高圖像質(zhì)量，便于閱讀和識別。命名規(guī)范收文掃描文件的命名應(yīng)遵循以下規(guī)范：1.文件名：采用“年份+月份+日期+文號+文件主題”的格式命名。例如：“20230815[文號]關(guān)于年度工作總結(jié)的通知”。2.文件夾命名：按照來文單位建立文件夾，文件夾名稱為來文單位全稱。在每個來文單位文件夾下，再按照年份和月份建立子文件夾，以便分類存放文件。存儲管理1.收文掃描文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器存儲區(qū)域內(nèi)，按照上述命名規(guī)范和文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存放。2.定期對存儲的收文掃描文件進行備份，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤或外部硬盤等，備份周期根據(jù)文件重要性和存儲容量確定，一般為每月或每季度進行一次全量備份。3.建立存儲設(shè)備的維護和檢查制度，定期檢查存儲設(shè)備的運行狀態(tài)，確保文件存儲的安全性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)存儲設(shè)備出現(xiàn)故障或文件丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行恢復(fù)和處理。權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)文件的密級和工作需要，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。對于絕密級文件，僅限特定人員訪問；對于機密級文件，限制在相關(guān)部門范圍內(nèi)訪問；對于秘密級文件，允許公司內(nèi)部相關(guān)人員根據(jù)工作需要進行查閱。2.通過公司內(nèi)部的文件管理系統(tǒng)或權(quán)限管理軟件，對收文掃描文件的訪問權(quán)限進行嚴格控制。用戶應(yīng)使用自己的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，嚴禁越權(quán)訪問文件。3.定期對文件訪問權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與人員崗位變動和工作需求相適應(yīng)。發(fā)文掃描管理發(fā)文擬稿1.各部門在擬制發(fā)文時，應(yīng)按照公司公文格式要求進行撰寫，確保文件內(nèi)容準確、規(guī)范、清晰。2.發(fā)文擬稿完成后，由擬稿人進行自核，檢查文件內(nèi)容、格式、文字表述等方面是否符合要求。審核簽發(fā)1.發(fā)文擬稿完成后，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進行審核和簽發(fā)。審核人應(yīng)認真審查文件內(nèi)容，提出修改意見，確保文件質(zhì)量。2.經(jīng)審核無誤的發(fā)文，由簽發(fā)人進行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)對文件的內(nèi)容和質(zhì)量負責，簽署同意發(fā)文的意見。排版校對1.發(fā)文審核簽發(fā)后，由行政部門負責進行排版工作。排版應(yīng)符合公司公文格式標準，確保頁面布局合理、字體字號統(tǒng)一、段落格式規(guī)范。2.排版完成后，進行嚴格的校對工作。校對人員應(yīng)逐字逐句核對文件內(nèi)容，檢查有無錯別字、語病、標點符號錯誤等問題。校對工作應(yīng)至少進行兩遍，確保文件內(nèi)容準確無誤。掃描要求發(fā)文掃描要求與收文掃描要求相同，具體如下：1.掃描設(shè)備：應(yīng)使用分辨率不低于300dpi的掃描儀進行文件掃描，以保證掃描圖像清晰可讀。2.掃描格式：掃描文件一般應(yīng)保存為PDF格式，確保文件格式的通用性和穩(wěn)定性，便于長期保存和查閱。對于特殊格式要求的文件，應(yīng)按照要求進行處理。3.掃描內(nèi)容：掃描范圍應(yīng)涵蓋文件的全部頁面，包括封面、正文、附件等。對于雙面打印的文件，應(yīng)進行雙面掃描，并確保頁面順序正確。4.圖像處理：掃描后的圖像應(yīng)進行適當處理，如裁剪、去噪、糾偏等，以提高圖像質(zhì)量，便于閱讀和識別。命名規(guī)范發(fā)文掃描文件的命名應(yīng)遵循以下規(guī)范：1.文件名：采用“年份+月份+日期+文號+文件主題”的格式命名。例如：“20230815[文號]關(guān)于召開年度工作會議的通知”。2.文件夾命名：按照發(fā)文部門建立文件夾，文件夾名稱為發(fā)文部門全稱。在每個發(fā)文部門文件夾下，再按照年份和月份建立子文件夾，以便分類存放文件。存儲管理1.發(fā)文掃描文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器存儲區(qū)域內(nèi)，按照上述命名規(guī)范和文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存放。2.定期對存儲的發(fā)文掃描文件進行備份，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤或外部硬盤等，備份周期根據(jù)文件重要性和存儲容量確定，一般為每月或每季度進行一次全量備份。3.建立存儲設(shè)備的維護和檢查制度，定期檢查存儲設(shè)備的運行狀態(tài)，確保文件存儲的安全性和可靠性。如發(fā)現(xiàn)存儲設(shè)備出現(xiàn)故障或文件丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行恢復(fù)和處理。權(quán)限設(shè)置1.根據(jù)文件的密級和工作需要，設(shè)置不同的訪問權(quán)限。對于絕密級文件，僅限特定人員訪問；對于機密級文件，限制在相關(guān)部門范圍內(nèi)訪問；對于秘密級文件，允許公司內(nèi)部相關(guān)人員根據(jù)工作需要進行查閱。2.通過公司內(nèi)部的文件管理系統(tǒng)或權(quán)限管理軟件，對發(fā)文掃描文件的訪問權(quán)限進行嚴格控制。用戶應(yīng)使用自己的賬號和密碼登錄系統(tǒng)，嚴禁越權(quán)訪問文件。3.定期對文件訪問權(quán)限進行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與人員崗位變動和工作需求相適應(yīng)。文件查閱與借閱管理文件查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱收發(fā)文掃描文件時，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等信息。2.《文件查閱申請表》經(jīng)所在部門負責人審批后，提交至行政部門。行政部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)文件的查閱權(quán)限。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出查閱場所。查閱過程中，應(yīng)愛護文件，不得對文件進行涂改、標記、損壞等操作。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時歸還文件，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。文件借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱收發(fā)文掃描文件時，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人和行政部門負責人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)按照審批后的借閱期限及時歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。5.借閱人員歸還文件時，行政部門應(yīng)進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人員予以賠償。保密管理保密制度1.公司全體員工應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司的保密制度，對收發(fā)文掃描文件中的機密信息予以保密。2.加強對文件掃描設(shè)備和存儲設(shè)備的管理，設(shè)置專人負責操作和維護，防止因設(shè)備故障或操作不當導(dǎo)致文件信息泄露。3.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要文件，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等措施，確保文件信息的安全性。保密培訓(xùn)1.定期組織公司員工參加保密培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、文件掃描和存儲管理等方面的知識。2.新員工入職時，應(yīng)進行保密培訓(xùn)，使其了解公司的保密要求和文件管理規(guī)定。保密監(jiān)督與檢查1.行政部門負責對公司收發(fā)文掃描管理工作中的保密情況進行監(jiān)督檢查，定期對文件存儲設(shè)備、訪問權(quán)限等進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將依法追究相關(guān)人員的法律責任。電子文件的長期保存與遷移長期保存策略1.建立電子文件長期保存計劃，定期對收發(fā)文掃描文件進行評估，確定需要長期保存的文件清單。2.采用多種存儲介質(zhì)進行備份，如磁帶、光盤、云存儲等，并定期進行介質(zhì)的更新和遷移，以確保文件的可讀性和完整性。3.對長期保存的電子文件進行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)提取，以便在不同的存儲系統(tǒng)和軟件環(huán)境下能夠正常讀取和使用。遷移管理1.當存儲設(shè)備或文件管理系統(tǒng)需要升級、更換時，應(yīng)進行電子文件的遷移工作。遷移過程中，應(yīng)確保文件的準確性和完整性，避免