送貨小票管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司送貨小票的管理，規(guī)范送貨流程，確保貨物交付的準(zhǔn)確性和可追溯性，維護(hù)公司與客戶的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及貨物配送業(yè)務(wù)中送貨小票的管理，包括但不限于貨物的出庫(kù)、運(yùn)輸、交付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：送貨小票應(yīng)準(zhǔn)確記錄貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、交付地點(diǎn)、客戶信息等內(nèi)容，確保信息真實(shí)、完整、無(wú)誤。2.及時(shí)性原則：送貨人員應(yīng)在貨物交付后及時(shí)填寫送貨小票，并按照規(guī)定流程提交審核和存檔，不得拖延或遺漏。3.規(guī)范性原則：送貨小票的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，保持規(guī)范一致。4.保密性原則：涉及客戶隱私和商業(yè)機(jī)密的送貨小票信息應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、送貨小票的格式與內(nèi)容（一）格式送貨小票應(yīng)采用公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)的格式，包括紙質(zhì)版和電子版。紙質(zhì)版送貨小票應(yīng)具備清晰的表頭、正文和簽字欄；電子版送貨小票應(yīng)符合公司規(guī)定的文件格式和模板要求。（二）內(nèi)容1.基本信息送貨單號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成或按照公司編號(hào)規(guī)則編制，具有唯一性，用于標(biāo)識(shí)每一次送貨記錄。送貨日期：填寫貨物實(shí)際交付的日期?？蛻裘Q：明確收貨客戶的全稱?？蛻舻刂罚涸敿?xì)記錄客戶的收貨地址。聯(lián)系電話：客戶的聯(lián)系電話，以便溝通協(xié)調(diào)。2.貨物信息貨物名稱：準(zhǔn)確填寫所送貨物的具體名稱。規(guī)格型號(hào)：注明貨物的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：記錄貨物的實(shí)際交付數(shù)量，應(yīng)與訂單或合同約定一致。單價(jià)：填寫每件（或每單位）貨物的價(jià)格。總價(jià)：根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出的貨物總價(jià)。3.送貨信息送貨方式：如自送、委托第三方物流等。運(yùn)輸工具：填寫送貨所使用的運(yùn)輸工具，如貨車、快遞車輛等。司機(jī)姓名：若為自有車輛送貨，填寫司機(jī)姓名；若委托第三方物流，填寫相關(guān)負(fù)責(zé)人姓名。車牌號(hào)：記錄運(yùn)輸車輛的車牌號(hào)。4.交付信息簽收人：由客戶指定的簽收貨物的人員姓名。簽收日期：客戶實(shí)際簽收貨物的日期。簽收方式：可分為手寫簽收、電子簽收等，注明具體簽收方式。5.備注信息可用于記錄特殊要求、貨物狀態(tài)、異常情況等補(bǔ)充說(shuō)明事項(xiàng)。三、送貨小票的填寫要求（一）字跡清晰送貨人員應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫送貨小票，確保字跡工整、清晰，易于辨認(rèn)，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。（二）內(nèi)容完整按照送貨小票的格式和內(nèi)容要求，逐項(xiàng)準(zhǔn)確填寫，不得遺漏重要信息。如有空白欄，應(yīng)劃斜線注明“以下空白”或填寫“無(wú)”。（三）數(shù)字準(zhǔn)確數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等涉及數(shù)字的內(nèi)容，應(yīng)填寫準(zhǔn)確無(wú)誤，不得涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)重新填寫送貨小票，并在原錯(cuò)誤小票上注明“作廢”字樣。（四）簽字規(guī)范送貨人員、簽收人等相關(guān)人員應(yīng)在送貨小票規(guī)定位置簽字確認(rèn)。簽字應(yīng)清晰可辨，不得代簽或冒用他人名義簽字。四、送貨小票的開具流程（一）貨物出庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)訂單或發(fā)貨通知，對(duì)貨物進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)無(wú)誤后，辦理出庫(kù)手續(xù)。同時(shí)，在系統(tǒng)中生成送貨任務(wù)，并打印送貨小票（紙質(zhì)版）。送貨小票應(yīng)包含貨物基本信息、出庫(kù)數(shù)量等內(nèi)容。（二）貨物運(yùn)輸送貨人員領(lǐng)取貨物和送貨小票后，按照指定的送貨路線和時(shí)間將貨物運(yùn)往客戶指定地點(diǎn)。在運(yùn)輸過(guò)程中，應(yīng)妥善保管貨物，確保貨物安全無(wú)損。（三）貨物交付1.到達(dá)客戶指定地點(diǎn)后，送貨人員應(yīng)與客戶進(jìn)行溝通聯(lián)系，確認(rèn)收貨信息。2.客戶驗(yàn)收貨物，對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)。如無(wú)異議，簽收人在送貨小票上簽字確認(rèn)，并注明簽收日期和簽收方式。3.送貨人員應(yīng)要求簽收人在送貨小票上加蓋客戶公章或業(yè)務(wù)專用章（如有要求），以增強(qiáng)簽收的法律效力。（四）小票提交1.送貨人員在完成貨物交付并取得客戶簽收后，應(yīng)及時(shí)將送貨小票（紙質(zhì)版）帶回公司。2.在當(dāng)天工作結(jié)束前，送貨人員將送貨小票提交給倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括貨物信息的準(zhǔn)確性、簽收手續(xù)的完整性等。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)部門審核通過(guò)后，在送貨小票上加蓋“審核通過(guò)”章，并將送貨小票的一聯(lián)留存歸檔，另一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門作為記賬憑證附件。五、送貨小票的審核與存檔（一）審核1.初審：倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)部門收到送貨小票后，應(yīng)在一個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行初審。初審內(nèi)容主要包括送貨小票的填寫是否完整、準(zhǔn)確，簽字是否齊全，貨物信息與訂單或發(fā)貨通知是否一致等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與送貨人員溝通核實(shí)，并要求其進(jìn)行更正或補(bǔ)充。2.終審：財(cái)務(wù)部門在收到經(jīng)初審?fù)ㄟ^(guò)的送貨小票后，進(jìn)行終審。終審重點(diǎn)審核送貨金額的準(zhǔn)確性、發(fā)票開具情況（如有）以及與財(cái)務(wù)賬目是否相符等。如發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。（二）存檔1.審核通過(guò)的送貨小票應(yīng)按照時(shí)間順序、送貨單號(hào)等進(jìn)行分類整理，每月裝訂成冊(cè)，并在封面注明月份、送貨單號(hào)數(shù)量等信息。2.送貨小票的存檔期限為[X]年，以便日后查閱和審計(jì)。存檔方式可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。六、送貨小票的查詢與統(tǒng)計(jì)（一）查詢1.公司內(nèi)部員工因工作需要查詢送貨小票信息時(shí)，應(yīng)填寫《送貨小票查詢申請(qǐng)表》，注明查詢的送貨單號(hào)、時(shí)間段、查詢?cè)虻葍?nèi)容，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，申請(qǐng)人將申請(qǐng)表提交給倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)信息管理部門。信息管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在系統(tǒng)中查詢相應(yīng)的送貨小票信息，并提供給申請(qǐng)人查閱或打印。3.涉及客戶隱私或商業(yè)機(jī)密的送貨小票信息，未經(jīng)客戶書面同意，不得提供給任何第三方查詢。（二）統(tǒng)計(jì)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)信息管理部門應(yīng)定期對(duì)送貨小票數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如送貨量統(tǒng)計(jì)報(bào)表、客戶簽收情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表、送貨金額統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映公司送貨業(yè)務(wù)的運(yùn)行情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。統(tǒng)計(jì)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，如月度、季度、年度等。3.統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，以便管理層了解業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)采取措施加以解決。七、送貨小票的遺失與補(bǔ)辦（一）遺失處理1.若送貨人員不慎遺失送貨小票，應(yīng)立即向所在部門負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說(shuō)明遺失的時(shí)間、地點(diǎn)、可能遺失的范圍等情況。2.部門負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)信息管理部門，對(duì)遺失的送貨小票進(jìn)行掛失處理，防止他人冒用。3.同時(shí)，送貨人員應(yīng)協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，提供與送貨業(yè)務(wù)相關(guān)的其他證明材料，如訂單復(fù)印件、運(yùn)輸記錄、客戶簽收證明等，以便補(bǔ)辦送貨小票。（二）補(bǔ)辦流程1.送貨人員填寫《送貨小票補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明送貨小票遺失情況，并附上相關(guān)證明材料。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)信息管理部門。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員或相關(guān)信息管理部門根據(jù)申請(qǐng)表和證明材料，在系統(tǒng)中查詢?cè)妓拓浻涗?，并核?duì)相關(guān)信息。如信息一致，重新生成送貨小票（紙質(zhì)版和電子版），并注明“補(bǔ)辦”字樣。3.補(bǔ)辦的送貨小票應(yīng)按照正常的審核與存檔流程進(jìn)行處理，確保其有效性和可追溯性。八、送貨小票的保密與安全（一）保密措施1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及客戶隱私和商業(yè)機(jī)密的送貨小票信息予以保密。不得向無(wú)關(guān)人員泄露送貨小票上的任何信息。2.在處理送貨小票過(guò)程中，如涉及信息傳遞、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取加密、限制訪問(wèn)權(quán)限等安全措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁將送貨小票以任何形式帶出公司或在未經(jīng)授權(quán)的場(chǎng)所使用，如需在公司外部使用，應(yīng)經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，并確保信息安全。（二）安全管理1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)妥善保管紙質(zhì)送貨小票檔案，存放于安全、防潮、防火的檔案柜中，并定期進(jìn)行檢查和整理，防止檔案損壞或丟失。2.信息管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子送貨小票數(shù)據(jù)的安全管理，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并采取防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。3.對(duì)于因自然災(zāi)害、意外事故等不可抗力因素導(dǎo)致送貨小票檔案損壞或數(shù)據(jù)丟失的情況，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取補(bǔ)救措施，盡量減少損失，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.送貨人員未按照本辦法規(guī)定填寫送貨小票，導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確、不完整的。2.送貨人員未及時(shí)提交送貨小票或故意拖延提交時(shí)間，影響公司業(yè)務(wù)流程正常運(yùn)轉(zhuǎn)的。3.未經(jīng)授權(quán)擅自修改、偽造送貨小票信息的。4.泄露送貨小票涉及的客戶隱私或商業(yè)機(jī)密信息的。5.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，由所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)違規(guī)人員進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.因違規(guī)行為給公司或客戶造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成