報(bào)告章使用管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司報(bào)告章的管理，規(guī)范報(bào)告章的使用流程，確保報(bào)告章使用的安全性、合法性和規(guī)范性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序和合法權(quán)益，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及報(bào)告章使用的部門、人員以及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。報(bào)告章是指公司用于各類報(bào)告文件上，代表公司對(duì)報(bào)告內(nèi)容予以確認(rèn)和承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的專用印章。管理原則報(bào)告章的使用管理遵循嚴(yán)格審批、專人負(fù)責(zé)、登記備案、安全保密的原則，確保報(bào)告章的使用符合公司的利益和規(guī)定。報(bào)告章的刻制與啟用刻制申請(qǐng)公司因業(yè)務(wù)需要刻制報(bào)告章時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出刻制申請(qǐng)，填寫《報(bào)告章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制原因、用途、預(yù)計(jì)使用范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政部門審核。審核與批準(zhǔn)行政部門對(duì)刻制申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查申請(qǐng)的必要性、合理性以及是否符合公司的業(yè)務(wù)發(fā)展需求。審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大事項(xiàng)需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議批準(zhǔn)?？讨婆c備案經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系具有合法資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制?？讨仆瓿珊?，行政部門應(yīng)及時(shí)到公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案，并留存相關(guān)備案資料。啟用通知報(bào)告章刻制備案完成后，行政部門應(yīng)發(fā)布《報(bào)告章啟用通知》，明確報(bào)告章的啟用時(shí)間、樣式、使用范圍等信息，并將通知發(fā)送至公司各部門。同時(shí)，將新刻制的報(bào)告章移交至專人保管。報(bào)告章的保管保管人員報(bào)告章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉報(bào)告章使用管理辦法。保管人員發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)，填寫《報(bào)告章保管交接表》，明確交接時(shí)間、內(nèi)容、雙方簽字等信息。保管要求報(bào)告章應(yīng)存放在專用的保險(xiǎn)柜或文件柜中，確保印章的安全。保險(xiǎn)柜或文件柜的鑰匙由保管人員專人保管，不得隨意交予他人。同時(shí)，保管人員應(yīng)定期對(duì)報(bào)告章進(jìn)行檢查，確保印章完好無(wú)損。安全保密保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露報(bào)告章的使用情況和相關(guān)信息。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將報(bào)告章帶出公司辦公區(qū)域。如因工作需要必須帶出的，應(yīng)填寫《報(bào)告章外帶申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可帶出，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。報(bào)告章的使用使用范圍報(bào)告章主要用于公司各類正式報(bào)告文件，包括但不限于財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目報(bào)告、工作報(bào)告等。具體使用范圍由公司根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行明確規(guī)定。使用流程1.申請(qǐng)：使用部門或人員需要使用報(bào)告章時(shí)，應(yīng)填寫《報(bào)告章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明使用報(bào)告章的文件名稱、用途、份數(shù)等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：《報(bào)告章使用申請(qǐng)表》提交至行政部門，行政部門對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查文件的合法性、合規(guī)性以及是否符合報(bào)告章的使用范圍。對(duì)于重大事項(xiàng)或涉及公司重要利益的報(bào)告文件，行政部門應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。3.用章：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，保管人員根據(jù)《報(bào)告章使用申請(qǐng)表》的內(nèi)容，在相應(yīng)的報(bào)告文件上加蓋報(bào)告章。加蓋印章時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，符合規(guī)范要求。4.登記：保管人員應(yīng)在《報(bào)告章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用章情況，包括用章時(shí)間、文件名稱、用章份數(shù)、申請(qǐng)人等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。特殊情況處理1.緊急用章：如遇緊急情況需要使用報(bào)告章，而無(wú)法及時(shí)履行正常審批手續(xù)的，使用人員應(yīng)先通過(guò)電話或其他方式向部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，經(jīng)同意后可先行用章，但事后應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦審批和登記手續(xù)。2.異地用章：因業(yè)務(wù)需要在異地使用報(bào)告章的，使用人員應(yīng)提前填寫《報(bào)告章異地使用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門安排專人攜帶報(bào)告章前往異地辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。異地用章結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將報(bào)告章帶回公司，并向行政部門報(bào)告用章情況。報(bào)告章的停用與銷毀停用情形報(bào)告章出現(xiàn)以下情形之一時(shí)，應(yīng)予以停用：1.公司名稱變更、重組或撤銷，原報(bào)告章不再適用；2.報(bào)告章?lián)p壞、丟失或被盜用，存在安全隱患；3.公司根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，決定更換報(bào)告章。停用程序報(bào)告章停用前，行政部門應(yīng)發(fā)布《報(bào)告章停用通知》，明確停用時(shí)間、原因等信息，并收回停用的報(bào)告章。同時(shí)，對(duì)停用的報(bào)告章進(jìn)行封存保管，以備后續(xù)查詢。銷毀程序?qū)τ谛枰N毀的報(bào)告章，行政部門應(yīng)填寫《報(bào)告章銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)后，安排專人到公安機(jī)關(guān)指定的銷毀單位進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并留存相關(guān)銷毀證明資料。監(jiān)督與檢查內(nèi)部監(jiān)督行政部門應(yīng)定期對(duì)報(bào)告章的使用管理情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括報(bào)告章的保管情況、使用審批流程、登記記錄等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)報(bào)告章的使用管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查報(bào)告章的使用是否符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。審計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，對(duì)于存在的違規(guī)行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。責(zé)任追究對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自使用、保管、刻制或銷毀報(bào)告章的部門和人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，