慈溪聯(lián)系單管理辦法一、總則（一）目的為加強慈溪聯(lián)系單的規(guī)范化管理，確保工程建設(shè)、業(yè)務(wù)往來等各項工作的順利進行，明確各方責任，提高工作效率，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于慈溪地區(qū)內(nèi)涉及工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)提供等各類業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的聯(lián)系單管理。包括但不限于公司內(nèi)部各部門之間、公司與供應(yīng)商、分包商、客戶等外部單位之間的聯(lián)系單往來。（三）基本原則1.合法性原則：聯(lián)系單的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及地方相關(guān)規(guī)定，確保各項業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.準確性原則：聯(lián)系單所傳達的信息應(yīng)準確、清晰、完整，避免模糊不清或歧義性表述，以防止誤解和工作失誤。3.及時性原則：各部門應(yīng)及時處理聯(lián)系單，確保信息傳遞的時效性，避免因延誤導(dǎo)致工作受阻或損失。4.責任明確原則：明確聯(lián)系單的發(fā)起方、接收方以及相關(guān)責任人，確保各項工作責任落實到人，便于追溯和考核。二、聯(lián)系單的分類與編號（一）分類1.工程聯(lián)系單：用于工程建設(shè)過程中涉及設(shè)計變更、工程進度調(diào)整、施工技術(shù)問題、工程質(zhì)量問題等與工程直接相關(guān)的事項溝通。2.業(yè)務(wù)聯(lián)系單：涵蓋物資采購、服務(wù)提供、商務(wù)洽談、合同執(zhí)行等業(yè)務(wù)活動中的各類溝通事項，如采購訂單變更、服務(wù)內(nèi)容調(diào)整、商務(wù)條款協(xié)商等。3.其他聯(lián)系單：除工程聯(lián)系單和業(yè)務(wù)聯(lián)系單之外的其他各類需要溝通協(xié)調(diào)的事項，如行政事務(wù)、人事變動、對外聯(lián)絡(luò)等。（二）編號1.聯(lián)系單編號采用統(tǒng)一格式，以便于管理和查詢。編號規(guī)則如下：年份：取公歷年份的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。類型代碼：根據(jù)聯(lián)系單分類，分別用不同字母表示，如“GC”表示工程聯(lián)系單，“YW”表示業(yè)務(wù)聯(lián)系單，“QT”表示其他聯(lián)系單。順序號：從001開始依次遞增，如“GC23001”表示2023年第1份工程聯(lián)系單。2.編號由公司辦公室負責統(tǒng)一編制和管理，確保每份聯(lián)系單編號的唯一性。三、聯(lián)系單的發(fā)起與填寫（一）發(fā)起條件1.當工程建設(shè)、業(yè)務(wù)活動等過程中出現(xiàn)需要溝通協(xié)調(diào)、變更事項、解決問題等情況時，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時發(fā)起聯(lián)系單。2.發(fā)起聯(lián)系單應(yīng)基于客觀事實和合理需求，不得隨意編造或惡意利用聯(lián)系單干擾正常工作秩序。（二）發(fā)起部門與責任人1.工程聯(lián)系單一般由工程項目部、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)方根據(jù)工程實際情況發(fā)起。2.業(yè)務(wù)聯(lián)系單由涉及物資采購、服務(wù)提供、商務(wù)合作等業(yè)務(wù)的部門或人員發(fā)起。3.其他聯(lián)系單由相關(guān)職能部門或具體經(jīng)辦人員發(fā)起。4.各聯(lián)系單發(fā)起方應(yīng)明確具體責任人，負責聯(lián)系單的起草、審核和跟蹤落實。（三）填寫要求1.聯(lián)系單應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的格式模板，確保內(nèi)容完整、規(guī)范。2.標題：簡要概括聯(lián)系單的主要內(nèi)容，應(yīng)準確反映聯(lián)系事項的核心主題。3.編號：按照規(guī)定填寫聯(lián)系單編號。4.發(fā)起方信息：填寫發(fā)起部門名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話、日期等。5.接收方信息：填寫接收部門名稱、聯(lián)系人姓名、聯(lián)系電話等。6.正文內(nèi)容：詳細闡述聯(lián)系事項的背景、原因、具體內(nèi)容、要求以及預(yù)計產(chǎn)生的影響等。應(yīng)條理清晰、邏輯嚴謹，避免冗長和模糊的表述。對于涉及工程變更的聯(lián)系單，應(yīng)附上詳細的變更圖紙、工程量清單等相關(guān)資料。7.附件：如有相關(guān)證明材料、文件、圖紙等，應(yīng)在聯(lián)系單中注明附件名稱，并隨聯(lián)系單一并提交。附件應(yīng)清晰、完整，與正文內(nèi)容相互印證。8.簽字蓋章：發(fā)起方責任人應(yīng)簽字確認，并加蓋部門公章（如有）。對于涉及外部單位的聯(lián)系單，還需加蓋公司公章。四、聯(lián)系單的審核與審批（一）審核流程1.聯(lián)系單發(fā)起后，首先由本部門負責人進行審核。部門負責人應(yīng)認真審查聯(lián)系單內(nèi)容的真實性、合理性、準確性以及與本部門工作的關(guān)聯(lián)性，提出審核意見。2.涉及其他部門的聯(lián)系單，需經(jīng)相關(guān)部門負責人會簽審核。會簽部門應(yīng)從本部門業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對聯(lián)系單內(nèi)容進行審核，并簽署意見。3.對于重要的、涉及金額較大或影響范圍較廣的聯(lián)系單，還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進行審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司整體利益、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及風險因素等，做出最終審核決策。（二）審批權(quán)限1.一般聯(lián)系單，經(jīng)部門負責人審核通過后即可生效。2.涉及金額在[X]元以下的重要聯(lián)系單，經(jīng)部門負責人審核、相關(guān)部門會簽后，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及金額在[X]元及以上的重大聯(lián)系單，需經(jīng)部門負責人審核、相關(guān)部門會簽、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，提交公司總經(jīng)理審批。（三）審核與審批要點1.審核與審批人員應(yīng)重點關(guān)注聯(lián)系單內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司相關(guān)規(guī)定，是否存在潛在風險。2.對于涉及工程變更的聯(lián)系單，應(yīng)審核變更的必要性、合理性以及對工程進度、質(zhì)量、成本的影響。3.對于業(yè)務(wù)聯(lián)系單，應(yīng)審核商務(wù)條款的合理性、合同執(zhí)行的可行性以及對公司利益的保障程度。4.審核與審批人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核與審批工作，并簽署明確的意見。如不同意聯(lián)系單內(nèi)容，應(yīng)詳細說明理由，退回發(fā)起方修改。五、聯(lián)系單的傳遞與接收（一）傳遞方式1.聯(lián)系單原則上應(yīng)通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行電子傳遞，確保信息傳遞的及時性和準確性。2.如因特殊情況無法通過辦公系統(tǒng)傳遞的，可采用紙質(zhì)文件傳遞方式。紙質(zhì)聯(lián)系單應(yīng)一式多份，按照規(guī)定的流程進行簽字蓋章后，由專人負責傳遞。（二）接收確認1.接收方在收到聯(lián)系單后，應(yīng)及時進行確認。如通過辦公系統(tǒng)接收，應(yīng)在系統(tǒng)中點擊“接收確認”按鈕；如接收紙質(zhì)聯(lián)系單，應(yīng)在聯(lián)系單上簽字注明接收日期。2.接收方如發(fā)現(xiàn)聯(lián)系單內(nèi)容不完整、信息錯誤或存在其他問題，應(yīng)及時與發(fā)起方溝通，要求發(fā)起方進行補充或修正。六、聯(lián)系單的處理與跟蹤（一）處理責任1.聯(lián)系單接收方應(yīng)根據(jù)審核與審批意見，及時安排專人負責處理聯(lián)系事項。處理責任人應(yīng)明確工作任務(wù)、時間節(jié)點和質(zhì)量要求，確保聯(lián)系事項得到妥善解決。2.對于涉及多個部門協(xié)同處理的聯(lián)系單，由主辦部門牽頭組織協(xié)調(diào)，其他相關(guān)部門配合完成。主辦部門應(yīng)定期召開協(xié)調(diào)會議，通報工作進展情況，及時解決處理過程中出現(xiàn)的問題。（二）處理流程1.對于一般性聯(lián)系事項，處理責任人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成處理，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)起方。處理結(jié)果應(yīng)明確、具體，能夠有效解決聯(lián)系事項所涉及的問題。2.對于較為復(fù)雜或需要一定時間才能完成的聯(lián)系事項，處理責任人應(yīng)制定詳細的工作計劃，明確各個階段的工作任務(wù)和時間節(jié)點，并定期向發(fā)起方匯報工作進展情況。3.如在處理過程中發(fā)現(xiàn)聯(lián)系事項需要進一步調(diào)整或變更，處理責任人應(yīng)及時發(fā)起新的聯(lián)系單，按照規(guī)定的審核與審批流程進行處理。（三）跟蹤與反饋1.發(fā)起方應(yīng)對聯(lián)系單的處理情況進行跟蹤，及時了解處理進度和結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)處理過程中存在延誤或其他問題，應(yīng)及時與接收方溝通協(xié)調(diào)，督促其加快處理進度。2.接收方應(yīng)定期向發(fā)起方反饋聯(lián)系單的處理情況，直至聯(lián)系事項得到徹底解決。反饋方式可采用書面報告、口頭匯報等形式，但應(yīng)確保反饋信息的真實性和準確性。七、聯(lián)系單的歸檔與保管（一）歸檔要求1.聯(lián)系單處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定及時進行歸檔。歸檔的聯(lián)系單應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，確保兩者內(nèi)容一致。2.紙質(zhì)聯(lián)系單應(yīng)按照編號順序進行整理，裝訂成冊，并在封面注明年度、類別、起止編號等信息。3.電子聯(lián)系單應(yīng)按照公司電子檔案管理系統(tǒng)的要求進行分類存儲，確保文件的完整性和可檢索性。（二）保管期限1.工程聯(lián)系單的保管期限按照工程檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般為工程竣工驗收合格后[X]年。2.業(yè)務(wù)聯(lián)系單和其他聯(lián)系單的保管期限為[X]年，自聯(lián)系單生成之日起計算。3.對于涉及重要事項、法律糾紛或具有長期參考價值的聯(lián)系單，應(yīng)適當延長保管期限。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱聯(lián)系單檔案的，應(yīng)填寫《聯(lián)系單查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、抽取或損壞檔案資料。2.因特殊情況需要借閱聯(lián)系單檔案的，除填寫《聯(lián)系單查閱申請表》并經(jīng)所在部門負責人批準外，還需經(jīng)檔案管理部門負責人同意。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，按時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司辦公室負責對聯(lián)系單管理辦法的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查，確保各部門嚴格按照規(guī)定流程處理聯(lián)系單。2.審計部門可對聯(lián)系單涉及的經(jīng)濟事項進行審計監(jiān)督，檢查聯(lián)系單內(nèi)容的真實性、合法性以及費用支出的合理性。3.對于監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將聯(lián)系單管理工作納入公司各部門績效考核體系，對聯(lián)系單的發(fā)起、審核、審批、處理、跟蹤、歸檔等環(huán)節(jié)進行全面考核。2.考核指標包括聯(lián)系單處理的及時性、準確性、完整性，以及對工作效率和業(yè)務(wù)發(fā)展的影響等。具體考核標準如下：及時性：聯(lián)系單應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)發(fā)起、審核、審批、處理和反饋，每出現(xiàn)一次延誤情況，扣減相應(yīng)部門或責任人績效考核分數(shù)[X]分。準確性：聯(lián)系單內(nèi)容應(yīng)準確無誤，如因信息錯誤導(dǎo)致工作失誤或經(jīng)濟損失的，視情節(jié)輕重扣減相應(yīng)部門或責任人績效考核分數(shù)[X][X]分。完整性：聯(lián)系單應(yīng)包含必要的信息和附件，如發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不完整或附件缺失的，每次扣減相應(yīng)部門或責任人績效考核分數(shù)[X]分。對工作效率和業(yè)務(wù)發(fā)展的影響：如因聯(lián)系單處理不當導(dǎo)致工程進度延誤、業(yè)務(wù)合作受阻等情況，根據(jù)造成的損失程度扣減相